Workflow Management mit Open Source

Mit Open Source unterstützt die Imixs Software Solutions GmbH Unternehmen beim Aufbau einer nachhaltigen IT Strategie, die Kosten senkt und neue Möglichkeiten eröffnet.

opensource

In einer modernen IT werden heute von jedem Unternehmen unterschiedlichste Technologien und Softwarelösungen eingesetzt. Diese sind einem permanenten Wandel ausgesetzt – bedingt durch neue Verfahren und sich ändernde Rahmen­be­dingungen. Nur durch einen offenen Umgang mit neuen Entwicklungen, sowie dem transparenten Austausch von Erfahrungen und Know-How ist der Aufbau einer nachhaltigen Software Architektur garantiert. Der Einsatz von Open Source Software und offenen Standards ist daher eine logische Konsequenz.

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Dynamische Formulare mit Imixs-Office-Workflow

Mit der neuesten Version von Imixs-Office-Workflow ist es nun erstmals möglich, Formulare vollständig Modell-basiert zu erstellen. Hierzu sind keine Programmierkenntnisse in HTML oder Java Script mehr erforderlich.

Mit der neuen Formular Komponente können Formulare zur Laufzeit erstellt und jeder Zeit verändert werden. Die Definition des Formulars erfolgt innerhalb des Imixs-BPMN Modellers. Zur Aktivierung wird eine sogenannte Custom-Form verwendet. Diese kann innerhalb eines Geschäftsprozesses einer oder mehrerer Tasks zugewiesen werden.

Die Formularbeschreibung einer Custom-Form unterstützt dabei sämtliche gängigen Eingabe Formate. Dazu zählen z.b.:

  • Texteingabe
  • Nummerneingabe
  • Beträge und Währungen
  • Mehrzeilige Textfelder
  • HTML und RichText

Der Aufbau des Formulars kann dabei optisch in verschiedene Layout Abschnitte aufgeteilt werden:

Auch die Definition von Überschriften und Pflichtfeldern wird unterstützt. Die Angabe erfolgt über ein einfaches XML Format, welches sich am Standard für einen Formularaufbau orientiert:

<?xml version="1.0"?>
<imixs-form>
  <imixs-form-section>
    <item name="_descripton" type="textarea"
        label="Short Description" />
  </imixs-form-section>
  <imixs-form-section>
    <item name="_details" type="html" label="Description" />
  </imixs-form-section>
</imixs-form>

Mit der neuen Funktion unterstützt Imixs-Office-Workflow nun die vollständig Modell-basierte Erstellung von Geschäftsprozessen. Damit lassen sich Unternehmensabläufe noch schneller umsetzen.


Online Shop mit Auftrags-Workflow

Die LUPI Solartechnik GmbH nutzt jetzt Imixs-Office-Workflow für das interne Auftragsmanagement. Zusammen mit der Imixs Software Solutions GmbH wurde eine Plattform entwickelt, welche den Online Shop mit einer modernen Workflow Plattform verbindet. Damit werden die Aufträge jetzt schneller bearbeitet und sogar dynamische Produktempfehlungen individuell berechnet. Hierzu nutzt die Lupi Solartechnik GmbH die neueste Version von Imixs-BPMN um auch komplexe Geschäftsregeln in einem unternehmenseigenen Workflow abzubilden.

Die LUPI Solartechnik GmbH  ist ein modernes mittelständisches Industrieunternehmen, welches sich auf die Entwicklung und Herstellung hochwertiger Wärmetauschsysteme spezialisiert hat. Die Produkte finden vielfältige Anwendungsgebiete, sowohl für den privaten Gebrauch, als auch in der Industrie. LUPI Wärmetauscher werden in Heizsystemen für Ein- und Mehrfamilienhäusern, sowie für die Beheizung von Schwimmbädern eingesetzt.

Durch den Einsatz der modernen Workflow Management Lösung Imixs-Office-Workflow werden unterschiedlichste Anwendungsfälle in der Auftragsabwicklung und Produktion jetzt besser und schneller abgewickelt.

Geschäftsprozesse DSGVO konform abbilden

Mit der neuesten Version von Imixs-Office-Workflow lassen sich nun ganz einfach Geschäftsprozesse DSGVO konform abbilden. 

Die neue Version der Open Source Plattform Imixs-Office-Workflow verfügt jetzt über ein Standard Plugin, um das „Recht auf Vergessenwerden“ rechts-konform abzubilden. Bei der Digitalisierung von Unternehmensprozesse können nun personenbezogene Daten gemäß Art. 17 der DSGVO wahlweise gelöscht oder anonymisiert werden, ohne dass hierzu die Prozessinformationen selbst verloren gehen. Dies erhöht zum einen die Rechtskonformität bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen, zum anderen erlaubt diese moderne Lösung gleichzeitig Unternehmensprozesse nachhaltig zu optimieren.

Im Gegensatz zu vielen Standardlösungen, bei denen Datensätze einfach vollständig gelöscht werden, anonymisiert Imixs-Office-Workflow gezielt einzelne Datenfelder innerhalb eines Geschäftsprozesses. Die Inhalte der Datenfelder können dabei wahlweise anonymisiert oder aber vollständig entfernt werden. Daten die nicht personenbezogen sind bleiben erhalten:

Mit dieser Lösung werden auch langlaufende Geschäftsprozesse DSGVO-konform abgebildet. Die Löschung personenbezogener Daten gemäß Art. 17 der DSGVO ist rechts-konform protokolliert und auf Basis von BPMN 2.0 dokumentiert.  Geschäftsprozesse können somit auch weiter im System verwaltet werden und Unternehmensprozesse langfristig optimiert werden.

Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten der Open Source Plattform Imixs-Office-Workflow.

Neue DMS Lösung von Imixs

Mit Office-DMS stellen wir eine neue DMS Lösung für KMUs vor. DMS-Office ist anders als die sonst üblichen DMS und Archiv Lösungen. Office-DMS verbindet Dokumente und Workflow und stellt damit Geschäftsprozesse in den Vordergrund. Die Lösung basiert auf der Open Source Workflow Plattform Office-Workflow und bietet kleinen und mittelgroßen Unternehmen eine kostengünstige Alternative zu Lizenzkosten pflichtigen DMS Lösungen.

