Online Shop mit Auftrags-Workflow

Die LUPI Solartechnik GmbH nutzt jetzt Imixs-Office-Workflow für das interne Auftragsmanagement. Zusammen mit der Imixs Software Solutions GmbH wurde eine Plattform entwickelt, welche den Online Shop mit einer modernen Workflow Plattform verbindet. Damit werden die Aufträge jetzt schneller bearbeitet und sogar dynamische Produktempfehlungen individuell berechnet. Hierzu nutzt die Lupi Solartechnik GmbH die neueste Version von Imixs-BPMN um auch komplexe Geschäftsregeln in einem unternehmenseigenen Workflow abzubilden.

Die LUPI Solartechnik GmbH  ist ein modernes mittelständisches Industrieunternehmen, welches sich auf die Entwicklung und Herstellung hochwertiger Wärmetauschsysteme spezialisiert hat. Die Produkte finden vielfältige Anwendungsgebiete, sowohl für den privaten Gebrauch, als auch in der Industrie. LUPI Wärmetauscher werden in Heizsystemen für Ein- und Mehrfamilienhäusern, sowie für die Beheizung von Schwimmbädern eingesetzt.

Durch den Einsatz der modernen Workflow Management Lösung Imixs-Office-Workflow werden unterschiedlichste Anwendungsfälle in der Auftragsabwicklung und Produktion jetzt besser und schneller abgewickelt.

Geschäftsprozesse DSGVO konform abbilden

Mit der neuesten Version von Imixs-Office-Workflow lassen sich nun ganz einfach Geschäftsprozesse DSGVO konform abbilden. 

Die neue Version der Open Source Plattform Imixs-Office-Workflow verfügt jetzt über ein Standard Plugin, um das „Recht auf Vergessenwerden“ rechts-konform abzubilden. Bei der Digitalisierung von Unternehmensprozesse können nun personenbezogene Daten gemäß Art. 17 der DSGVO wahlweise gelöscht oder anonymisiert werden, ohne dass hierzu die Prozessinformationen selbst verloren gehen. Dies erhöht zum einen die Rechtskonformität bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen, zum anderen erlaubt diese moderne Lösung gleichzeitig Unternehmensprozesse nachhaltig zu optimieren.

Im Gegensatz zu vielen Standardlösungen, bei denen Datensätze einfach vollständig gelöscht werden, anonymisiert Imixs-Office-Workflow gezielt einzelne Datenfelder innerhalb eines Geschäftsprozesses. Die Inhalte der Datenfelder können dabei wahlweise anonymisiert oder aber vollständig entfernt werden. Daten die nicht personenbezogen sind bleiben erhalten:

Mit dieser Lösung werden auch langlaufende Geschäftsprozesse DSGVO-konform abgebildet. Die Löschung personenbezogener Daten gemäß Art. 17 der DSGVO ist rechts-konform protokolliert und auf Basis von BPMN 2.0 dokumentiert.  Geschäftsprozesse können somit auch weiter im System verwaltet werden und Unternehmensprozesse langfristig optimiert werden.

Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten der Open Source Plattform Imixs-Office-Workflow.

Neue DMS Lösung von Imixs

Mit Office-DMS stellen wir eine neue DMS Lösung für KMUs vor. DMS-Office ist anders als die sonst üblichen DMS und Archiv Lösungen. Office-DMS verbindet Dokumente und Workflow und stellt damit Geschäftsprozesse in den Vordergrund. Die Lösung basiert auf der Open Source Workflow Plattform Office-Workflow und bietet kleinen und mittelgroßen Unternehmen eine kostengünstige Alternative zu Lizenzkosten pflichtigen DMS Lösungen.

Erfahren Sie mehr.

DSGVO – Mit Imixs-Office-Workflow kein Problem

Mit Eintreten der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) im Mai diesen Jahres werden viele Unternehmen vor die Frage gestellt, wie diese umgesetzt werden muss und was konkret zu tun ist. Imixs-Office-Workflow bietet hier nun eine neue Lösung.

Mit der Datenschutz-Grundverordnung – kurz – DSGVO hat die Europäische Union die Rechtsgrundlage für einen einheitlichen digitalen Binnenmarkt geschaffen. Dadurch  kommen zahlreiche neue Pflichten auf die Unternehmen zu. Gleichzeitig erhalten EU-Bürger mehr Schutzrechte für ihre Daten.

