Geschäftsprozessmanagement – kurz BPM – ist zum zentralen Faktor bei der Digitalisierung der modernen Unternehmenswelt geworden. Aber wie kann BPM helfen, Prozesse zu verbessern und Ziele schneller zu erreichen?
Unternehmensabläufe managen
Geschäftsprozesse beschreiben die individuellen betriebswirtschaftlichen Ziele eines Unternehmens. In einer immer schneller werdenden Geschäftswelt müssen diese permanent an veränderte Rahmenbedingungen angepasst werden. Dieser Vorgang, der permanenten Optimierung von Geschäfts- und Arbeitsprozessen, wird als Business Process Management, oder kurz BPM bezeichnet.
Der folgende Abschnitt beschreibt die zentralen Faktoren von BPM.
Sichere Erfassung von Geschäftsdaten
Heute fallen in einem Unternehmen täglich mehr Informationen an als jemals zuvor. Diese Informationen sind eine wichtige Quelle für die Verarbeitung von Geschäftsdaten und müssen daher sicher, transparent und schnell erfasst werden können.
BPM Systeme stellen hierfür das passende Werkzeug bereit. Mit Hilfe eines BPM Systems können Sie jede Art von Information so erfassen, dass diese für Geschäftsprozesse optimal genutzt und sicher im Unternehmen gespeichert werden.
Daten, welche lediglich per E-Mail im Unternehmen verteilt oder über Excel Listen gepflegt werden, sind hingegen nur unzureichend geschützt und können leicht, versehentlich oder aus Unkenntnis fehlerhaft erfasst oder gar verloren gehen.
Mit Imixs-Office-Workflow werden neue Geschäftsdaten in wenigen Augenblicken auf sichere Weise erfasst und vor unerlaubten Zugriff geschützt. Durch das Open Source Konzept können die Daten jeder Zeit mit anderen Daten verknüpft und ausgetauscht werden.
Geschäftsprozesse beschreiben mit BPMN 2.0
Mit Hilfe der „Business Process Modelling Notation“ – kurz BPMN 2.0 – lassen sich Geschäftsprozesse nach einem einheitlichen Standard beschreiben und direkt ausführen.
Das Ziel von BPMN ist es, Geschäftsprozesse so zu beschreiben, dass diese sowohl den betriebswirtschaftlichen Ablauf dokumentieren, als auch als Basis für die Ausführung in einer BPM Software zum Einsatz kommen. Damit bildet BPMN 2.0 eine Brücke zwischen Business und IT und ermöglicht so die rasche und transparente Entwicklung von Geschäftsprozessen im Unternehmen.
Imixs-Office-Workflow stellt mit dem Open Source Tool Imixs-BPMN eine professionelle Lösung bereit. Unternehmensabläufe werden auf Basis einer leicht verständlichen Notation für alle Prozessbeteiligten transparent dargestellt. Wir stellen Ihnen bereits Auswahl verschiedener Standardprozesse zur Verfügung.
Organisationsmanagement
Geschäftsprozesse betreffen oft mehrere Organisationseinheiten eines Unternehmens und sollten daher auch unabhängig von diesen gemanagt werden. So durchläuft zum Beispiel der Geschäftsprozess ‚Auftragsmanagement‚ verschiedene Abteilungen eines Unternehmens – z.b. Vertrieb, Produktion, Einkauf, Buchhaltung. Um einen zügigen Arbeitsablauf zu gewährleisten, muss die Prozessverantwortung unabhängig von diesen funktionalen Organisationseinheiten definiert werden.
So beschleunigt eine BPM Software die Unternehmensabläufe und unterstützt Mitarbeiter besser bei der Bearbeitung von Vorgängen. Dies wird auch als Matrixorganisation bezeichnet.
Prozessdokumentation
Geschäftsprozesse in einem Unternehmen haben oft sehr unterschiedliche Laufzeiten. So ist ein Rechnungseingang oft nach wenigen Tagen verarbeitet, während ein Auftragsprozess unter Umständen mehrere Wochen in Anspruch nehmen kann. Informationen und Ereignisse, die bei der Bearbeitung eines solchen Prozesses entstehen, werden durch eine BPM Software automatisch protokolliert und dokumentiert. Dies wird als Prozessdokumentation bezeichnet.
Die von der BPM Software durchgeführte Prozessdokumentation dient dazu, jeden einzelnen Arbeitsschritt zu protokollieren und Ereignisse, wie zum Beispiel eine Terminüberschreitung zu dokumentieren. Auf der anderen Seite können zu einem Geschäftsprozess – ähnlich einer Vorgangsmappe – beliebige Informationen beigefügt werden. Dies können Dokumente, wie zum Beispiel Angebote oder Rechnungen sein, aber auch Informationen aus anderen IT Systemen, wie zum Beispiel Produktions- oder Lagerinformationen. Auf diese Weise bildet das Geschäftsprozessmanagement die Grundlage für eine moderne Informationstechnologie im Unternehmen. Durch die so geschaffene Transparenz erhalten Mitarbeiter und Management Zugriff auf Informationen zu jedem Geschäftsprozess und können dadurch Entscheidungen schneller und sicherer treffen.