Erfahren Sie mehr.

DSGVO – Mit Imixs-Office-Workflow kein Problem

Mit Eintreten der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) im Mai diesen Jahres werden viele Unternehmen vor die Frage gestellt, wie diese umgesetzt werden muss und was konkret zu tun ist. Imixs-Office-Workflow bietet hier nun eine neue Lösung.

Mit der Datenschutz-Grundverordnung – kurz – DSGVO hat die Europäische Union die Rechtsgrundlage für einen einheitlichen digitalen Binnenmarkt geschaffen. Dadurch  kommen zahlreiche neue Pflichten auf die Unternehmen zu. Gleichzeitig erhalten EU-Bürger mehr Schutzrechte für ihre Daten.

Egal ob Konzern oder Kleinunternehmer, die DSGVO gilt für alle Unternehmen, die in der EU tätig sind. Nachweispflicht, Privacy by Design, Recht auf Vergessenwerden, Meldepflicht bei Verstößen – die Liste ist lang, und es gilt sich rasch auf die Einhaltung der neuen Regeln vorzubereiten. Neben Pflichten und Risiken birgt die Datenschutz-Grundverordnung aber auch viele Chancen: Der einheitliche Rechtsraum verbessert die Aussichten, neue Geschäftsmodelle europaweit zu etablieren. „DSGVO – Mit Imixs-Office-Workflow kein Problem“ weiterlesen

Sind Ihre Unternehmensprozesse revisionssicher?

Nicht erst durch die Neuordnung der GoBD sowie der am März 2018 in Kraft tretenden DSGVO sind die Themen Datenschutz  und Datensicherheit wieder in das Bewusstsein vieler Unternehmen gerückt. Dabei geht es bei diesen Themen nicht allein um die sichere Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten im Zuge der Digitalisierung. Es geht hier vor allem auch um den korrekten Umgang mit Kunden- und Geschäftsdaten.

Der zentrale Punkt in diesem Zusammenhang ist die Revisionssicherheit bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und den damit verbundenen Daten und Dokumenten. Aber was bedeutet Revisionssicherheit in diesem Zusammenhang konkret? Der folgende Abschnitt enthält einige wichtige Informationen dazu. „Sind Ihre Unternehmensprozesse revisionssicher?“ weiterlesen

Imixs-Office-Workflow in Version 3.1 freigegeben

Das neue Release von Imixs-Office-Workflow ist jetzt verfügbar. Die Version 3.1  bietet gegenüber der Vorgängerversion verschiedene Layout und Design Verbesserungen, welche die tägliche Arbeit in der Geschäftsprozessmanagement Plattform erleichtern.

Neue Workflows

Darüber hinaus bietet die neue Version von Imixs-Office-Workflow neue und überarbeitete Standardworkflows für das unternehmensweite Aufgabenmanagement. Dazu zählen unter anderem:

  • Protokoll Workflow – zur Verwaltung von Besprechungs- und Sitzungsprotokollen
  • Aufgabenliste – für das Management von Team und Projektaufgaben
  • ToDo – schneller Workflow zur Verteilung von Aufgaben an Kollegen oder im Team

Neue Features

Neue Funktionen, welche die Open Source Lösung ab Version 3.1 bietet, sind:

  • Textbausteine – zur dynamischen Verwaltung von Textblöcken innerhalb der Workflows. Diese können beispielsweise als E-Mail Vorlagen oder für Arbeitsanweisungen genutzt werden.
  • Schnelles Einfügen von Bildern und Fotos
    Der integrierte Editor bietet jetzt auch die Möglichkeit Bilder und Graphiken direkt über die Zwischenablage in eine Aufgaben oder einen Protokollpunkt einzufügen. Damit wird die Erfassung von Aufgaben mit Bildinhalten deutlich verbessert.

 

DMS mit Imixs-Office-Workflow

Seit Version 3.0 bietet die Open Source Geschäftsprozess Management Plattform Imixs-Office-Workflow eine erweiterte DMS Workflow Funktion (Dokumenten Management System). Mit Hilfe dieser Funktion verwalten und finden Sie Ihre Dokumente schnell und effizient.

DMS Workflow

Geschäftsprozesse stehen meist in enger Verbindung zu Dokumenten, die sowohl von außerhalb des Unternehmens eintreffen (z.B. Eingangsrechnungen) als auch innerhalb des Unternehmens entstehen (z.b. Ausgangsrechnungen). Je nach Art des Dokuments durchlaufen diese meist unterschiedliche Geschäftsprozesse. So müssen beispielsweise Angebote die vom Vertrieb erstellt wurden ggf. von der Produktion oder dem Controlling geprüft und freigegeben werden, bevor diese das Unternehmen verlassen. Hier ist eine lückenlose Dokumentation des Arbeitsablaufs unerlässlich. Für ISO zertifizierte Unternehmen sind  diese Dokumenten-Workflows meist als Verfahrensanweisungen im QS-Handbuch hinterlegt. Mit Hilfe von Imixs-Office-Workflow werden nun diese Verfahrensanweisungen digitalisiert und so für alle Mitarbeiter im Unternehmen ausführbar gemacht werden. Der Vorteil: die Workflow Management Software kümmert sich um die Prozessdokumentation und die korrekte Verteilung der Arbeitsvorgänge – gekoppelt an die Arbeitsanweisungen – im Unternehmen.

Arbeitsschritte lückenlos dokumentieren

In jedem einzelnen Arbeitsschritt werden durch die Workflow Software die Dokumente geprüft und ggf. in einem sicheren Archiv abgelegt. Sämtliche Bearbeitungsschritte werden dabei automatisch protokolliert. Auch der Zugriffsschutz auf Dokumente unterliegt dabei automatisch den zuvor festgelegten Regeln. Damit stellen Sie sicher, dass nur die am Prozess beteiligten Akteure und verantwortlichen Personen diese Dokumente später verändern oder einsehen können.