Egal ob Konzern oder Kleinunternehmer, die DSGVO gilt für alle Unternehmen, die in der EU tätig sind. Nachweispflicht, Privacy by Design, Recht auf Vergessenwerden, Meldepflicht bei Verstößen – die Liste ist lang, und es gilt sich rasch auf die Einhaltung der neuen Regeln vorzubereiten. Neben Pflichten und Risiken birgt die Datenschutz-Grundverordnung aber auch viele Chancen: Der einheitliche Rechtsraum verbessert die Aussichten, neue Geschäftsmodelle europaweit zu etablieren. Continue reading

Sind Ihre Unternehmensprozesse revisionssicher?

Nicht erst durch die Neuordnung der GoBD sowie der am März 2018 in Kraft tretenden DSGVO sind die Themen Datenschutz  und Datensicherheit wieder in das Bewusstsein vieler Unternehmen gerückt. Dabei geht es bei diesen Themen nicht allein um die sichere Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten im Zuge der Digitalisierung. Es geht hier vor allem auch um den korrekten Umgang mit Kunden- und Geschäftsdaten.

Der zentrale Punkt in diesem Zusammenhang ist die Revisionssicherheit bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und den damit verbundenen Daten und Dokumenten. Aber was bedeutet Revisionssicherheit in diesem Zusammenhang konkret? Der folgende Abschnitt enthält einige wichtige Informationen dazu. Continue reading

Imixs-Office-Workflow in Version 3.1 freigegeben

Das neue Release von Imixs-Office-Workflow ist jetzt verfügbar. Die Version 3.1  bietet gegenüber der Vorgängerversion verschiedene Layout und Design Verbesserungen, welche die tägliche Arbeit in der Geschäftsprozessmanagement Plattform erleichtern.

Neue Workflows

Darüber hinaus bietet die neue Version von Imixs-Office-Workflow neue und überarbeitete Standardworkflows für das unternehmensweite Aufgabenmanagement. Dazu zählen unter anderem:

  • Protokoll Workflow – zur Verwaltung von Besprechungs- und Sitzungsprotokollen
  • Aufgabenliste – für das Management von Team und Projektaufgaben
  • ToDo – schneller Workflow zur Verteilung von Aufgaben an Kollegen oder im Team

Neue Features

Neue Funktionen, welche die Open Source Lösung ab Version 3.1 bietet, sind:

  • Textbausteine – zur dynamischen Verwaltung von Textblöcken innerhalb der Workflows. Diese können beispielsweise als E-Mail Vorlagen oder für Arbeitsanweisungen genutzt werden.
  • Schnelles Einfügen von Bildern und Fotos
    Der integrierte Editor bietet jetzt auch die Möglichkeit Bilder und Graphiken direkt über die Zwischenablage in eine Aufgaben oder einen Protokollpunkt einzufügen. Damit wird die Erfassung von Aufgaben mit Bildinhalten deutlich verbessert.

 

DMS mit Imixs-Office-Workflow

Seit Version 3.0 bietet die Open Source Geschäftsprozess Management Plattform Imixs-Office-Workflow eine erweiterte DMS Workflow Funktion (Dokumenten Management System). Mit Hilfe dieser Funktion verwalten und finden Sie Ihre Dokumente schnell und effizient.

DMS Workflow

Geschäftsprozesse stehen meist in enger Verbindung zu Dokumenten, die sowohl von außerhalb des Unternehmens eintreffen (z.B. Eingangsrechnungen) als auch innerhalb des Unternehmens entstehen (z.b. Ausgangsrechnungen). Je nach Art des Dokuments durchlaufen diese meist unterschiedliche Geschäftsprozesse. So müssen beispielsweise Angebote die vom Vertrieb erstellt wurden ggf. von der Produktion oder dem Controlling geprüft und freigegeben werden, bevor diese das Unternehmen verlassen. Hier ist eine lückenlose Dokumentation des Arbeitsablaufs unerlässlich. Für ISO zertifizierte Unternehmen sind  diese Dokumenten-Workflows meist als Verfahrensanweisungen im QS-Handbuch hinterlegt. Mit Hilfe von Imixs-Office-Workflow werden nun diese Verfahrensanweisungen digitalisiert und so für alle Mitarbeiter im Unternehmen ausführbar gemacht werden. Der Vorteil: die Workflow Management Software kümmert sich um die Prozessdokumentation und die korrekte Verteilung der Arbeitsvorgänge – gekoppelt an die Arbeitsanweisungen – im Unternehmen.

