Imixs-Office-Workflow bietet ein integriertes Dokumentenmanagement (DMS) und eine Archivlösung mit der Sie sämtliche Geschäftsprozesse schnell und kostensparend digitalisieren können.
Dokumente scannen
Heute erfolgt der Dokumentenaustausch häufig schon in elektronischer Form z.b. per Email. Dokumente lassen sich direkt oder per Email in Imixs-Office-Workflow erfassen. Aber auch das Scannen von Geschäftsdokumenten in Papierform stellt mit Imixs-Office-Workflow kein Problem dar. Eingescannte Dokumente können per Knopfdruck direkt von einem Scanner oder dem Smartphone an Imixs-Archive übertragen werden. Dies verkürzt den Zeitaufwand für die Erfassung von Papier basierten Geschäftsprozessen deutlich. Typische Anwendungsfälle sind hier:
- Erfassung von Reisekosten Belegen
- Eingangsrechnungen
- Bestellungen
- Lieferscheine
- Prüfberichte
Dokumentenvorschau
Über die Dokumentenmanagement Funktion von Imixs-Office-Workflow können bei der Bearbeitung von Geschäftsprozessen die zugeordneten Dokumente direkt eingesehen oder mit einer geeigneten Software geöffnet werden. Imixs-Office-Workflow beschleunigt dadurch Dokument bezogene Arbeitsprozesse und erhöht die Prozessqualität im Unternehmen.
Volltextsuche und OCR
Imixs-Office-Workflow speichert sämtliche Dokumente automatisch zusammen mit den Geschäftsprozessen. Eine manuelle Verschlagwortung einzelner Dokumente ist daher nicht mehr erforderlich. Dokumente werden über die Volltextsuche schnell wiedergefunden, ebenso die Prozessdaten.
Mit der integrierten OCR Funktion können auch Inhalte von Dokumenten durchsucht werden, die z.B. über einen Office Scanner erfasst wurden. Dabei werden von Imixs-Office-Workflow sämtliche Office Dateiformate unterstützt. Eine Installation von zusätzlicher Software entfällt, da alle Prozesse auf dem Server stattfinden. Dies erhöht die Qualität und die Datensicherheit.
Revisionssicherheit und DSGVO
Die korrekte Verarbeitung und Speicherung von digitalisierten Geschäftsdokumenten stellt ein wesentliches Merkmal einer modernen Prozessmanagement Lösung dar. Durch die DMS Funktion von Imixs-Office-Workflow wird die Erfassung, Prüfung und Weiterverarbeitung von Dokumenten anhand zuvor festgelegter Prozessrichtlinien gesteuert. Damit garantiert Imixs-Office-Workflow die Revisionssicherheit und den Schutz vor unerlaubtem Zugriff oder der Weitergabe vertraulicher Informationen.
Dokumente oder personenbezogene Daten, welche gemäß Art. 17 der DSGVO nach einem festgelegten Zeitraum gelöscht oder anonymisiert werden müssen, können durch das individuelle Prozessmodell von Imixs-Office-Workflow automatisch aus dem Archiv entfernt werden. Dies erhöht zum einen die Rechtskonformität bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und erlaubt es zum anderen Unternehmensprozesse nachhaltig zu optimieren.
Imixs-Archive
Mit Imixs-Archive können Sie Ihr Geschäftsprozessmanagement um eine hoch skalierbare verteilte Archivlösung erweitern.
Imixs-Archive ist ein Open-Source Projekt, welches eine transparente und nachhaltige Lösung für die langfristige und revisionssichere Archivierung von Geschäftsdaten ermöglicht. Geschäftsdaten sind in diesem Zusammenhang nicht nur Dokumente, sondern auch sämtliche damit verbundenen Informationen eines Geschäftsprozesses. Imixs-Archive basiert auf Apache Cassandra, das eine hochverfügbare Big Data-Plattform darstellt. Sämtliche Daten werden für eine erhöhte Datensicherheit automatisch auf mehrere Server-Instanzen repliziert. Die Replikation kann dabei auch über mehrere Rechenzentren hinweg erfolgen. Damit kann sichergestellt werden, dass Ihre Geschäftsdaten auch bei einem teilweisen Ausfall verfügbar bleiben.
Imixs-Archive bietet darüber hinaus eine technologieneutrale Export Schnittstelle über die sämtliche Geschäftsdaten in Form von XML Dokumenten abgerufen werden können. Dies ist ein wichtiger Funktionsbaustein, um die Kontrolle über die eigenen Daten zu behalten. Als Open Source Unternehmen stehen wir für eine offene und transparente Technologie und dazu zählt auch der transparente Umgang mit Daten.
Bei Fragen zu unserer Archivlösungen helfen wir Ihnen gerne weiter. Treten Sie mit uns in Kontakt!