Die DMS Funktion von Imixs-Office-Workflow erleichtert aber nicht nur die Ablage, sondern auch das Wiederfinden der Dokumente. Über die Volltextsuche kann nach beliebigen Schlagworten aus dem Geschäftsprozess gesucht werden. Dabei orientiert sich die Suche an moderner Suchmaschinen-Technologie, wie wir es von Google gewohnt sind. Um eine Rechnung wiederzufinden muss man nicht mehr die Rechnungsnummer oder das Schlagwort kennen, welches der Kollege bei der Ablage des Dokuments verwendet hat. Es genügt eine Eingabe des aktuellen Kontextes in dem wir uns befinden, um das gesuchte Dokument zu finden:

„Eingangsrechnung Imixs in Freigabe Müller“

Mit dieser Suchanfrage werden automatisch alle Eingangsrechnungen der Firma Imixs angezeigt, die sich noch in der der Freigabe befinden und durch den Mitarbeiter Müller bearbeitet wurden.

DMS Workflow
DMS Workflow

Mithilfe der DMS Funktion von Imixs-Office-Workflow verwalten Sie Ihre Dokumente intelligenter und nutzen gleichzeitig die Vorteile einer professionellen integrierten Geschäftsprozess Management Lösung.

Erfahren Sie mehr über diese Möglichkeiten Imixs-Office-Workflow im eigenen Unternehmen zu nutzen. Über eine Service Subscription steht Ihnen nicht nur eine Workflow Management Lösung zur Verfügung, sondern auch ein professioneller Support, der es Ihnen erleichtert Ihre Geschäftsprozesse und Dokument schnell und zuverlässig im Unternehmen zu verwalten. Imixs-Office-Workflow ist eine lizenzkostenfreie Open Source Lösung.

Erfahren Sie mehr über unser Angebot

Es muss nicht immer SharePoint sein

In der aktuellen Ausgabe des IT Directors berichtet das Fachmagazin über eine neue Studie, welche den Reifegrad von Workflow-Management innerhalb der Microsoft Plattform SharePoint untersucht hat . Die Group Business Software (GBS) kommt darin zu dem Ergebnis, dass  über 70% der befragten Unternehmen eine zusätzliche Softwarelösung für die Abdeckung der Workflow Funktionalität einsetzen. Nur ein Drittel der Unternehmen findet die Workflow Möglichkeiten für ausreichend. 49% aller befragten Unternehmen verwenden eine eigene, von SharePoint unabhängige Lösung, um Geschäftsprozesse im Unternehmen abzubilden. „Es muss nicht immer SharePoint sein“ weiterlesen

Mehr Produktivität, weniger Fehler

Prozessqualität für die Industrie

In einem Anwendungsbericht des Fachmagazins Elektronik Produktion + Prüftechnik berichtet die Dr. Dietrich Mueller GmbH über die Vorteile einer zentralen Workflow Management Plattform. Der Anwendungsbericht zeigt die Einsatzmöglichkeiten und Vorteile der Web Plattform Imixs-Office-Workflow und wie mit Hilfe der Open Source Technologie Angebots- und Produktionsprozesse optimiert und nachhaltig verbessert werden.

Version 3.0.2 freigegeben

Die neue Version 3.0.2 von Imixs-Office-Workflow ist nun offiziell freigegeben. Das neue Release verwendet das neueste Release der Imixs-Workflow Engine (Version 4.1.1) und enthält zahlreiche Verbesserungen und Optimierungen.

Die neue Version der Open Source Workflow-Suite ist über Github verfügbar.

GoDB

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoDB trat bereits im Jahr 2015 verbindlich für Unternehmen in Kraft und löst damit die bisherigen Regelungen GoBS und GDPdU ab. Im Kern geht es bei der GoDB darum, die Digitalisierung von Geschäftsdokumenten an die Regeln der ordentlichen Buchführung anzupassen und zugleich den Anforderungen einer modernen IT gerecht zu werden. Manches in die Jahre gekommene ERP und IT System erfüllt heute diese Anforderungen nur unzureichend oder muss mit einer DMS Funktionalität erweitert werden, was nicht selten mit erheblichen Lizenzkosten verbunden ist. Die Open Source Plattform Imixs-Office-Workflow stellt hier eine moderne und flexible Softwarelösung bereit, mit der Unternehmen bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse nachhaltig unterstützt werden. „GoDB“ weiterlesen

Digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen stellt für Unternehmen heute einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar und trägt damit gleichzeitig zur Effizienzsteigerung bei den eigenen Unternehmensabläufen bei. Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen geht es nicht nur um die Ablage und Archivierung von Dokumenten, sondern auch um die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit dieses Prozesses. Viele Prozesse in Unternehmen laufen heute schon zum Teil digital ab, werden jedoch nicht durchgängig digitalisiert oder sind auf verschiedene IT Systeme verteilt. So ist zum Beispiel der E-Mail-Versand einer Rechnung im PDF Format in vielen Unternehmen heute gängige Praxis. Für größere Unternehmen würde der Rechnungsversand per Briefpost einen hohen Kostenfaktor darstellen, den es zu vermeiden gilt. Der Gesetzgeber regelt über eine Richtlinie der Europäischen Union seit 2011 die Gleichstellung von elektronischen und papiergebundenen Rechnungen. Danach gilt:

„Jeder Steuerpflichtige legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden können.“

Jeder Unternehmer ist damit verpflichtet, einen Prozess zu definieren, der beschreibt, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit einer Rechnung gewährleistet wird. Dieser Prozess bildet also das gesamte innerbetriebliche Kontrollverfahren ab, welches einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung sicherstellt. „Digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse“ weiterlesen

Geschäftsprozess Management für den Mittelstand

messe-stuttgart-01Auf der Fachmesse IT & Business präsentiert die Imixs GmbH in diesem Jahr die neueste Version 2.9.0 der Geschäftsprozess Management Software Imixs-Office-Workflow. In einem Fachvortrag stellt der Product Manager Ralph Soika ein  neues Servicekonzept vor, welches Unternehmen in die Lage versetzt, Unternehmensabläufe schneller und effektiver einzuführen. Die Open Source Software Imixs-Office-Workflow bietet dabei die Grundlage für ein nachhaltiges und kostentransparentes IT Modell.

messe-stuttgart-02Für klein- und mittelständische Unternehmen stellt die Imixs Software Solutions GmbH damit eine neue Idee vor, Geschäftsprozess Management professionell und effektiv einzuführen.

