DMS Lösungen – Dokument Management Systeme – spielen bei der Digitalisierung in Unternehmen eine zunehmend zentrale Rolle. Die Kernfunktion dieser Systeme ist es, Dokumente digital in einer Datenbank oder einem Archivsystem zu verwalten. Dabei geht es bei modernen Lösungen nicht mehr nur allein darum Dokumente elektronisch abzulegen, sondern eine digitale Transformation im Unternehmen zu ermöglichen.
Dokumente im Unternehmen
Auch im Zeitalter von Social Media, E-Mail und Kurznachrichten stellen Dokumente immer noch die zentrale Grundlage für Geschäftsprozesse im Unternehmen dar. Nicht zuletzt durch gesetzliche Vorgaben kommen Dokumenten eine besondere Bedeutung in Bezug auf Aufbewahrungsfristen und Dokumentationsnachweisen nach.
Moderne DMS Lösungen helfen dabei, Dokumente zu erfassen, zu bearbeiten und wiederzufinden. Dabei spielen verschiedene technische Aspekte eine wichtige Rolle:
- Scannen & Importieren von Dokumenten (Input-Management)
- Erstellen von Dokumenten (Output-Management)
- Volltextsuche und Semantische Suche
- Workflows für Prüf- und Freigabeprozesse
- Revisionssichere Ablage
- Automatisierung von Arbeitsabläufen
Der Einsatz von KI
KI (künstliche Intelligenz) spielt heute eine zunehmend wichtige Rolle in Zusammenhang mit modernen DMS Lösungen. Durch den Einsatz von KI können Dokumente automatisch klassifiziert und zentrale Geschäftsdaten extrahiert werden. Dies ermöglicht neben einer Volltextsuche auch eine semantische Suche. Dies wiederum beschleunigt das Wiederfinden von wichtigen Informationen im Unternehmen und hilft so Zeit und Kosten zu sparen.
Daneben kann durch die Extraktion von Informationen beispielsweise die Verarbeitung von Rechnungen beschleunigt werden, da die Erfassung von Daten in Formularen vereinfacht oder vollständig automatisiert werden kann. Dokumente können so vordefinierten Prozessen zugeordnet werden und Geschäftsprozesse damit automatisch gestartet werden. Dies verbessert die Effizienz im Unternehmen, indem Zeit und Ressourcen eingespart werden. Insgesamt kann eine KI also wesentlich dazu beitragen, die Effizienz, Produktivität und Compliance von Unternehmen zu verbessern, indem sie hilft, Dokumente digital zu verarbeiten.
Cloud Lösungen & DMS
Cloud Lösungen sind zu einem zentralen Begriff in der heutigen IT geworden. Dabei geht es jedoch nicht einfach darum, dass eine Lösung irgendwo im Internet läuft. Cloud Lösungen beschreiben zunächst einen Technologieansatz, bei dem die Softwarelösung zum einen von überall erreichbar ist – also auch vom Home Office – zum anderen aber auch auf sich wandelnde Anforderungen dynamisch reagieren kann.
Cloud Lösungen stellen also eine moderne Architektur bereit, die sowohl den Betrieb einer DMS Lösung im eigenen Rechenzentrum als auch bei spezialisierten Hostern unterstützt. Die Kontrolle über das System selbst und deren Daten sollte dabei immer beim Unternehmen verbleiben.
Workflow Management & DMS
Da Dokumente im Unternehmen die Ausgangsbasis für viele Geschäftsprozesse darstellen, kommt dem Prozessmanagement eine zentrale Bedeutung zu. Sogenannte Workflow Management Systeme (WfMS) sind darauf optimiert, nicht nur Dokumente digital zu erfassen, sondern auch die damit verbundenen Arbeitsabläufe eines Unternehmens zu optimieren. So kann ein WfMS Dokumente nach individuellen Compliance Richtlinien im Unternehmen verteilen und beispielsweise einen Freigabeworkflow nach dem 4-Augen-Prinzip einleiten. Dabei werden alle Prüf- und Arbeitsschritte revisionssicher dokumentiert. So können Dokumente, wie beispielsweise Eingangsrechnungen, GoBD konform im Unternehmen verarbeitet werden. Aber auch komplexe langlaufende Prozesse wie beispielsweise beim Vertragsmanagement unterstützten hier DMS Lösungen ganz wesentlich.
Workflow Management Systeme, die auf dem BPMN 2.0 Standard basieren, bieten darüber hinaus den Vorteil, dass zum einen Unternehmensprozesse dokumentiert sind und zum anderen Änderungen im Unternehmensablauf leichter durchführbar sind. BPMN basierte System können so auf die sich stetig verändernden Anforderungen im Unternehmen schneller reagieren.
Imixs-Office-Workflow stellt mit seiner Workflow Technologie eine BPMN konforme Lösung für das Dokumentenmanagement bereit. Das Cloud basiertesService Konzept ermöglicht es, Dokumente über individuelle Prozessmodelle zu erfassen, zu bearbeiten und sicher im Unternehmen zu verteilen. Vom Dokumentenmanagement bis hin zu individuellen Freigabe- und Management-Prozessen lassen sich damit sämtliche Unternehmensprozesse schneller digitalisieren und flexibler gestalten.
Kostenlose Beratung
Als Open Source Unternehmen stellen wir nicht nur eine moderne DMS und Geschäftsprozess Management Lösung bereit, sondern wir beraten Sie auch gerne bei Fragen rund um die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse und zeigen Ihnen anhand von Beispielen, was moderne DMS Lösungen heute leisten können.
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