Die Digitalisierung ist zu einem zentralen Faktor in der Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen geworden. Unter Digitalisierung versteht man die digitale Verarbeitung von Dokumenten und Informationen mit Hilfe der IT. Die Digitale Transformation geht hier jedoch noch einen Schritt weiter. Dokumente werden nicht nur digital abgebildet, sondern die dahinter liegenden Arbeitsabläufe optimiert, beschleunigt und neue Prozesse geschaffen. Dies führt zu einer nachhaltigen Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit der gesamten Organisation.
Imixs-Office-Workflow bietet in seiner neuesten Version die entscheidenden Werkzeuge um diese digitale Transformation im Unternehmen zu organisieren. Dies soll an einem konkreten Beispiel – dem internen Einkauf – gezeigt werden.
Digitalisierung Beschaffung
Beim Einkauf oder der internen Bedarfsmeldung geht es darum, die Beschaffung von Material oder Dienstleistungen über einen digitalen Prozess zu optimieren. Der Ablauf eines solchen Prozesses sieht in jedem Unternehmen anders aus und kann neben einer fachlichen Freigabe beispielsweise auch eine Investitionsprüfung oder ein Genehmigungsverfahren nach dem 4-Augenprinzip umfassen. In Imixs-Office-Workflow wird dieser Ablauf mit Hilfe des BPMN 2.0 Standards modelliert.
Das Workflowmodell definiert die einzelnen Schritte und verantwortlichen Bearbeiter und berücksichtigt dabei auch Geschäftsregeln und somit die Einhaltung des gesamten Prozessablaufs. Auch der Formularaufbau sowie die Prüfung von Eingaben werden über das Modell gesteuert:
Durch die Hinterlegung von Arbeitshinweisen erhalten Mitarbeiter eine Hilfestellung bei der Erfassung und Bearbeitung. Sämtliche Texte sowie der Aufbau des Formulars können jeder Zeit über das BPMN Modell angepasst werden.
Freigabe nach dem 4-Augenprinzip
Das Workflowsystem überwacht jeden Bestellvorgang und leitet je nach Situation einen Freigabeworkflow – beispielsweise nach dem 4-Augenprinzip ein. Die Verteilung der Aufgaben innerhalb von Imixs-Office-Workflow erfolgt über eine Organisationsmatrix, die festlegt, welche Teams im Unternehmen für die einzelnen Bearbeitungsschritte verantwortlich sind:
Durch die individuelle Definition von Geschäftsregeln kann die Freigabe beispielsweise erst ab einer bestimmten Betragsgrenze erfolgen. Diese Regeln erlauben es Vorgänge schneller im Unternehmen zu bearbeiten und unnötige Arbeitsschritte zu überspringen. Wird beispielsweise ein Vorgang abgelehnt muss dies durch einen Kommentar begründet werden. Dadurch erhalten Mitarbeiter direkt die notwendigen Informationen und müssen nicht intern nachfragen oder weitere E-Mails versenden, die einen Bruch im Prozessablauf bedeuten würden.
Wiedervorlage, Eskalation und Kontrolle
Durch die Definition sogenannter Scheduled-Events können Vorgänge automatisch überwacht werden. So erhält der Mitarbeiter beispielsweise bei Überschreiten der Lieferfrist eine Erinnerung und kann den Vorgang ggf. mahnen oder eskalieren. Auch diese Regeln werden über das Prozessmodell definiert und verhindern so, dass Vorgänge liegen bleiben oder vergessen werden. Imixs-Office-Workflow unterstützt also hier als aufmerksamer digitaler Mitarbeiter den Prozess.
Die Digitale Transformation
Wie können nun aber solche Geschäftsprozesse eine digitale Transformation unterstützen? Hier kommen die erweiterten Funktionen von Imixs-Office-Workflow zu Einsatz. Neben der Erfassung und Verfolgung von digitalen Geschäftsprozessen können diese über die Prozessgrenzen hinaus erweitert werden. Bestellungen werden beispielsweise heute oft über Online Plattformen abgewickelt. Diese erfordern einen anderen Prozessablauf der Bestellung und bieten neue Möglichkeiten den Beschaffungsprozess zu optimieren.
Aber auch die intelligente Verknüpfung von Prozessen untereinander spielt hier eine entscheidende Rolle. Ähnlich einer Bedarfsmeldung kann auch eine Eingangsrechnungskontrolle nach einem 4-Augenprinzip erfolgen. Wird nun beim Erhalt einer neuen Rechnung diese mit einem bereits geprüften und genehmigten Bestellprozess verknüpft, kann eine erneute Freigabe überflüssig werden. Imixs-Office-Workflow erkennt solche Situationen und beschleunigt damit den Arbeitsablauf bei gleichzeitiger Erhöhung der Transparenz.
Künstliche Intelligenz bei der Rechnungserfassung
Imixs-Office-Workflow bietet neben der eigentlichen Prozesssteuerung auch die Möglichkeit Dokumente aus unterschiedlichen Quellen einzulesen. So können beispielsweise Rechnungen gescannt und direkt von Office Scanner in einen Rechnungsworkflow überführt werden. Imixs-Office-Workflow führt hier automatisch eine Texterkennung (OCR) durch und übergibt das Dokument an einen Machine-Learning-Algorithmus. Dieser erkennt Inhalte der Rechnung und trägt diese automatisch in das Eingabeformular ein. Der Mitarbeiter kann nun die Daten prüfen und direkt weiterleiten.
Die Machine-Learning Integration von Imixs-Office-Workflow kann auf beliebige Dokumente und Geschäftsprozesse im Unternehmen ausgedehnt werden und optimiert sich dabei permanent selbst – lernt also stetig dazu und verbessert so die Verarbeitung von Dokumenten und Daten.
Durch die Möglichkeit Geschäftsabläufe individuell zu gestalten, diese miteinander zu verknüpfen und die Datenerkennung durch KI zu verbessern, lassen sich digitale Prozesse vollkommen neu im Unternehmen gestalten. Es werden also nicht einfach nur Dokumente digitalisiert, sondern tatsächlich die digitale Transformation im Unternehmen angestoßen. Die Prozesse können mitunter durchaus komplex werden und erfordern eine klare Strukturierung und permanente Optimierung.
Die Open Source Strategie
Dass dieser Transformationsprozess nicht ohne eine klare Vision und ein tiefes Verständnis technischer und organisatorischer Prozesse erfolgen kann wird hier schnell deutlich. Um die Brücke zwischen Ihren Visionen und dem technischen Knowhow zu schlagen, unterstützen wir Sie aktiv durch unsere Open Source Strategie. Imixs-Office-Workflow ist zu 100% Open Source. D.h. es fallen keine Lizenzgebühren an. Über ein sogenanntes Subscription-Modell unterstützen wir Sie aktiv bei der Umsetzung und betreuen Ihre Digitalisierungsstrategie nachhaltig. Dies ist eine neue Form Software im Unternehmen zu nutzen, welches durch sein offenes Konzept mehr Möglichkeiten bietet schnell professionelle Lösungen zu schaffen.