Bei der Optimierung von Geschäftsprozessen im Zuge der Digitalisierung stellen sich für Unternehmen und Mitarbeiter viele Fragen. Dabei geht es nicht nur darum, wie Kosten gesenkt und die Qualität verbessert werden kann. Es müssen auch Fragen rund um mögliche Einsparungspotentiale sowie die vorhandene IT Infrastruktur beleuchtet werden.
Der folgende Fragebogen soll Ihnen bei Ihrer Digitalisierungsstrategie helfen die optimale Strategie für eine effiziente Umsetzung zu finden.
1. Allgemeine Fragen zur Organisation
Zunächst sollten allgemeine Fragen rund um den Aufbau der Organisation und der zu betrachtenden Prozesse und deren Beteiligte gestellt werden.
1.1. Größe der Organisation
Wie groß ist die zu betrachtende Organisation. Hier geht es vor allem darum herauszufinden wie viele Mitarbeiter betroffen sind und wie viele Vorgänge zu betrachten sind.
a) Wie viele Mitarbeiter in der Organisation sind von der Digitalisierung betroffen? Welche Abteilungen, Standorte oder Organisationsbereiche gibt es? Welche Verantwortlichkeiten, Rollen und Berechtigungen sind hier definiert?
- Verantwortlichkeiten: legen übergeordnete Funktionen fest (Controller, Geschäftsleitung, Prokuristen)
- Rollen: legen fest welche Personen innerhalb einer Organisationseinheit übergreifende Funktionen wahrnehmen (z.B. Kostenstellenverantwortlicher, QM-Beauftragter)
- Berechtigungen: legen fest welche Personengruppen besondere Rechte besitzen (z.b. Ändern und Löschen von Geschäftsvorgängen)
Gibt es Vertretungsregelungen (z.B. bei Urlaub oder Krankheit)
b) Wie viele Dokumente werden im Unternehmen durchschnittlich pro Tag verarbeitet? Wie viele Dokumente werden davon in Papierform und wie viele schon digital (z.b. E-Mail, Scannen)
c) Wie ist die aktuelle Ausstattung der IT Infrastruktur? Welche IT Systeme gibt es? Werden Cloud Services genutzt. Wie viele PC Arbeitsplätze gibt es? Wie viele Mobil- oder Home-Office Arbeitsplätze gibt es. Wie werden Dokumente digitalisiert, welche Scannerprodukte werden verwendet ( Einzug / Flachbett / Multifunktion)?
1.2. Ziele der Organisation
Welche Ziele werden mit der Digitalisierungsstrategie verfolgt und welche Arbeitserleichterungen und Potentiale werden dabei gesehen.
a) Welche Geschäftsvorgänge sollen digitalisiert werden? Z.B. Rechnungseingang, Reklamation, Beschaffung, Auftragsbearbeitung Qualitätsprozesse, Produktionsprozesse, Personalprozesse usw. .
b) Wo werden allgemeine Verbesserungspotentiale gesehen? Wo können Arbeitsabläufe verschlankt werden. Wo kann die Qualität verbessert werden.
c) Wo werden allgemeine Einsparpotentiale gesehen? Welche Prozesse sind aktuell sehr Zeitaufwändig oder Kostenintensiv.
2. Teilfragen zu den Geschäftsprozessen
Wurden einzelne Geschäftsprozesse identifiziert, können dazu weitere Detailfragen gestellt werden. Hierbei geht es darum eine konkrete Strategie pro Geschäftsprozess zu entwickeln.
2.1. Die Struktur des Prozesses
Hier geht es darum die Quantität und Qualität des zu betrachtenden Prozesses zu ermitteln.
a) Wie häufig kommt der Prozess zur Anwendung? Hier wird unterschieden zwischen langlaufenden Prozessen (über mehrere Tage, Monate) und kurzlaufenden Prozessen (z.B. nur einmalige Bearbeitung).
b) Wer im Unternehmen ist an diesem Prozess alles beteiligt?
Abteilungen, Standorte und Organisationseinheiten.
Gibt es innerhalb des Prozesses verschiedene Berechtigungen, Verantwortlichkeiten und Rollen?
c) Wie lange dauert durchschnittlich die Gesamtbearbeitung des Prozesses? Wie viele Arbeitsschritte sind in der Regel nötig?
d) Gibt es bestimmte Regeln innerhalb des Prozesses?
Freigabeverfahren, Warenwert, Standorte, Abteilungen, Vertretungen?
2.2. Problemanalyse
Bei der Problemanalyse soll erarbeitet werden wo aktuelle Probleme auftauchen.
a) Wo kommt es in diesem Prozess am häufigsten zu Unterbrechungen oder Verzögerungen?
b) Was sind die Ursachen für diese Unterbrechungen oder Verzögerungen?
c) Wer im Unternehmen ist davon betroffen?
d) Wie viel Zeit wird schätzungsweise benötigt um den Prozess weiter zu bearbeiten?
2.3. Potentiale
Hier geht es um Fragen der Transparenz, Teamarbeit, Kontrolle.
a) Wie kann die Transparenz innerhalb des Prozesses erhöht werden?
b) Wie kann der Arbeitsablauf im Team besser verteilt werden?
c) Wie können Kontrollmechanismen geschaffen werden?