Das Vertragsmanagement von Imixs-Office-Workflow bietet eine flexible und zuverlässige Lösung Geschäftsprozesse rund um Verträge und Vereinbarungen zu digitalisieren. Dazu zählen beispielsweise Mietverträge, Leasingverträge, Serviceverträge oder auch interne Vereinbarungen.
Neben der Erfassung und Bearbeitung von Vertragsdokumenten steuern Sie über einen Workflow auch wie Verträge geprüft und Freigegeben werden. Die revisionssichere Archivierung sowie der Umgang mit elektronischen Signaturen werden von dieser Lösung ebenfalls unterstützt.
Der Prozessablauf
Der Geschäftsprozess ‚Vertrag‚ erleichtert den schnellen Einstieg in ein digitales Vertragsmanagement. Der Prozessablauf basiert auf dem BPMN 2.0 Standard und kann daher individuell erweitert werden. Der Workflow umfasst unter anderem die Erfassung, Prüfung und Freigabe von Vertragsdokumenten.
Individuelle Freigabe nach dem 4-Augen-Prinzip
Die Freigabe von Vertragsdokumenten erfolgt meist nach einem 4-Augen-Prinzip. Ein neues Vertragsdokument wird nach der Erfassung zunächst an einen internen Fachbereich weitergeleitet. Dieser führt eine Sachprüfung der Vertragsdokumente durch.
Anschließend wird der Vorgang an das Management zur Genehmigung bzw. Unterzeichnung weitergeleitet. Ist auch diese positiv ausgefallen, geht der Vorgang zurück an den Ersteller, der nun den Vertrag mit dem Vertragspartner abschließen kann.
Der Freigabe Workflow kann individuell eingestellt werden und je nach Bedarf auch in einer verkürzten Form angewendet werden.
Dokumente verwalten
Sämtliche Vertragsdokumente werden per Drag & Drop in den Workflow aufgenommen und stehen damit in einer zentralen Vorgangsmappe zur Verfügung. Durch die revionssichere Ablage der Dokumente werden auch sämtliche Vertragsänderungen oder Vertragsergänzungen zu einem einmal gestarteten Vertragsworkflow sicher verwaltet. Sämtliche Dokumente und Bearbeitungsschritte sind in der Vorgangshistorie chronologisch aufgeführt und dokumentiert.
Digitale Unterschrift
Imixs-Office-Workflow bietet auch die Möglichkeit Verträge und Geschäftsdokumente mit digitalen Signaturen zu versehen. Dabei werden die Vertragsdokumente während des Freigabeworkflows automatisch mit einer Signatur des jeweiligen Sachbearbieters versehen. Das zeitaufwändige Ausdrucken, Unterschreiben und erneute Einscannen eines Dokuments entfällt somit und der Freigabeworkflow kann in deutlich kürzerer Zeit durchgeführt werden.
Neben einer elektronische Unterschrift welche in das Dokument eingefügt wird, wird das Dokument zusätzlich signiert, so dass dieses vor Manipulationen innerhalb des Freigabeworkflows geschützt ist. Auch wenn das Dokument an externe Partner weiter gegeben wird, kann von diesem die Echtheit und Unverfälschtheit des Dokuments geprüft werden.
EU Richtlinie zur elektronischen Signatur
Mit der EU Richtlinie vom Juli 2016 sind die juristischen Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen (E-Signaturen) und deren Anerkennung auf europäischer Ebene einheitlich geregelt.
Neben der elektronischen Signatur, bei der eine Bildunterschrift in ein Dokument eingefügt wird, unterstützt der Signatur Service von Imixs-Office-Workflow auch die fortgeschrittene elektronische Signatur. Diese ermöglicht es so die Authentizität und Unverfälschtheit der signierten Daten zu prüfen.
Individuelles Vertragsmanagement
Durch den Open Source Ansatz von Imixs-Office-Workflow lässt sich der Vertragsworkflow mühelos jeder Zeit an die individuellen Anforderungen der eigenen Organisation anpassen. D. h. es können beispielsweise unterschiedliche Freigabeworkflows, Wiedervorlagen oder Eskalationsschritte eingefügt werden. Auch die zu erfassenden Vertragsdaten können durch das dynamische Formulardesign jeder Zeit schnell erweitert werden.
Mit einer Service Subscription unterstützen wir Sie bei der Umsetzung Ihres Vertragsmanagements und zeigen Ihnen einen schnellen Weg hin zu einem professionellen Geschäftsprozessmanagement.
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