Steuerberatung im Zeitalter der Digitalisierung

Steuerliche Beratung im Zeitalter der Digitalisierung bedeutet weit mehr als nur Belege zu scannen und diese in einem Archiv abzulegen. Heute geht es vor allem darum, auf die ständig steigenden in­di­vi­du­el­len Be­dürf­nis­se mit­tel­stän­di­scher Unternehmen schnell zu reagieren und dabei die Prozesse im Blick zu behalten.

In Zusammenarbeit mit der Imixs GmbH hat die KRIEGER Gruppe mit Sitz in Frankfurt ein umfassendes Digitalisierungskonzept names KRIEGER Integrated Management System 4.0 (KIMS 4.) erarbeitet, welches die Unternehmensprozesse seiner Mandanten nahtlos in eine ganzheitliches Beratungskonzept integriert.

Das Ziel der Softwarelösung war es, eine einheitliche zentrale Prozessplattform zu etablieren, über die sämtliche Abläufe im Bereich Rechnungseingangskontrolle, Belegerfassung, Prüfung, Freigabe und Buchung und Zahlung gesteuert und kontrolliert werden können. Auf Basis der Prozessmanagementlösung Imixs-Office-Workflow können nun sowohl interne als auch mandantenbezogene Arbeitsabläufe digitalisiert werden. Zusammen mit dem Management der KRIEGER Gruppe wurden die dazu nötigen Prozessabläufe in technisch ausführbare Prozessmodelle überführt und an die eigene Organisationsstruktur angepasst.

Die auf die Immobilienbranche spezialisierte KRIEGER-Unternehmensgruppe mit rund 8 Milliarden Euro Assets under Management bietet mit rund 70 Mitarbeitern in den Bereichen Steuern, Rechnungswesen, Wirtschaftsprüfung, Rechts- und Immobilienberatung Dienstleistungen aus einer Hand an und ist in Frankfurt, Berlin, Luxemburg und Lampertheim vertreten.

Zitat Dragan Jeftic, Geschäftsführer, KRIEGER GmbH Immobilienmanagement Gesellschaft

„Durch den interdisziplinären und integrierten Beratungsansatz der KRIEGER Gruppe werden sämtliche Prozessabläufe von der Belegerfassung bis hin zum Jahresabschluss abgeleitet. Wesentlich hierbei ist vor Allem, dass wichtige Buchungsinformationen am Prozessanfang abzugreifen, um am Ende eine belastbare Auswertung im Reporting erstellen zu können. So wurde bspw. die Kostenstellenbuchhaltung, bei der Kostenpositionen bis auf die Verwaltungseinheit heruntergebrochen, sowie die Umlegbarkeit und nicht Umlegbarkeit der Ausgaben, bereits bei der Belegerfassung implementiert.

Bei diesem klar strukturierten und ganzheitlichen Ansatz arbeitet der Property Manager, der für die Objektbuchhaltung verantwortlich ist, über entsprechende Schnittstellen und eine einheitliche Datenplattform eng mit dem Steuerberater, der die Steuererklärung der Objektgesellschaft erstellt, zusammen. Durch die Aggregation von unterschiedlichen Datenmengen ist es der KRIEGER Gruppe gelungen, die Welt des bilanziellen und des cash-basierten Buchungswerks im KIMS 4.0 Reporting-Dashboard zusammenzuführen. Das bedeutet im Endergebnis u.a. Qualitäts- und Transparenzgewinn, neue Reporting- bzw. Auswertungsmöglichkeiten und 24/7 Zugriff auf alle wesentlichen Objektunterlagen durch webbasierte Systeme.”

„Steuerberatung im Zeitalter der Digitalisierung“ weiterlesen

DMS mit Imixs-Office-Workflow

Seit Version 3.0 bietet die Open Source Geschäftsprozess Management Plattform Imixs-Office-Workflow eine erweiterte DMS Workflow Funktion (Dokumenten Management System). Mit Hilfe dieser Funktion verwalten und finden Sie Ihre Dokumente schnell und effizient.