Mit einer Service Subscription nutzen Unternehmen die Open Source Plattform und erhalten gleichzeitig einen umfassenden Support. Neben der Beratung durch Workflow-Experten übernimmt die Imixs GmbH auch den Betrieb der Web Lösung. Dies beinhaltet auch regelmäßige Updates. So erhalten Kunden die Sicherheit, Imixs-Office-Workflow in ihrem Unternehmen optimal einzusetzen und nutzen gleichzeitig die Vorteile von Open Source.

Besuchen Sie uns auf der IT & Business 2016

6064633_29_08_16In diesem Jahr stellt die Imixs Software Solutions GmbH auf der IT & Business 2016 in Stuttgart die neueste Version von Imixs-Office-Workflow vor.

Die IT & Business findet in diesem Jahr auf dem Messegelände der Messe Stuttgart statt. Unter dem diesjährigen Messe Motto „Neue Helden“ präsentieren wir die neueste Version der Geschäftsprozessmanagementlösung Imixs-Office-Workflow. Die Lösung richtet sich sich speziell an die Bedürfnisse von Firmen, die sich mit dem Thema Optimierung von Arbeitsabläufen im Unternehmen befassen. Die neue Version der Open Source Lösung zeichnet sich durch eine hohe Flexibilität bei der Gestaltung individueller Geschäftsprozesse aus und bietet viele Verbesserungen und neue Funktionen.

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Bildnachweis Messe Stuttgart

Auf der Fachmesse für digitale Prozesse und Lösungen können sich Besucher vom 04.10.-06.10.2016 am Stand 1G33.2 der Imixs GmbH von den Vorteilen einer integrierten Prozessmanagementlösung informieren und sich für eine Live-Demo registrieren. So erfahren Unternehmen, wie man durch eine digitale Optimierung die betrieblichen Abläufe effizienter, einfacher, sicherer und kostengünstiger gestalten kann.

Der praxisnahe Lösungsansatz steht dabei immer im Vordergrund. Über Workshops vor Ort erstellen wir zusammen mit dem Kunden seinen individuellen Geschäftsprozess und passen diesen an die internen Unternehmensabläufe an. So werden schon nach kurzer Zeit Geschäftsprozesse digital umgesetzt. Weitere Informationen sowie eine kostenlose Besucherkarte können Sie gerne über unser Kontaktformular anfordern.

Belegerfassung per E-Mail

Seit dem Jahr 2011 werden vom Gesetzgeber über das Steuervereinfachungsgesetz elektronische Rechnungsbelege einer klassischen Papierrechnung gleichgesetzt. Damit können entsprechende Belege ohne digitale Signatur auf einfache Weise zwischen Unternehmen auch per E-Mail ausgetauscht werden. Es ergeben sich dadurch eine Vielzahl von Vereinfachungen und Optimierungsmöglichkeiten bei der Belegerfassung, die zu einer Zeit- und Kostenersparnis führen. Jedoch setzen immer noch viele Unternehmen bei der Rechnungseingangsbearbeitung auf papierbasierte Abläufe mit einer manuellen Kontrolle und Erfassung ihrer Belege. Der Grund hierfür sind oft sehr unterschiedliche Geschäftsabläufe bei der Bearbeitung von Belegen im Unternehmen. „Belegerfassung per E-Mail“ weiterlesen

Version 2.7.0 von Imixs-Office-Workflow freigegeben

Mit der jüngsten Version von Imixs-Office-Workflow bietet die Open Source Plattform für Geschäftsprozessmanagement eine Vielzahl von Verbesserungen. Hierzu zählt unter anderem die Optimierung der Webanwendung für die Nutzung über Smartphones und Tablet PCs. Damit sind Sie nun in der Lage Geschäftsprozesse und Aufgaben bequem von unterwegs zu überwachen und zu bearbeiten.
Eine weitere Verbesserung stellt die überarbeitete Funktion zur Verwaltung von Besprechungs- und Sitzungsprotokollen dar. Über einen entsprechenden Workflow werden so interne Besprechungsprotokolle schnell und zuverlässig verwaltet. Die Funktion wird unter anderem auch dafür genutzt, Besprechungen mit Kunden oder Lieferanten zu protokollieren und freigegebene Protokolle zu verteilen. Typische weitere Einsatzgebiete von Imixs-Office-Workflow sind:

  • Genehmigungsworkflows
  • Rechnungseingangskontrolle
  • Beschaffungsmanagement
  • Personalmanagement
  • Optimierung von Angebots- und Auftragsabwicklung
  • Qualittätsmanagement

Informationen über die Vorteile der Open Source Lösung Imixs-Office-Workflow finden Sie hier. Neben diesen Verbesserungen bietet Imixs-Office-Workflow in der neuen Version 2.7.0 verschiedene Optimierungen in der Verarbeitung von Workflows durch den Einsatz der jüngsten Version der Open Source Workflow Engine Imixs-Workflow. Weitere Informationen über Imixs-Workflow finden Sie unter http://www.imixs.org

AEO mit Foreign-Trade-Office

Der Authorized Economic Operator (AEO) ist eine Zollkodex-Durchführungsverordnung (ZK-DVO), welche von allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Gemeinschaft angenommen wurde. Ziel ist die Absicherung der durchgängigen internationalen Lieferkette („supply chain“) vom Hersteller einer Ware bis zum Endverbraucher. Der Status eines zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten ist in allen Mitgliedstaaten gültig und zeitlich nicht befristet. Die Zollkodex-Durchführungsverordnung sieht drei Arten des Authorized Economic Operator (AEO) vor, welche für Unternehmen verschiedene zeitliche und dadurch finanzielle Vorteile bei der Zollabwicklung bieten.