Arbeitsschritte lückenlos dokumentieren

In jedem einzelnen Arbeitsschritt werden durch die Workflow Software die Dokumente geprüft und ggf. in einem sicheren Archiv abgelegt. Sämtliche Bearbeitungsschritte werden dabei automatisch protokolliert. Auch der Zugriffsschutz auf Dokumente unterliegt dabei automatisch den zuvor festgelegten Regeln. Damit stellen Sie sicher, dass nur die am Prozess beteiligten Akteure und verantwortlichen Personen diese Dokumente später verändern oder einsehen können.

Die DMS Funktion von Imixs-Office-Workflow erleichtert aber nicht nur die Ablage, sondern auch das Wiederfinden der Dokumente. Über die Volltextsuche kann nach beliebigen Schlagworten aus dem Geschäftsprozess gesucht werden. Dabei orientiert sich die Suche an moderner Suchmaschinen-Technologie, wie wir es von Google gewohnt sind. Um eine Rechnung wiederzufinden muss man nicht mehr die Rechnungsnummer oder das Schlagwort kennen, welches der Kollege bei der Ablage des Dokuments verwendet hat. Es genügt eine Eingabe des aktuellen Kontextes in dem wir uns befinden, um das gesuchte Dokument zu finden:

„Eingangsrechnung Imixs in Freigabe Müller“

Mit dieser Suchanfrage werden automatisch alle Eingangsrechnungen der Firma Imixs angezeigt, die sich noch in der der Freigabe befinden und durch den Mitarbeiter Müller bearbeitet wurden.

DMS Workflow

DMS Workflow

Mithilfe der DMS Funktion von Imixs-Office-Workflow verwalten Sie Ihre Dokumente intelligenter und nutzen gleichzeitig die Vorteile einer professionellen integrierten Geschäftsprozess Management Lösung.

Erfahren Sie mehr über diese Möglichkeiten Imixs-Office-Workflow im eigenen Unternehmen zu nutzen. Über eine Service Subscription steht Ihnen nicht nur eine Workflow Management Lösung zur Verfügung, sondern auch ein professioneller Support, der es Ihnen erleichtert Ihre Geschäftsprozesse und Dokument schnell und zuverlässig im Unternehmen zu verwalten. Imixs-Office-Workflow ist eine lizenzkostenfreie Open Source Lösung.

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Es muss nicht immer SharePoint sein

In der aktuellen Ausgabe des IT Directors berichtet das Fachmagazin über eine neue Studie, welche den Reifegrad von Workflow-Management innerhalb der Microsoft Plattform SharePoint untersucht hat . Die Group Business Software (GBS) kommt darin zu dem Ergebnis, dass  über 70% der befragten Unternehmen eine zusätzliche Softwarelösung für die Abdeckung der Workflow Funktionalität einsetzen. Nur ein Drittel der Unternehmen findet die Workflow Möglichkeiten für ausreichend. 49% aller befragten Unternehmen verwenden eine eigene, von SharePoint unabhängige Lösung, um Geschäftsprozesse im Unternehmen abzubilden. Continue reading

Mehr Produktivität, weniger Fehler

Prozessqualität für die Industrie

In einem Anwendungsbericht des Fachmagazins Elektronik Produktion + Prüftechnik berichtet die Dr. Dietrich Mueller GmbH über die Vorteile einer zentralen Workflow Management Plattform. Der Anwendungsbericht zeigt die Einsatzmöglichkeiten und Vorteile der Web Plattform Imixs-Office-Workflow und wie mit Hilfe der Open Source Technologie Angebots- und Produktionsprozesse optimiert und nachhaltig verbessert werden.

Version 3.0.2 freigegeben

Die neue Version 3.0.2 von Imixs-Office-Workflow ist nun offiziell freigegeben. Das neue Release verwendet das neueste Release der Imixs-Workflow Engine (Version 4.1.1) und enthält zahlreiche Verbesserungen und Optimierungen.

Die neue Version der Open Source Workflow-Suite ist über Github verfügbar.