Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen rückt heute zunehmend in den Mittelpunkt moderner Unternehmen. Heute werden viele Arbeitsprozesse – wenn nicht sogar die meisten – nicht mehr nur von einem zentralen Standort aus durchgeführt. Daher ist die Verteilung von Dokumenten und Informationen ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Die vermehrte Nutzung von Home-Office Arbeitsplätzen hat diesen Trend weiter verstärkt.
Worum geht es bei der Digitalisierung von Unternehmensprozessen und worauf ist hier besonders zu achten? Wo lohnt es sich Prozesse zu digitalisieren und mit welchem Aufwand ist dies verbunden?
Digitalisierung und Workflow
Zunächst geht es bei jeder Digitalisierung eines Geschäftsprozesses darum, durch die Definition eines Workflows festzulegen, wie Dokumente und Daten im Unternehmen verteilt, bearbeitet und geprüft werden können. Dabei geht es immer auch um die klare Definition eines konkreten Unternehmensziels, welches zu erreichen ist. Beispiele hierfür sind:
- Verkürzung der Bearbeitungszeit
- Verbesserung der Kommunikation
- besserer Informationsfluss im Unternehmen
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie z.b. die DSGVO
Das Imixs-BPM-Metamodell definiert 5 Fragestellungen, welche dabei helfen konkret einen Workflow zu beschreiben:
1) Warum soll der Prozess digitalisiert werden?
Zunächst geht es darum, klare Ziele für einen Prozess zu definieren. Die Frage ist, warum brauchen wir den Prozess? Warum treten heute Probleme auf, und warum gibt es bisher keine Lösung dafür? Diese Frage bildet den Kontext für das weitere Vorgehen.
2) Worin besteht die Zentrale Aufgabe?
Was ist die Kernaufgabe für diesen Prozess? Eine klare Antwort auf diese Fragestellung hilft allen beteiligten Akteuren den Prozess und die dahinter liegende Aufgabe besser zu verstehen. Sollten Sie mehrere Antworten auf diese Frage finden, können Sie den Workflow entsprechend aufteilen und verfeinern.
3) Wer ist verantwortlich?
Jeder Arbeitsschritt sollte von einer klar definierten Rolle (Akteur) innerhalb der Organisation ausgeführt werden. Jeder Akteur ist allein für die korrekte Abwicklung der Aufgabe verantwortlich. Nur so vermeiden Sie, dass Aufgaben unerledigt liegen bleiben, da sich keiner dafür zuständig fühlt.
4) Was ist zu tun wenn es nicht klappt?
Nicht immer kann eine Aufgabe wie geplant durchgeführt oder abgearbeitet werden. Was passiert wenn die Bearbeitung unterbrochen werden muss? Kann eine begonnene Aufgabe von einem anderen Akteur fortgesetzt werden? Wie viel Zeit sollte verstreichen bis ein Problem gemeldet wird?
5) Was kommt als nächstes?
Diese Fragestellung schließt den Workflow ab, indem sie den nächsten Workflow startet. Ein Prozess ist immer ein Zyklus, der die Entwicklung neuer Prozesse mit sich bringt. Die Beantwortung dieser Frage hilft Ihnen, den Prozess ganzheitlich zu betrachten.
Welche Unternehmensbereiche können digitalisiert werden?
Sind die Ziele eines Geschäftsprozesses festgelegt, stellt sich die Frage, welche Abläufe im Unternehmen überhaupt für eine Digitalisierung in Frage kommen. Es können hier zwei unterschiedliche Bereiche betrachten werden:
- Digitalisierung von Dokument basierten Workflows
- Optimierung von Teil-digitalisierten Prozessen
Digitalisierung von Dokument basierten Workflows
Bei der Digitalisierung von Dokument basierten Wokflows stehen Geschäftsdokumente wie zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen oder Prüfprotokolle im Vordergrund. Ziel ist es, noch auf Papier basierte Dokumente zu digitalisieren oder bereits digital vorliegende Dokumente, beispielsweise E-Mails mit Dateianhängen, in einen Workflow zu überführen.
Der automatische Import von eingescannten Dokumenten oder die Abfrage eines zentralen E-Mail Postfachs stellen hier Möglichkeiten für eine rasche Bearbeitung dar. Die Überprüfung der Dokumente sowie die Datenübertragung in andere Systeme ist hier die zentrale Aufgabe.
Künstliche Intelligenz
Maschinelles Lernen und Künstliche Intelligenz unterstützen den Anwender bei der Überprüfung von Dokumenten und erleichtern die Datenerfassung durch KI-basierte Vorschläge. Das Imixs-ML System stellt hier eine leistungsfähige Schnittstelle bereit, mit deren Hilfe sich individuelle Anforderungen an eine automatisierte Datenerfassung schnell umsetzen lassen. Durch ein integriertes Trainingsmodul wird die KI automatisch täglich optimiert und steigert so kontinuierlich die Prozessqualität.