DMS Workflow

Geschäftsprozesse stehen meist in enger Verbindung zu Dokumenten, die sowohl von außerhalb des Unternehmens eintreffen (z.B. Eingangsrechnungen) als auch innerhalb des Unternehmens entstehen (z.b. Ausgangsrechnungen). Je nach Art des Dokuments durchlaufen diese meist unterschiedliche Geschäftsprozesse. So müssen beispielsweise Angebote die vom Vertrieb erstellt wurden ggf. von der Produktion oder dem Controlling geprüft und freigegeben werden, bevor diese das Unternehmen verlassen. Hier ist eine lückenlose Dokumentation des Arbeitsablaufs unerlässlich. Für ISO zertifizierte Unternehmen sind  diese Dokumenten-Workflows meist als Verfahrensanweisungen im QS-Handbuch hinterlegt. Mit Hilfe von Imixs-Office-Workflow werden nun diese Verfahrensanweisungen digitalisiert und so für alle Mitarbeiter im Unternehmen ausführbar gemacht werden. Der Vorteil: die Workflow Management Software kümmert sich um die Prozessdokumentation und die korrekte Verteilung der Arbeitsvorgänge – gekoppelt an die Arbeitsanweisungen – im Unternehmen.

Arbeitsschritte lückenlos dokumentieren

In jedem einzelnen Arbeitsschritt werden durch die Workflow Software die Dokumente geprüft und ggf. in einem sicheren Archiv abgelegt. Sämtliche Bearbeitungsschritte werden dabei automatisch protokolliert. Auch der Zugriffsschutz auf Dokumente unterliegt dabei automatisch den zuvor festgelegten Regeln. Damit stellen Sie sicher, dass nur die am Prozess beteiligten Akteure und verantwortlichen Personen diese Dokumente später verändern oder einsehen können.

Die DMS Funktion von Imixs-Office-Workflow erleichtert aber nicht nur die Ablage, sondern auch das Wiederfinden der Dokumente. Über die Volltextsuche kann nach beliebigen Schlagworten aus dem Geschäftsprozess gesucht werden. Dabei orientiert sich die Suche an moderner Suchmaschinen-Technologie, wie wir es von Google gewohnt sind. Um eine Rechnung wiederzufinden muss man nicht mehr die Rechnungsnummer oder das Schlagwort kennen, welches der Kollege bei der Ablage des Dokuments verwendet hat. Es genügt eine Eingabe des aktuellen Kontextes in dem wir uns befinden, um das gesuchte Dokument zu finden:

„Eingangsrechnung Imixs in Freigabe Müller“

Mit dieser Suchanfrage werden automatisch alle Eingangsrechnungen der Firma Imixs angezeigt, die sich noch in der der Freigabe befinden und durch den Mitarbeiter Müller bearbeitet wurden.

DMS Workflow
DMS Workflow

Mithilfe der DMS Funktion von Imixs-Office-Workflow verwalten Sie Ihre Dokumente intelligenter und nutzen gleichzeitig die Vorteile einer professionellen integrierten Geschäftsprozess Management Lösung.

Erfahren Sie mehr über diese Möglichkeiten Imixs-Office-Workflow im eigenen Unternehmen zu nutzen. Über eine Service Subscription steht Ihnen nicht nur eine Workflow Management Lösung zur Verfügung, sondern auch ein professioneller Support, der es Ihnen erleichtert Ihre Geschäftsprozesse und Dokument schnell und zuverlässig im Unternehmen zu verwalten. Imixs-Office-Workflow ist eine lizenzkostenfreie Open Source Lösung.

Erfahren Sie mehr über unser Angebot

Es muss nicht immer SharePoint sein

In der aktuellen Ausgabe des IT Directors berichtet das Fachmagazin über eine neue Studie, welche den Reifegrad von Workflow-Management innerhalb der Microsoft Plattform SharePoint untersucht hat . Die Group Business Software (GBS) kommt darin zu dem Ergebnis, dass  über 70% der befragten Unternehmen eine zusätzliche Softwarelösung für die Abdeckung der Workflow Funktionalität einsetzen. Nur ein Drittel der Unternehmen findet die Workflow Möglichkeiten für ausreichend. 49% aller befragten Unternehmen verwenden eine eigene, von SharePoint unabhängige Lösung, um Geschäftsprozesse im Unternehmen abzubilden. „Es muss nicht immer SharePoint sein“ weiterlesen