Steuerliche Beratung im Zeitalter der Digitalisierung bedeutet weit mehr als nur Belege zu scannen und diese in einem Archiv abzulegen. Heute geht es vor allem darum, auf die ständig steigenden individuellen Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen schnell zu reagieren und dabei die Prozesse im Blick zu behalten.
In Zusammenarbeit mit der Imixs GmbH hat die KRIEGER Gruppe mit Sitz in Frankfurt ein umfassendes Digitalisierungskonzept names KRIEGER Integrated Management System 4.0 (KIMS 4.) erarbeitet, welches die Unternehmensprozesse seiner Mandanten nahtlos in eine ganzheitliches Beratungskonzept integriert.
Das Ziel der Softwarelösung war es, eine einheitliche zentrale Prozessplattform zu etablieren, über die sämtliche Abläufe im Bereich Rechnungseingangskontrolle, Belegerfassung, Prüfung, Freigabe und Buchung und Zahlung gesteuert und kontrolliert werden können. Auf Basis der Prozessmanagementlösung Imixs-Office-Workflow können nun sowohl interne als auch mandantenbezogene Arbeitsabläufe digitalisiert werden. Zusammen mit dem Management der KRIEGER Gruppe wurden die dazu nötigen Prozessabläufe in technisch ausführbare Prozessmodelle überführt und an die eigene Organisationsstruktur angepasst.
Die auf die Immobilienbranche spezialisierte KRIEGER-Unternehmensgruppe mit rund 8 Milliarden Euro Assets under Management bietet mit rund 70 Mitarbeitern in den Bereichen Steuern, Rechnungswesen, Wirtschaftsprüfung, Rechts- und Immobilienberatung Dienstleistungen aus einer Hand an und ist in Frankfurt, Berlin, Luxemburg und Lampertheim vertreten.
Zitat Dragan Jeftic, Geschäftsführer, KRIEGER GmbH Immobilienmanagement Gesellschaft
„Durch den interdisziplinären und integrierten Beratungsansatz der KRIEGER Gruppe werden sämtliche Prozessabläufe von der Belegerfassung bis hin zum Jahresabschluss abgeleitet. Wesentlich hierbei ist vor Allem, dass wichtige Buchungsinformationen am Prozessanfang abzugreifen, um am Ende eine belastbare Auswertung im Reporting erstellen zu können. So wurde bspw. die Kostenstellenbuchhaltung, bei der Kostenpositionen bis auf die Verwaltungseinheit heruntergebrochen, sowie die Umlegbarkeit und nicht Umlegbarkeit der Ausgaben, bereits bei der Belegerfassung implementiert.
Bei diesem klar strukturierten und ganzheitlichen Ansatz arbeitet der Property Manager, der für die Objektbuchhaltung verantwortlich ist, über entsprechende Schnittstellen und eine einheitliche Datenplattform eng mit dem Steuerberater, der die Steuererklärung der Objektgesellschaft erstellt, zusammen. Durch die Aggregation von unterschiedlichen Datenmengen ist es der KRIEGER Gruppe gelungen, die Welt des bilanziellen und des cash-basierten Buchungswerks im KIMS 4.0 Reporting-Dashboard zusammenzuführen. Das bedeutet im Endergebnis u.a. Qualitäts- und Transparenzgewinn, neue Reporting- bzw. Auswertungsmöglichkeiten und 24/7 Zugriff auf alle wesentlichen Objektunterlagen durch webbasierte Systeme.”
Prozessmanagement mit BPMN 2.0
Über den modellgetriebenen Ansatz der Prozessmanagement Suite Imixs-Office-Workflow können so verschiedenste Arten von Freigabeprozessen schnell und individuell umgesetzt werden. Auch komplexe mandantenbezogene Geschäftsprozesse lassen sich durch individuelle Geschäftsregeln an die Compliance Richtlinien des jeweiligen Mandanten anpassen. Möglich wird dies durch den BPMN 2.0 Standard, der die graphische Modellierung von Geschäftsprozessen erlaubt.
Compliance Richtlinien
Imixs-Office-Workflow ermöglicht eine schnelle und zuverlässige Bearbeitung, Prüfung und Freigabe von Rechnungseingängen. Anhand von individuellen Prozessmodellen werden sämtliche Vorgänge überwacht und gegebenenfalls umgeleitet. Überschreitet beispielsweise die Bearbeitungsdauer eines Vorgangs einen zuvor festgelegten Zeitraum, wird der Vorgang automatisch an den Prozessverantwortlichen eskaliert. Dieser kann dann den Vorgang sofort weiter bearbeiten. Der genaue Ablauf eines Prüf- oder Freigabeprozesses wird in der Prozesshistorie dokumentiert, so dass jederzeit von jedem Mitarbeiter eine Auskunft über den aktuellen Bearbeitungsstand gegeben werden kann. Auch auf unerwartete Ereignisse, wie den Ausfall eines Mitarbeiters durch Krankheit, reagiert das Workflow Management System sofort. Über die Delegation werden Vorgänge automatisch an einen Vertreter weitergeleitet.
Schnittstellen
Die Digitalisierung der Belege wird durch technische Schnittstellen weiter unterstützt. Eingangsrechnungen werden automatisiert eingescannt und erkannt. Belegdaten werden zur Zahlungsautomatisierung im SEPA Standard verarbeitet und in das Online Banking integriert. Die Übergabe an DATEV erfolgt sowohl im Belegbild als auch mit den dazugehörigen Buchungsinformationen.
Geringere IT Kosten durch Virtualisierung
Imixs-Office-Worfkflow wird als „Platform as a Service (PaaS)“ auf Basis von Docker und Kubernetes betrieben. Dieser Ansatz ermöglicht den Betrieb in lokalen Rechenzentren und unterstützt damit auch die jüngsten Anforderungen der DSGVO sowie die EU ePrivacy Richtlinie.
Bei Imixs-Office-Workflow handelt es sich um eine Open Source Technologie. So werden IT Kosten nachhaltig gesenkt und gleichzeitig neue Möglichkeiten der Digitalisierung eröffnet. Erfahren Sie mehr.
Danke, dass Sie erklärt haben, wie Steuerberatung im Zeitalter der Digitalisierung auf die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen reagieren soll. Mein Bruder hat Anfang dieses Jahres ein kleines Unternehmen gegründet und hat Probleme mit der Verwaltung der Steuern. Ich werde ihm sagen, er soll mit einem Steuerberater sprechen, damit er Hilfe für sein Unternehmen bekommt.