Sämtliche Prozesse, welche für das Monitoring und das Management der AEO Zertifizierung notwendig sind, können mit Hilfe der Softwareplattform „Foreign Trade Office“ der Imixs-Software Solutions GmbH umgesetzt werden. Hierzu werden die entsprechenden Geschäftsprozesse und Informationsobjekte in diese Workflow Plattform integriert und das System individuell an die Prozesslandschaft von Unternehmen erweitert und angepasst.

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Genehmigungen zuverlässig organisieren

Im täglichen Arbeitsleben stoßen wir auf eine Vielzahl von Arbeitsabläufen in denen Genehmigungen eine wichtige Rolle spielen. Dies beginnt beim Urlaubsantrag an den Vorgesetzten, über die Freigabe einer Reisekostenabrechnung hin zu komplexen Genehmigungsworkflows nach dem vier-Augen-Prinzip – zum Beispiel bei einer Budgetfreigabe.

Damit solche Genehmigungen reibungslos funktionieren, müssen in einem Unternehmen Regeln und Zuständigkeiten vereinbart werden. Nur so können Mitarbeiter eine benötigte Freigabe oder Genehmigungen auch mit den richtigen Informationen bei den verantwortlichen Personen einholen.  Ein klar definierter Genehmigungsworkflow umfasst dabei folgende Aspekte:

  • Die Dokumentation des Vorgangs
  • Die Weiterleitung des Vorgangs
  • Die Überprüfung des Vorgangs

Ein Workflow Management System hilft dabei, solche Unternehmensabläufe zuverlässig zu organisieren und die Einhaltung durch zuvor definierter Regeln zu gewährleisten. „Genehmigungen zuverlässig organisieren“ weiterlesen

Neue Version 2.6.0 freigegeben

office-sceen-2-6-0pngIn diesen Tagen wurde die neueste Version von Imixs-Office-Workflow in der Version 2.6.0 freigegeben. Das neue Release zeichnet sich durch zahlreiche Verbesserungen im Bereich Workflowmanagement und BPMN Modellierung aus.

So können jetzt mit BPMN komplexe Geschäftsprozesse mit Hilfe von Collaboration Diagrammen modelliert werden, in denen parallel mehrere unterschiedliche Workflowgruppen in verschiedenen Pools zusammengefasst werden.

Zusammen mit der Einführung der Imixs-Workflow Engine in Version 3.6 wurde auch die integrierte Volltextsuche auf Basis von Apache Lucene überarbeitet und verfügt jetzt über ein besseres Verhalten in Mulit-Thread Umgebungen. Daneben wurden zahlreiche Verbesserungen in der Verarbeitung von Geschäftsprozessen und Geschäftsregeln eingeführt.

Version 2.6.0 verfügt über ein neues Design in denen Benutzer persönliche Icons installieren können. Auch werden nun sogenannte Font-Icons unterstützt, wodurch laufende Aufgaben besser visualisiert werden können.

Die Imixs Software Solutions GmbH bietet verschiedene Service Subscription Modelle an, um Unternehmen bei der Einführung einer professionellen Geschäftsprozessmanagement Plattform zu unterstützen.

Erfahren Sie mehr über das Servicekonzept von Imixs-Office-Workflow.

Pressemeldung vom 29.Feb. 2016

 

Müller Ahlhorn – Prozessqualität für die Industrie

logo_mueller_ahlhornQualität und Zuverlässigkeit sind für das innovative Industrieunternehmen aus Ahlhorn Kernkompetenzen des Erfolgs. Die  Dr. Dietrich Müller GmbH wurde nicht zuletzt dafür unter anderem 2015 mit dem „Top 100“-Siegel als eines der innovativsten Unternehmen im deutschen Mittelstand ausgezeichnet. Das Unternehmen ist auf die Herstellung von innovativen Werk- und Isolierstoffen für die Industrie spezialisiert und beliefert damit Kunden in aller Welt.

Bei der Vielzahl an Produkten und Materialien, sowie der sehr unterschiedlichen Anforderungen aus allen Teilen der Industrie ist eine zuverlässige Angebots- und Auftragsabwicklung ein ausschlaggebendes Kriterium für den Erfolg. In Zusammenarbeit mit der Imixs Software Solutions GmbH hat das Top Management daher ein Prozessmanagement System eingeführt, welches dazu beiträgt diesen Erfolg nachhaltig zu sichern. „Müller Ahlhorn – Prozessqualität für die Industrie“ weiterlesen

Fuhrparkmanagement im Unternehmen

Fahrzeuge und Mobilität gewinnen in der modernen Wirtschaft trotz Digitalisierung und Vernetzung eine zunehmende Bedeutung. Viele Wirtschaftszweige hängen nicht nur direkt von der Automobilindustrie ab – in Bezug auf den Herstellungsprozess – sondern nutzen Fahrzeuge als eine wesentliche Ressource in Ihrem Wertschöpfungsprozess. Das Fuhrparkmanagement wird für Unternehmen so immer wichtiger um auf der einen Seite Kosten zu sparen und auf der anderen Seite die Nutzung von Fahrzeugen – Stichwort Car-Sharing –  im Unternehmen zu optimieren. So gibt es eine Vielzahl von Geschäftsprozessen im Unternehmen bei denen in der Wertschöpfungskette das Fahrzeug eine zentrale Rolle einnimmt. „Fuhrparkmanagement im Unternehmen“ weiterlesen

BPMN als Brücke zwischen Business und IT

Um eine Brücke für ein erfolgreiches Geschäftsprozessmanagement zwischen Business und IT zu schlagen, können mit Hilfe von BPMN Geschäftsprozesse auf Basis einer prozessgesteuerten Architektur entworfen werden. Damit werden Geschäftsprozesse nicht nur verständlicher, sondern zugleich auch ausführbar.

