Mit der gesetzlichen Einführung der E-Rechnung nach EN 16931 müssen Unternehmen künftig ihre B2B Rechnungsprozesse digitalisieren. Unternehmen müssen dann E-Rechnungen im XML Format empfangen und verarbeiten können. Imixs-Office-Workflow bietet hierfür das passende Werkzeug zur Umstellung der eigenen Unternehmensprozesse.
Auch in Deutschland bedeutet die E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen (Business-to-Business, B2B) künftig einen Veränderung bei der Digitalisierung des Rechnungsprozesses. So wird ab 2025 schrittweise der Empfang von E-Rechnungen für Unternehmen verpflichtend. Für Unternehmen stellt dies generell einen Vorteil dar, da sich so Prüf- und Verarbeitungsprozesse leichter automatisieren lassen. Auch durch Änderungen im Umsatzsteuergesetz werden künftig vor allem von Behörden verstärkt E-Rechnungen gefordert werden.
Was ist eine E-Rechnung
Bei einer E-Rechnung handelt es sich um ein maschinenlesbares standardisiertes Format, dass die automatische Verarbeitung und Prüfung von Rechnungen ermöglicht. Konkret wird die Rechnung dann ausschließlich im XML Format oder in Kombination mit der sonst üblichen PDF Datei erstellt. Die PDF Datei ist dann weiterhin menschenlesbar, für die Verarbeitung ist jedoch nur noch das XML Format relevant. Der Prozess zur Erstellung und Prüfung einer Rechnung muss daher im Unternehmen angepasst werden. Der E-Rechnungsstandard EN 16931 unterstützt dabei die XML-Formate UN/CEFACT CII, UBL sowie ZUGFeRD und Factur-X.
Rechnungsprozesse Digitalisieren
Mit Imixs-Office-Workflow lassen sich sämtliche Dokument-basierten Unternehmensprozesse digitalisieren und Abläufe im Unternehmen verbessern. Auch der Empfang, die Prüfung sowie die Erstellung von E-Rechnungen werden durch Standardworkflows unterstützt.
Für das Erstellen und Empfangen von E-Rechnungen ist damit kein Update der vorhandenen ERP oder Buchhaltungssoftware notwendig. Imixs-Office-Workflow kümmert sich um das In- und Outputmanagement von E-Rechnungen über vorgefertigte Workflows und XML Schnittstellen. Auch reine Papierrechnungen können dabei weiterhin automatisiert erfasst und mit einer KI digital verarbeitet werden. Dadurch werden sämtliche Abläufe rund um den Empfang sowie die Erstellung von Rechnungen im Unternehmen optimiert.
Schnelle Einführung
Generell ist die Einführung der B2B-E-Rechnungen ein guter Analass um bestehende Unternehmensprozesse auf den Prüfstand zu stellen. Oft schlummert dort ein erhebliches Einsparpotenzial. Bei der digitalen Verarbeitung von E-Rechnungen werden Prüfprozesse weitgehend automatisiert. Durch entsprechende Workflows können Belege gezielt im Unternehmen verteilt werden um beispielsweise eine Prüfung oder Freigabe durch Fachbereiche zu organisieren. Aber auch die Verbindung zu weiteren Unternehmensprozessen wie dem Bestellwesen, dem Auftragswesen oder dem Forderungsmanagement können so leichter hergestellt werden.
Imixs-Office-Workflow bietet eine Vielzahl an Schnittstellen um den Rechnungsprozess in eine Vorhandene IT Infrastruktur zu integrieren. Sämtliche Abläufe können durch die Modellierung nach dem BPMN 2.0 Standard flexibel und individuell an die eigenen Unternehmensprozesse angepasst werden.
Wir unterstützen Sie bei der Einführung der E-Rechnung
Mit unserer individuellen Service Subscription unterstützen wir seit Jahren Unternehmen erfolgreich bei der Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Hierbei greifen wir auf eine Vielzahl von vorgefertigten Prozessen zurück, welche eine schnelle Umsetzung garantieren.