Optimierung von Teil-digitalisierten Prozessen
Neben der Digitalisierung von Dokument basierten Prozessen stellen Teil-digitalisierte Prozesse häufig die größte Herausforderung im Unternehmen dar. Es handelt sich dabei um Prozesse, die bereits teilweise digitalisiert wurden oder sich über sogenannte Ad-Hoc Workflows in die Arbeitswelt eingeschlichen haben. Hier geht es um die häufig anzutreffenden Excel-Sheets, welche per E-Mail im Unternehmen verteilt, kopiert und abgelegt werden. Der Bearbeitungsstand ist meist intransparent, eine klare Zuordnung der Aufgaben fehlt und häufig weisen solche Dokument unvollständige Daten auf oder gehen ganz verloren. Durch die Einführung eines integrierten Geschäftsprozess Management Systems können diese Workflows strukturiert und standardisiert werden. Diese Prozesse helfen dann Zeit und damit Kosten einzusparen.
Offene Schnittstellen
Aber auch der Austausch von Daten zwischen den verschiedenen IT Systemen eines Unternehmens ist eine Herausforderung in der Digitalisierung. Häufig müssen Schnittstellen angepasst werden, um eine einheitliche Datensicht zu ermöglichen. Offene Industrie Standards sind hier eine wesentliche Voraussetzung für das Gelingen der eigenen Digitialisierungsstrategie. Offene Schnittstellen auf Basis von Open Source bieten hier in der Regel erhebliche Vorteile gegenüber proprietären Datenschnittstellen oder helfen dabei gar einem Vendor-Lock-In zu entgehen. Die Imixs-Workflow Technologie, welche ausschließlich auf Open Source basiert, stellt hier eine kosteneffizente und transparente Lösung bereit, um schnell IT Landschaften zu verbinden.
BPMN
Die Business Process Modelling Notation – kurz BPMN – bietet einen Standard für die Beschreibung von Geschäftsprozessen dar. Mit Hilfe von BPMN lassen sich Geschäftsprozesse nicht nur dokumentieren, sondern es können gleichzeitig auch technische Details und Schnittstellen darüber beschrieben werden. So können beispielsweise durch die Definition von Wertegrenzen unterschiedliche Freigabewege definiert werden oder Schnittstellen zu anderen IT Systemen beschrieben werden.
Imixs-Documents
Wie kann die eigene Digitalisierungsstrategie in die Praxis umgesetzt werden? Welche Kosten und Ressourcen sind damit verbunden? Kann ein entsprechendes Softwaresystem selbst betrieben werden oder ist eine Cloud Lösung die bessere Alternative?
Pauschale Antworten auf diese Fragen sind schwer zu finden. Als Open Source Unternehmen befassen wir uns seit Jahren mit der Entwicklung moderner und offener Geschäftsprozess Management Lösungen. Unser Ziel ist es die Einführungskosten niedrig zu halten und mit einer offenen Plattform gleichzeitig eine nachhaltige Lösung zu schaffen, mit der auch komplexe Unternehmensprozesse umsetzbar sind.
Mit der Softwareplattform Imixs-Documents stellen wir eine Open Source Lösung bereit, welche einen schnellen und kostengünstigen Einstieg in das Prozessmanagement ermöglicht. Die Lösung basiert auf offenen Standards und kann jeder Zeit erweitert und an individuelle Anforderungen angepasst werden, ohne dabei hohe Lizenz- oder Entwicklungskosten auszulösen. Als Anbieter von CLoud Lösungen bieten wir Imixs-Documents für den Betrieb in der private cloud oder im eigenen Rechenzentrum an. Datensicherheit und der DSGVO konforme Umgang mit Daten und Dokumenten steht dabei im Vordergrund.
Zu den zentralen Funktion von Imixs-Documents gehören:
- Zentrales Aufgabenmanagement
- Individuelle Workflows auf Basis von BPMN 2.0
- Integriertes Dokumenten Management
- Langzeitarchivierung – DSGVO konform
- Automatischer Dokumenten Import
- Künstliche Intelligenz für die Datenerfassung
- Integriertes Organisationsmanagement
- Individuelle Zugriffskontrolle für vertrauliche Daten
- 100% Open Source
Gerne beraten wir Sie, wie Sie Imixs-Documents im eigenen Unternehmen einsetzen können oder stellen Ihnen in einer Webkonferenz die Vorteile vor.