Belegerfassung per E-Mail

Seit dem Jahr 2011 werden vom Gesetzgeber über das Steuervereinfachungsgesetz elektronische Rechnungsbelege einer klassischen Papierrechnung gleichgesetzt. Damit können entsprechende Belege ohne digitale Signatur auf einfache Weise zwischen Unternehmen auch per E-Mail ausgetauscht werden. Es ergeben sich dadurch eine Vielzahl von Vereinfachungen und Optimierungsmöglichkeiten bei der Belegerfassung, die zu einer Zeit- und Kostenersparnis führen. Jedoch setzen immer noch viele Unternehmen bei der Rechnungseingangsbearbeitung auf papierbasierte Abläufe mit einer manuellen Kontrolle und Erfassung ihrer Belege. Der Grund hierfür sind oft sehr unterschiedliche Geschäftsabläufe bei der Bearbeitung von Belegen im Unternehmen. Continue reading

Version 2.7.0 von Imixs-Office-Workflow freigegeben

Mit der jüngsten Version von Imixs-Office-Workflow bietet die Open Source Plattform für Geschäftsprozessmanagement eine Vielzahl von Verbesserungen. Hierzu zählt unter anderem die Optimierung der Webanwendung für die Benutzung über Smartphones und Tablet PCs. Damit können Geschäftsprozesse und Aufgaben bequem von unterwegs überwacht und bearbeitet werden.
Eine weitere Verbesserung stellt die überarbeitete Funktion zur Verwaltung von Besprechungs- und Sitzungsprotokollen dar. Über einen entsprechenden Workflow können so interne Besprechungsprotokolle verwaltet werden. Die Funktion kann unter anderem auch dafür genutzt werden, Besprechungen mit Kunden oder Lieferanten zu protokollieren und freigegebene Protokolle zu verteilen. Typische weitere Einsatzgebiete von Imixs-Office-Workflow sind:

  • Genehmigungsworkflows
  • Rechnungseingangskontrolle
  • Beschaffungsmanagement
  • Personalmanagement
  • Optimierung von Angebots- und Auftragsabwicklung
  • Qualittätsmanagement

Informationen über die Vorteile der Open Source Lösung Imixs-Office-Workflow finden Sie hier. Neben diesen Verbesserungen bietet Imixs-Office-Workflow in der neuen Version 2.7.0 verschiedene Optimierungen in der Verarbeitung von Workflows durch den Einsatz der jüngsten Version der Open Source Workflow Engine Imixs-Workflow. Weitere Informationen über Imixs-Workflow finden Sie unter http://www.imixs.org

AEO mit Foreign-Trade-Office

Der Authorized Economic Operator (AEO) ist eine Zollkodex-Durchführungsverordnung (ZK-DVO), welche von allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Gemeinschaft angenommen wurde. Ziel ist die Absicherung der durchgängigen internationalen Lieferkette („supply chain“) vom Hersteller einer Ware bis zum Endverbraucher. Der Status eines zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten ist in allen Mitgliedstaaten gültig und zeitlich nicht befristet. Die Zollkodex-Durchführungsverordnung sieht drei Arten des Authorized Economic Operator (AEO) vor, welche für Unternehmen verschiedene zeitliche und dadurch finanzielle Vorteile bei der Zollabwicklung bieten.

Sämtliche Prozesse, welche für das Monitoring und das Management der AEO Zertifizierung notwendig sind, können mit Hilfe der Softwareplattform „Foreign Trade Office“ der Imixs-Software Solutions GmbH umgesetzt werden. Hierzu werden die entsprechenden Geschäftsprozesse und Informationsobjekte in diese Workflow Plattform integriert und das System individuell an die Prozesslandschaft von Unternehmen erweitert und angepasst.

aeo-overview

Continue reading

Genehmigungen zuverlässig organisieren

Im täglichen Arbeitsleben stoßen wir auf eine Vielzahl von Arbeitsabläufen in denen Genehmigungen eine wichtige Rolle spielen. Dies beginnt beim Urlaubsantrag an den Vorgesetzten, über die Freigabe einer Reisekostenabrechnung hin zu komplexen Genehmigungsworkflows nach dem vier-Augen-Prinzip – zum Beispiel bei einer Budgetfreigabe.

Damit solche Genehmigungen reibungslos funktionieren, müssen in einem Unternehmen Regeln und Zuständigkeiten vereinbart werden. Nur so können Mitarbeiter eine benötigte Freigabe oder Genehmigungen auch mit den richtigen Informationen bei den verantwortlichen Personen einholen.  Ein klar definierter Genehmigungsworkflow umfasst dabei folgende Aspekte:

  • Die Dokumentation des Vorgangs
  • Die Weiterleitung des Vorgangs
  • Die Überprüfung des Vorgangs

Ein Workflow Management System hilft dabei, solche Unternehmensabläufe zuverlässig zu organisieren und die Einhaltung durch zuvor definierter Regeln zu gewährleisten. Continue reading

Neue Version 2.6.0 freigegeben

office-sceen-2-6-0pngIn diesen Tagen wurde die neueste Version von Imixs-Office-Workflow in der Version 2.6.0 freigegeben. Das neue Release zeichnet sich durch zahlreiche Verbesserungen im Bereich Workflowmanagement und BPMN Modellierung aus.

So können jetzt mit BPMN komplexe Geschäftsprozesse mit Hilfe von Collaboration Diagrammen modelliert werden, in denen parallel mehrere unterschiedliche Workflowgruppen in verschiedenen Pools zusammengefasst werden.

Zusammen mit der Einführung der Imixs-Workflow Engine in Version 3.6 wurde auch die integrierte Volltextsuche auf Basis von Apache Lucene überarbeitet und verfügt jetzt über ein besseres Verhalten in Mulit-Thread Umgebungen. Daneben wurden zahlreiche Verbesserungen in der Verarbeitung von Geschäftsprozessen und Geschäftsregeln eingeführt.

