DMS mit Imixs-Office-Workflow

Seit Version 3.0 bietet die Open Source Geschäftsprozess Management Plattform Imixs-Office-Workflow eine erweiterte DMS Workflow Funktion (Dokumenten Management System). Mit Hilfe dieser Funktion verwalten und finden Sie Ihre Dokumente schnell und effizient.

DMS Workflow

Geschäftsprozesse stehen meist in enger Verbindung zu Dokumenten, die sowohl von außerhalb des Unternehmens eintreffen (z.B. Eingangsrechnungen) als auch innerhalb des Unternehmens entstehen (z.b. Ausgangsrechnungen). Je nach Art des Dokuments durchlaufen diese meist unterschiedliche Geschäftsprozesse. So müssen beispielsweise Angebote die vom Vertrieb erstellt wurden ggf. von der Produktion oder dem Controlling geprüft und freigegeben werden, bevor diese das Unternehmen verlassen. Hier ist eine lückenlose Dokumentation des Arbeitsablaufs unerlässlich. Für ISO zertifizierte Unternehmen sind  diese Dokumenten-Workflows meist als Verfahrensanweisungen im QS-Handbuch hinterlegt. Mit Hilfe von Imixs-Office-Workflow werden nun diese Verfahrensanweisungen digitalisiert und so für alle Mitarbeiter im Unternehmen ausführbar gemacht werden. Der Vorteil: die Workflow Management Software kümmert sich um die Prozessdokumentation und die korrekte Verteilung der Arbeitsvorgänge – gekoppelt an die Arbeitsanweisungen – im Unternehmen.

Arbeitsschritte lückenlos dokumentieren

In jedem einzelnen Arbeitsschritt werden durch die Workflow Software die Dokumente geprüft und ggf. in einem sicheren Archiv abgelegt. Sämtliche Bearbeitungsschritte werden dabei automatisch protokolliert. Auch der Zugriffsschutz auf Dokumente unterliegt dabei automatisch den zuvor festgelegten Regeln. Damit stellen Sie sicher, dass nur die am Prozess beteiligten Akteure und verantwortlichen Personen diese Dokumente später verändern oder einsehen können.

Die DMS Funktion von Imixs-Office-Workflow erleichtert aber nicht nur die Ablage, sondern auch das Wiederfinden der Dokumente. Über die Volltextsuche kann nach beliebigen Schlagworten aus dem Geschäftsprozess gesucht werden. Dabei orientiert sich die Suche an moderner Suchmaschinen-Technologie, wie wir es von Google gewohnt sind. Um eine Rechnung wiederzufinden muss man nicht mehr die Rechnungsnummer oder das Schlagwort kennen, welches der Kollege bei der Ablage des Dokuments verwendet hat. Es genügt eine Eingabe des aktuellen Kontextes in dem wir uns befinden, um das gesuchte Dokument zu finden:

„Eingangsrechnung Imixs in Freigabe Müller“

Mit dieser Suchanfrage werden automatisch alle Eingangsrechnungen der Firma Imixs angezeigt, die sich noch in der der Freigabe befinden und durch den Mitarbeiter Müller bearbeitet wurden.

DMS Workflow
DMS Workflow

Mithilfe der DMS Funktion von Imixs-Office-Workflow verwalten Sie Ihre Dokumente intelligenter und nutzen gleichzeitig die Vorteile einer professionellen integrierten Geschäftsprozess Management Lösung.

Erfahren Sie mehr über diese Möglichkeiten Imixs-Office-Workflow im eigenen Unternehmen zu nutzen. Über eine Service Subscription steht Ihnen nicht nur eine Workflow Management Lösung zur Verfügung, sondern auch ein professioneller Support, der es Ihnen erleichtert Ihre Geschäftsprozesse und Dokument schnell und zuverlässig im Unternehmen zu verwalten. Imixs-Office-Workflow ist eine lizenzkostenfreie Open Source Lösung.

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Es muss nicht immer SharePoint sein

In der aktuellen Ausgabe des IT Directors berichtet das Fachmagazin über eine neue Studie, welche den Reifegrad von Workflow-Management innerhalb der Microsoft Plattform SharePoint untersucht hat . Die Group Business Software (GBS) kommt darin zu dem Ergebnis, dass  über 70% der befragten Unternehmen eine zusätzliche Softwarelösung für die Abdeckung der Workflow Funktionalität einsetzen. Nur ein Drittel der Unternehmen findet die Workflow Möglichkeiten für ausreichend. 49% aller befragten Unternehmen verwenden eine eigene, von SharePoint unabhängige Lösung, um Geschäftsprozesse im Unternehmen abzubilden. „Es muss nicht immer SharePoint sein“ weiterlesen

Geschäftsprozesse modellieren

Imixs-Office-Workflow bietet eine einfache Möglichkeit Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse mit Hilfe eines Modellierungswerkzeugs zu bearbeiten. Dadurch können Sie den Ablauf und damit das Verhalten Ihrer Geschäftsprozesse gezielt beeinflussen. Die einzelnen Workflows Ihrer Geschäftsprozesse werden in einem sogenannten Workflowmodell beschrieben.

Der Imixs Modeler

Der Imixs Modeler basiert auf der Eclipse Plattform. Er bietet Ihnen die Möglichkeit Geschäftsprozesse schnell und flexibel zu erstellen. Ein neues Workflowmodell kann sofort in die Workflow Suite Imixs-Office-Workflow übertragen werden ohne dass hierfür Änderungen der Software notwendig sind. Dadurch beschleunigen Sie Ihre Geschäftsprozesse.

imixs-modeler

Für die Installation des Imixs Workflow Modellers benötigen Sie eine Eclipse IDE (ab Version 3.x). Informationen über die Installation des Modellers finden Sie hier.

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