Die ‚Business Process Model and Notation‘ – kurz BPMN – ist zwischenzeitlich die erste Wahl, wenn es darum geht Geschäftsprozesse und technische Abläufe zu modellieren. Diese graphische Notation für Geschäftsprozesse birgt viele Chancen um Unternehmensabläufe nachhaltig zu optimieren. Das Management wird mit Hilfe von BPMN in die Lage versetzt, Unternehmensprozesse nicht nur in einem standardisierten Format zu dokumentieren, sondern diese Modelle auch in einer Workflow Engine zur Anwendung zu bringen. Während bei monolithischen IT Systemen die Geschäftsprozesse mehr oder weniger hart codiert in der Software vorliegen und durch das Management kaum beeinflussbar sind, können mit Hilfe von BPMN Geschäftsprozesse innerhalb einer Workflow Management Suite nicht nur ausgeführt, sondern permanent optimiert und verbessert werden. Kostspielige Änderungen an der vorhandenen Software entfallen. Die Nutzung eines graphischen Modells führt also nicht nur zu einer erheblichen Verbesserung des Prozessdenkens und der Transparenz bei der Planung und Ausführung von Prozessen, sondern trägt auch dazu bei, die Implementierungsdauer von Geschäftsprozessen zu verkürzen. „BPMN als Brücke zwischen Business und IT“ weiterlesen

Geschäftsprozess­modellierung mit BPMN

Mit der neuesten Version des BPMN Modellierungswerkzeugs Imixs-BPMN können Geschäftsprozesse jetzt nach dem BPMN Standard modelliert und sofort in Imixs-Office-Workflow ausgeführt werden. Die Geschäftsprozessmodellierung wird damit einfacher und transparenter. 

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BPMN bietet Unternehmen den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer beschreiben und dokumentieren zu können. Durch die leicht verständliche Notation können auch komplexe Unternehmensabläufe für alle Beteiligte transparent dargestellt und verstanden werden. Mit Hilfe von Imixs-BPMN lassen sich diese Prozesse direkt innerhalb der Workflow Management Lösung Imixs-Office-Workflow ausführen.

Imixs-BPMN basiert auf dem BPMN 2.0 Standard und unterstützt damit den vollen Umfang der Prozess Notation. Bestehende Modelle lassen sich leicht in das Tool importieren und anpassen. Dabei können die technischen Details eines Geschäftsprozesses bequem über komfortable Dialoge erfasst werden.

BPMN

Durch die intelligente BPMN Schnittstelle von Imixs-Workflow können Prozessmodelle frei modelliert werden und unterliegen keinen technischen Beschränkungen durch die Prozess-Engine. Damit steht die Dokumentation von Prozessabläufen im Unternehmen klar im Vordergrund.

Die Imixs GmbH beteiligt sich aktiv bei der Entwicklung der Eclipse BPMN Plattform und bietet mit Imixs-BPMN eine optimale Lösung zur Dokumentation und Ausführung von Geschäftsprozessen in einer professionellen Workflow Suite.

 

Verwaltung von Aufgaben- und Statuslisten

Ein Workflow Management System (WFMS) wie Imixs-Office-Workflow eignet sich besonders für die flexible Verwaltung von Aufgaben im Unternehmen. Durch die Definition von Workflows kann so die Bearbeitung der Aufgaben innerhalb eines Teams oder eines Projekts optimiert werden. Die Möglichkeiten die sich durch den Einsatz einer solchen Lösung ergeben sind sehr vielfältig und lassen sich individuell an den Anforderungen eines Unternehmens ausrichten. So kann zum Beispiel die Darstellung der offenen oder aktuellen Aufgaben je nach Art der Anwendungsintegration individuell gestaltet werden. Aufgaben können sowohl innerhalb der Workflow Management Lösung bearbeitet werden, als auch von externe Anwendungssystemen abgerufen werden. „Verwaltung von Aufgaben- und Statuslisten“ weiterlesen

PMO mit Imixs-Office-Workflow

Ein Project Management Office – kurz PMO – beschreibt ein System mit dem alle Prozesse und Arbeitsabläufe durchgeführt und überwacht werden können, die für das Projektmanagement und Controlling notwendig sind.

Die Anforderungen an ein solches System können je nach Unternehmen sehr unterschiedlich ausfallen. Eine Ursache hierfür liegt darin, dass in jedem Unternehmen Projekte sich in Umfang, Menge und organisatorischen Begebenheiten stark unterscheiden.  Ein standardisiertes Vorgehensmodell oder gar eine Standartsoftware, welche für alle Unternehmen gleichermaßen anwendbar ist, ist daher schwer zu finden. Imixs-Office-Workflow bietet hier eine flexible Alternative um die unterschiedlichen Anforderungen umzusetzen.

„PMO mit Imixs-Office-Workflow“ weiterlesen

Auftragsmanagement für Magento Shop Systeme

Mit der neuesten Version von Imixs-Office-Workflow stellen wir jetzt eine moderne und flexible Schnittstelle für Magento Shop Systeme bereit. Damit lassen sich Geschäftsprozesse aus Magento direkt in die open source Workflow Plattform übernehmen. Typische Einsatzmöglichkeiten für diese Lösung sind Unternehmensabläufe, die nach dem eigentlichen Bestellvorgang auftreten. Hierzu zählen zum Beispiel: individuelle Produktionsprozesse, Beschaffungsprozesse, Vertriebsprozesse (After Sales) oder auch Wiedervorlage- und Eskalationsfunktionen.

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Wie schreibe ich ein Protokoll?

Aus der modernen Arbeitswelt sind gemeinsame Besprechungen und Meetings heute nicht mehr wegzudenken. Viele Entscheidungen, Ideen und Pläne werden im Team, gemeinsam mit Kunden oder mit Partnern abgestimmt. Um Meetings effektiv zu organisieren, müssen die Ergebnisse und Entscheidungen dabei für alle Beteiligten gleichermaßen transparent sein. D.h. die Ergebnisse müssen protokolliert und verteilt werden.
Mit der Softwarelösung ‚Imixs-Office-Protokolle‚ kann dieser Vorgang deutlich vereinfacht werden. Protokolle können damit online erstellt, verteilt und verwaltet werden und so Meetings und Besprechungen einfach besser organisiert werden.

