Mit der neuesten Version bietet Imixs-Office-Workflow nun die Möglichkeit elektronische Unterschriften in Onlineformularen zu erzeugen und im Rahmen eines revisionssicheren digitalen Geschäftsprozesses zu verwalten.
Workflow Management Systeme (WMS) können dazu beitragen, die Revisionssicherheit eines Geschäftsprozesses zu gewährleisten, indem sie den Prozessablauf dokumentieren und somit eine lückenlose Nachvollziehbarkeit von Prozessschritten und -entscheidungen ermöglichen. Innerhalb eines digitalen Geschäftsprozesses wird dazu jede Aktivität im Prozess protokolliert, einschließlich wer diese ausgeführt hat, wann sie ausgeführt wurde und welche Entscheidungen getroffen wurden. Dadurch können alle Prozessschritte jederzeit nachvollzogen werden.
In Imixs-Office-Workflow wird dazu eine sogenannte „Workflow Historie“ – auch „Audit-Trail“ genannt – erstellt. Ein Audit-Trail ist ein Datensatz, der alle Aktivitäten aufzeichnet, die im Rahmen des Prozesses ausgeführt wurden. Dadurch ist sichergestellt, dass jederzeit nachvollzogen werden kann, wer welche Änderungen vorgenommen hat.
Zusätzlich verwaltet Imixs-Office-Workflow sämtliche Zugriffsrechte auf das System , um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente oder Prozessschritte zugreifen können. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Änderungen an Dokumenten oder Prozessschritten von autorisierten Personen durchgeführt werden und die Integrität des Prozesses gewahrt bleibt.
Elektronische Unterschrift
Eine Herausforderung stellen in diesem Zusammenhang häufig Geschäftsprozesse dar, in denen der Anwender sich nicht explizit gegenüber dem System authentifizieren kann. Diese Situation tritt ein, wenn für den Anwender keine Autorisierungsdaten im System vorliegen. Ein Beispiel hierfür ist ein Online-Vertrag, bei dem der Unterzeichner sich nicht selbst zuvor registriert hat.
Imixs-Office-Workflow bietet hierfür nun die Möglichkeit eine elektronische Unterschrift in ein Online Formular einzufügen. Der Benutzer kann dabei mit einem virtuellen Stift oder dem Zeigefinger auf dem Display eines Notepads unterschrieben. Bekannt ist dieses Verfahren beispielsweise von Paketzustellern.
Die so hinterlegte Unterschrift wird anschließend vom System gespeichert und mit den Formulardaten abgelegt. Dadurch stellt das Formular zusammen mit dem Unterschriftbild ein rechtsverbindliches elektronisches Dokument dar.
Durch die Unterstützung von BPMN 2.0 können mit Imixs-Office-Workflow so beliebige Geschäftsprozesse für verschiedene Szenarien erstellt und verwaltet werden.
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