Version 2.6.0 verfügt über ein neues Design in denen Benutzer persönliche Icons installieren können. Auch werden nun sogenannte Font-Icons unterstützt, wodurch laufende Aufgaben besser visualisiert werden können.

Die Imixs Software Solutions GmbH bietet verschiedene Service Subscription Modelle an, um Unternehmen bei der Einführung einer professionellen Geschäftsprozessmanagement Plattform zu unterstützen.

Erfahren Sie mehr über das Servicekonzept von Imixs-Office-Workflow.

Pressemeldung vom 29.Feb. 2016

 

Fuhrparkmanagement im Unternehmen

Fahrzeuge und Mobilität gewinnen in der modernen Wirtschaft trotz Digitalisierung und Vernetzung eine zunehmende Bedeutung. Viele Wirtschaftszweige hängen nicht nur direkt von der Automobilindustrie ab – in Bezug auf den Herstellungsprozess – sondern nutzen Fahrzeuge als eine wesentliche Ressource in Ihrem Wertschöpfungsprozess. Das Fuhrparkmanagement wird für Unternehmen so immer wichtiger um auf der einen Seite Kosten zu sparen und auf der anderen Seite die Nutzung von Fahrzeugen – Stichwort Car-Sharing –  im Unternehmen zu optimieren. So gibt es eine Vielzahl von Geschäftsprozessen im Unternehmen bei denen in der Wertschöpfungskette das Fahrzeug eine zentrale Rolle einnimmt. Continue reading

BPMN als Brücke zwischen Business und IT

Um eine Brücke für ein erfolgreiches Geschäftsprozessmanagement zwischen Business und IT zu schlagen, können mit Hilfe von BPMN Geschäftsprozesse auf Basis einer prozessgesteuerten Architektur entworfen werden. Damit werden Geschäftsprozesse nicht nur verständlicher, sondern zugleich auch ausführbar.

Die ‘Business Process Model and Notation’ – kurz BPMN – ist zwischenzeitlich die erste Wahl, wenn es darum geht Geschäftsprozesse und technische Abläufe zu modellieren. Diese graphische Notation für Geschäftsprozesse birgt viele Chancen um Unternehmensabläufe nachhaltig zu optimieren. Das Management wird mit Hilfe von BPMN in die Lage versetzt, Unternehmensprozesse nicht nur in einem standardisierten Format zu dokumentieren, sondern diese Modelle auch in einer Workflow Engine zur Anwendung zu bringen. Während bei monolithischen IT Systemen die Geschäftsprozesse mehr oder weniger hart codiert in der Software vorliegen und durch das Management kaum beeinflussbar sind, können mit Hilfe von BPMN Geschäftsprozesse innerhalb einer Workflow Management Suite nicht nur ausgeführt, sondern permanent optimiert und verbessert werden. Kostspielige Änderungen an der vorhandenen Software entfallen. Die Nutzung eines graphischen Modells führt also nicht nur zu einer erheblichen Verbesserung des Prozessdenkens und der Transparenz bei der Planung und Ausführung von Prozessen, sondern trägt auch dazu bei, die Implementierungsdauer von Geschäftsprozessen zu verkürzen. Continue reading

Geschäftsprozess­modellierung mit BPMN

Mit der neuesten Version des BPMN Modellierungswerkzeugs Imixs-BPMN können Geschäftsprozesse jetzt nach dem BPMN Standard modelliert und sofort in Imixs-Office-Workflow ausgeführt werden.

bpmn_screen_00

BPMN bietet Unternehmen den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer beschreiben und dokumentieren zu können. Durch die leicht verständliche Notation können auch komplexe Unternehmensabläufe für alle Beteiligte transparent dargestellt und verstanden werden. Mit Hilfe von Imixs-BPMN lassen sich diese Prozesse direkt innerhalb der Workflow Management Lösung Imixs-Office-Workflow ausführen.

Imixs-BPMN basiert auf dem BPMN 2.0 Standard und unterstützt damit den vollen Umfang der Prozess Notation. Bestehende Modelle lassen sich leicht in das Tool importieren und anpassen. Dabei können die technischen Details eines Geschäftsprozesses bequem über komfortable Dialoge erfasst werden.

BPMN

Durch die intelligente BPMN Schnittstelle von Imixs-Workflow können Prozessmodelle frei modelliert werden und unterliegen keinen technischen Beschränkungen durch die Prozess-Engine. Damit steht die Dokumentation von Prozessabläufen im Unternehmen klar im Vordergrund.

Die Imixs GmbH beteiligt sich aktiv bei der Entwicklung der Eclipse BPMN Plattform und bietet mit Imixs-BPMN eine optimale Lösung zur Dokumentation und Ausführung von Geschäftsprozessen in einer professionellen Workflow Suite.

 

Verwaltung von Aufgaben- und Statuslisten

Ein Workflow Management System (WFMS) wie Imixs-Office-Workflow eignet sich besonders für die flexible Verwaltung von Aufgaben im Unternehmen. Durch die Definition von Workflows kann so die Bearbeitung der Aufgaben innerhalb eines Teams oder eines Projekts optimiert werden. Die Möglichkeiten die sich durch den Einsatz einer solchen Lösung ergeben sind sehr vielfältig und lassen sich individuell an den Anforderungen eines Unternehmens ausrichten. So kann zum Beispiel die Darstellung der offenen oder aktuellen Aufgaben je nach Art der Anwendungsintegration individuell gestaltet werden. Aufgaben können sowohl innerhalb der Workflow Management Lösung bearbeitet werden, als auch von externe Anwendungssystemen abgerufen werden. Continue reading