Aber wie schreibt man ein Protokoll? Und was sollte man bei der Verwaltung von Protokollen beachten? Das folgende Tutorial gibt einen Überblick darüber, was Sie beim Schreiben eines Protokolls beachten sollten und wie Sie Ihre Protokolle einfacher organisieren können. „Wie schreibe ich ein Protokoll?“ weiterlesen

Adaptive Case Management (ACM) – Entscheidungs­findung im Geschäfts­prozess­management

Adaptive Case Management (ACM) ist ein neuer Ansatz im Bereich der Prozessunterstützung, der seit einiger Zeit eine zunehmende Aufmerksamkeit erlangt hat.  Adaptives Case Management beschreibt eine Möglichkeit, betriebswirtschaftliche Abläufe in einem Unternehmen so abzubilden, dass Mitarbeiter bei der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls unterstützt werden, zugleich aber auch die Freiheit erlangen eigene Entscheidungen bei der Erreichung betriebswirtschaftlicher Ziele zu verfolgen. ACM unterstützt damit den Entscheidungsfindungsprozess und stellt individuelle Entscheidungen des Mitarbeiters in das Zentrum des Prozessmanagements. Damit unterscheidet sich ACM von klassischen Business Prozess Management Lösungen (BPM), bei denen durch einen normativen, fest vorgegebenen Ablauf der Weg eines Geschäftsprozesses vorgeschrieben ist und der Mitarbeiter diesen nur im Rahmen der festgelegten Regeln ausführen kann. Das Ziel normativer Prozesse ist primär möglichst viele Arbeitsschritte zu automatisieren und so eine manuelle Bearbeitung durch den Mitarbeiter weitgehend zu vermeiden.

„Adaptive Case Management (ACM) – Entscheidungs­findung im Geschäfts­prozess­management“ weiterlesen

Rechnungscontrolling – Eingangsrechnungen einfacher managen

Arbeitsabläufe rund um das Rechnungscontrolling lassen sich durch den Einsatz einer Prozess Management Lösung nachhaltig verbessern.

Prozess Management Lösungen dienen dazu die einzelnen Arbeitsschritte in einem Unternehmen zu optimieren und so die Mitarbeiter bei der Kontrolle einer Eingangsrechung zu unterstützen. Dabei geht es weniger um die Frage wie eine Rechnung mit Hilfe der Buchhaltungssoftware erfasst, der Zahlungseingang verbucht oder die Online Überweisung ausgeführt wird, sondern darum, welche Abläufe im Unternehmen für die reibungslose Kontrolle und Bearbeitung von Rechnungen notwendig sind.

Diese Abläufe sind in jedem Unternehmen unterschiedlich und richten sich auch nach der Unternehmensgröße und der Anzahl an Vorgängen, die es zu bearbeiten oder zu prüfen gibt. Zusammengefasst wird dies unter dem Begriff Rechnungscontrolling. Damit wird der Geschäftsprozess bezeichnet der alle Arbeitsschritte umfasst, die mit der Prüfung, Buchung und Zahlung von Rechnungen zu tun haben.

„Rechnungscontrolling – Eingangsrechnungen einfacher managen“ weiterlesen

DMS Scan Lösungen mit Imixs-Office-Workflow

Beim sogenannten Inputmanagement von Dokumenten werden Dokumente, die das Unternehmen erreichen, digital erfasst und weiterverarbeitet. Mit einer entsprechenden Hardware lassen sich Dokumente schnell und zuverlässig zu digitalisieren. Zum Beispiel bieten die Fujitsu Scan Lösungen hierfür leistungsfähige Endgeräte. In der Regel werden nach der Erfassung die Dokumente meist in einem zentralen Archiv oder Netzlaufwerk bereitgestellt, um den Mitarbeitern den Zugriff darauf zu ermöglichen. Mit Hilfe einer entsprechenden Ablagestruktur oder einer Verschlagwortung können die Dokumente später wiedergefunden werden. Doch in der Regel müssen die eingescannten Dokumente zunächst geprüft, verarbeitet oder beantwortet werden. Nach der technischen Erfassung beginnt hier der fachliche Workflow, welcher den zugrunde liegenden Geschäftsprozess betrifft. Mit der Imixs Dokumenten Management Lösung (DMS) lassen sich diese Prozesse schnell und komfortabel abbilden. „DMS Scan Lösungen mit Imixs-Office-Workflow“ weiterlesen

Formularbausteine in Imixs-Office-Workflow

Imixs-Office-Workflow bietet die Möglichkeit innerhalb eines Workflows unterschiedliche Eingabeformulare darzustellen. Dadurch können in jedem Status die jeweils relevanten fachlichen Informationen dargestellt und bearbeitet werden. die Formulare können dazu aus vorhandenen Formularbausteinen zusammengesetzt werden oder individuell für einen Workflow erstellt werden. „Formularbausteine in Imixs-Office-Workflow“ weiterlesen

Wie modelliert man Geschäftsprozesse mit BPMN

Für die Beschreibung und Dokumentation von Geschäftsprozessen  hat sich in den letzten Jahren die sogenannte „Business Process Modelling Notation“ – kurz BPMN – durchgesetzt. Mit Hilfe dieser Notation lassen sich schnell und vor allem für alle verständlich Geschäftsabläufe und Zuständigkeiten in einem Unternehmen beschreiben und graphisch abbilden. Gleichzeitig liefert diese Notation auch Elemente, die es später erleichtern, ein solches fachliches Ablaufmodell in ein technischen Prozessmodell zu überführen und so in einer Workflow Management Software auszuführen.

