Mit dem Ausgangsrechnungsmanagement werden alle Abläufe rund um die Erstellung, Prüfung und Verarbeitung von Ausgangsrechnungen im Unternehmen abgebildet. Die Digitalisierung dieser Abläufe garantiert eine effiziente, kostengünstige und zuverlässige Abwicklung in Unternehmen. Die Ausgangsrechnung ist ein Teilprozess des Vertriebs- und Rechnungswesens.
Kosteneinsparung
Durch die elektronische Generierung und den Versand von Ausgangsrechnungen per E-Mail reduzieren sich Druck-, Versand- und Bearbeitungskosten im Unternehmen.
Fehlervermeidung
Die automatisierte Rechnungserstellung und die intelligente Verknüpfung über Schnittstellen mit anderen Systemen hilft Fehler bei der Rechnungslegung zu vermeiden.
GoBD
Ein digitales Ausgangsrechnungsmanagement stellt zudem sicher, dass alle ausgehenden Rechnungen ordnungsgemäß erfasst, geprüft und archiviert werden und somit GoBD konform im Unternehmen verarbeitet werden.
Ausgangsrechnungsmanagement mit Imixs-Office-Workflow
Imixs-Office-Workflow bietet mit seinen Workflow Vorlagen und Schnittstellen vielfältige Möglichkeiten das Ausgangsrechnungsmanagement im Unternehmen effizient und kostengünstig zu digitalisieren. Durch die individuelle Gestaltung der Geschäftsprozesse ermöglicht die Lösung die effiziente Organisation, Speicherung und den schnellen Zugriff auf Rechnungsdokumente, was die Arbeitsabläufe auf allen Ebenen optimiert und die Suche nach Informationen erleichtert.
Erstellung von Rechnungsdokumenten
Ausgangsrechnungen können sowohl automatisiert über eine ERP Schnittstelle generiert werden, als auch durch die Verwendung von Office Vorlagen online bearbeitet werden. Imixs-Office-Workflow nutzt ausschließlich Open Source Komponenten, was die Anschaffung zusätzlicher Office Lizenzen und den damit verbundenen Kosten vermeidet. Rechnungsdokumente können direkt online bearbeitet und korrigiert werden.
Prüf- und Freigabe-Workflows
Bei einem digitalen Ausgangsrechnungsmanagements können zusätzliche Prüf- und Freigabe Workflows abbilden werden. Dies trägt zu einer höheren Qualität im Rechnungswesen bei und hilft Fehler bei der Rechnungsstellung zu vermeiden.
Imixs-Office-Workflow basiert auf dem BPMN 2.0 Standard. Damit lassen sich alle Arten von Prüf und Freigabeprozesse graphisch individuell abbilden und steuern. Neben der Reihenfolge – also wer wann was prüfen muss – können auch individuelle Geschäftsregeln berücksichtigt werden. Beispielweise Wertgrenzen, Kostenarten oder Projektverantwortlichkeiten. Damit lässt sich die Verteilung von Rechnungen im Unternehmen optimieren und eine Doppelverarbeitung oder das Fehlen von Prüfschritten vermeiden.
Mahnwesen
Das Ausgangsrechnungsmanagement ist eng mit dem Mahnwesen verknüpft. Dabei ist das Mahnwesen in erster Linie darauf ausgerichtet, den Prozess bei Zahlungsverzug durch Mahnungen und Inkassoverfahren zu optimieren und unter anderem ausstehende Zahlungen schneller einzuziehen um so die Liquidität des Unternehmens zu verbessern. Imixs-Office-Workflow stellt auch hierfür individuelle Workflowmodelle bereit.
Cash Management
Durch die Verknüpfung des Ausgangsrechnungsworkflows mit dem Cash Management können auch verschiedene Lastschriftverfahren abgebildet werden. Über die Imixs SEPA Schnittstelle lassen sich entsprechende Workflows flexibel erstellen.
DATEV Schnittstelle
Nach Erstellung und Prüfung der Ausgangsrechnung können die Daten automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Über die Imixs DATEV Schnittstelle kann dieser Vorgang nahtlos in die bestehende IT Infrastruktur eingebunden werden.
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Schnittstellen
- DATEV Schnittstelle – Buchhaltung
- SEPA Schnittstelle – Bank
- Debitoren Schnittstelle – Buchhaltung
Wir unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse
Mit unserer individuellen Service Subscription unterstützen wir Sie gerne bei der Digitalisierung Ihres Ausgangsrechnungsmanagements. Hierbei greifen wir auf eine Vielzahl von vorgefertigten Prozessen zurück, welche eine schnelle Umsetzung garantieren.