Im folgenden wollen wir einen schnellen und einfachen Einblick in die Modellierung von Geschäftsprozessen mit Hilfe von BPMN geben, ohne zu sehr auf sämtliche Feinheiten einzugehen, welche meist erst bei einer technischen Modellierung relevant sind. „Wie modelliert man Geschäftsprozesse mit BPMN“ weiterlesen

Wie organisiere ich Geschäftsprozesse?

Um Arbeitsabläufe – sogenannte Workflows – im Unternehmen richtig zu organisieren müssen diese zu den organisatorischen Strukturen des Unternehmens passen. Workflow Management Lösungen helfen hier mit passenden Werkzeugen, um zum einen die einzelnen Abläufe im Unternehmen zu beschreiben und zum anderen die Verantwortlichkeiten in einem Geschäftsprozess festzulegen.


Es geht dabei um die Frage: Wer macht was wann und wer trägt die Verantwortung?

Die Abbildung der Organisationsstruktur ist somit ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg. Dabei geht es neben der Abbildung der typischen funktionsbezogenen Aufgabenbereichen eines Unternehmens auch um die Festlegung der Prozessverantwortlichkeiten innerhalb der einzelnen Unternehmensprozesse. Was ist damit gemeint?

„Wie organisiere ich Geschäftsprozesse?“ weiterlesen

Geschäftsprozesse modellieren

Imixs-Office-Workflow bietet eine einfache Möglichkeit Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse mit Hilfe eines Modellierungswerkzeugs zu bearbeiten. Dadurch können Sie den Ablauf und damit das Verhalten Ihrer Geschäftsprozesse gezielt beeinflussen. Die einzelnen Workflows Ihrer Geschäftsprozesse werden in einem sogenannten Workflowmodell beschrieben.

Der Imixs Modeler

Der Imixs Modeler basiert auf der Eclipse Plattform. Er bietet Ihnen die Möglichkeit Geschäftsprozesse schnell und flexibel zu erstellen. Ein neues Workflowmodell kann sofort in die Workflow Suite Imixs-Office-Workflow übertragen werden ohne dass hierfür Änderungen der Software notwendig sind. Dadurch beschleunigen Sie Ihre Geschäftsprozesse.

imixs-modeler

 

Für die Installation des Imixs Workflow Modellers benötigen Sie eine Eclipse IDE (ab Version 3.x). Informationen über die Installation des Modellers finden Sie hier.

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Verpasste Anrufe intelligent managen

Heute verfügen Unternehmen über vielfältige Möglichkeiten Telefonanschlüsse für Mitarbeiter und Abteilungen intelligent zu verwalten. So können über moderne internet-gestützte Telefonanlagen Anrufe an einzelne Mitarbeiter oder Gruppen verteilt werden. Wurde ein Anruf verpasst, kann eine Telefonanlage automatisch eine E-Mail Nachricht an einen zuvor festgelegten Empfänger versenden. Damit scheinen auf den ersten Blick die Zeiten, in denen Anrufe von potentiellen Kunden verpasst wurden, endgültig der Vergangenheit anzugehören.

Wer ruft zurück?

Doch die Probleme mit Benachrichtigungen über verpasste Anrufe fangen hier oft erst an. An wen soll eine Telefonanlage eine E-Mail über einen verpassten Anruf versenden? An den Chef oder an einen E-Mail Verteiler? Wie wird definiert, wer sich um den Rückruf kümmert? Wenn automatische Nachrichten an einen Verteiler gesendet werden, fühlt sich häufig erst einmal niemand verantwortlich. Schließlich könnte ja der Kollege den Kunden schon zurückgerufen haben.  Ob das tatsächlich passiert ist, verrät weder die E-Mail noch die Telefonanlage.

Abhilfe schaffen hier intelligente Workflow Lösungen. Diese sorgen dafür, dass Vorgänge nach einem zuvor festgelegten Weg – dem sogenannten Workflow – abgearbeitet werden. Dadurch wird vermieden, dass Aufgaben liegen bleiben, zu spät beantwortet werden oder sogar mehrfach bearbeitet werden.

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Zeit gewinnen durch Workflow statt E-Mail

Immer mehr  Unternehmen  gehen dazu über den Informationsaustausch per E-Mail durch Online  Plattformen und Business Communities zu ersetzen.  Der Vorteil dabei ist, dass die Arbeit in Teams und Projekten produktiver und kreativer vonstatten geht, wenn man diese kontinuierlich verfolgen kann. Anders wie beim Einsatz einer E-Mail wird nicht nur dann auf eine Anfrage reagiert, wenn diese eintrifft, sondern ein Vorgang aktiv verfolgt und begleitet.

Workflow Management Systeme liefern hierzu die passende Technologie. Arbeitsvorgänge in einem Unternehmen orientieren sich an Geschäftsprozessen, an denen Mitarbeiter, Kollegen aber auch Lieferanten und Kunden beteiligt sein können. Ein Workflow Management System kennt die Abläufe und Verantwortlichkeiten innerhalb eines Workflows und kann aktiv Informationen und Aufgaben an das Team verteilen. Dadurch ergeben sich eine Vielzahl von Vorteilen. „Zeit gewinnen durch Workflow statt E-Mail“ weiterlesen

Geschäftsprozessmanagement in der Cloud

Mit Imixs-Office-Workflow 2.0.5 und der neuen Cloud Lösung „Managed-Workflow-Server“ steht Ihnen jetzt eine professionelle Plattform für Ihre Geschäftsprozesse zur Verfügung.

Bisher war die Einführung einer Workflow Management Software meist mit großen Anstrengungen und einer langwierigen Konzeptionsphase verbunden.  Durch die neue Cloud Lösung von „Imixs-Office-Workflow“ können Sie jetzt Ihre Arbeitsabläufe in wenigen Stunden online stellen.  Dazu legen Sie selbst fest, welche Bereiche, Projekte oder Teams in einen Prozess eingebunden werden sollen. Durch vorkonfigurierte Workflows können Sie Arbeitsabläufe schnell testen und an Ihre eignen Geschäftsregeln anpassen.   „Geschäftsprozessmanagement in der Cloud“ weiterlesen