Rechnungscontrolling – Eingangsrechnungen einfacher managen

Mit Hilfe eines intelligenten Rechnungscontrollings werden die Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit Eingangs- und Ausgangsrechnungen deutlich verbessert. Dabei geht es weniger um die Frage wie eine Rechnung mit Hilfe der Buchhaltungssoftware erfasst, der Zahlungseingang verbucht oder die Onlineüberweisung ausgeführt wird, sondern darum, welche Abläufe im Unternehmen für die reibungslose Kontrolle und Bearbeitung von Rechnungen eigentlich notwendig sind. Diese Abläufe sind in jedem Unternehmen unterschiedlich und richten sich nach der Größe oder der Anzahl an Vorgängen die es zu bearbeiten oder zu prüfen gibt. Zusammengefasst wird dies unter dem Begriff Rechnungscontrolling. Damit wird der Geschäftsprozess bezeichnet der alle Arbeitsschritte (Workflow) umfasst, die mit der Prüfung, Buchung und Zahlung von Rechnungen zu tun haben.

Die einzelnen Abläufe sind in einem Unternehmen den verantwortlichen Mitarbeitern meist bekannt und funktionieren mal mehr, mal weniger gut. Schwierigkeiten treten oft dann auf, wenn mehrere Mitarbeiter an einem Vorgang beteiligt sind oder bestimmte Kriterien und Regeln für die Prüfung oder Freigabe einer Zahlung zu beachten sind. Mit Hilfe einer sogenannten Geschäftsprozessmanagement Software werden diese Abläufe beschrieben und einheitlich ausgeführt. Ein Workflow Management System hilft Mitarbeitern, solche Prozesse anzustoßen und fasst die einzelnen Aufgaben in Aufgabenlisten zusammen. Viele Arbeitsschritte die zuvor manuell oder per E-Mail erledigt werden mussten, werden so mit Hilfe einer Workflow Lösung vereinfacht und automatisiert. Die Weiterleitung an einen Kollegen, eine automatische Wiedervorlage oder die Erinnerung an ein Zahlungsziel werden dann durch die Software übernommen.

Der Rechnungseingang

Der eigentliche Geschäftsprozess beginnt dabei schon beim Rechnungseingang. Dieser kann heute auf unterschiedlichen Wegen erfolgen: Per Post, per E-Mail oder durch ein eingescanntes Dokument. Gerade die Digitalisierung ändert heute die üblichen Abläufe. So kann beispielsweise ein Außendienstmitarbeiter einen Bewirtungsbeleg mit Hilfe seines Smartphones über eine App direkt an die Workflow Software im Unternehmen schicken. Diese übernimmt dann die Weiterleitung an die verantwortlichen Mitarbeiter. Aber auch Lieferanten können Rechnungen direkt per E-Mail zustellen. Wird hierfür ein eigenes Postfach eingerichtet, kann die Rechnung sofort in einen entsprechenden Workflow überführt werden. Eine Bestätigung über den Erhalt muss nicht mehr manuell erfasst werden, sondern erfolgt direkt nach Empfang des entsprechenden Rechnungsdokuments.

Der Workflow

Der Workflow zur Verarbeitung und Kontrolle von Eingangsrechnungen kann je nach Unternehmen und Organisationsstruktur unterschiedlich ausfallen. Im folgenden ist ein typischer Ablauf beschrieben, der ein Workflow gestütztes Rechnungscontrolling beschreibt:

rechnungscontrolling

Der Rechnungseingang erfolgt manuell über den Posteingang oder aber digital durch das Einscannen einer Rechnung über einen Scanner oder die Zustellung der digitalen Rechnung per E-Mail. Erreicht die Rechnung das Unternehmen per E-Mail, kann nach automatischer Erfassung des Workflows dieser sofort eine entsprechende Eingangsbestätigung an den Absender verschicken. Danach landet der Vorgang im Aufgabenkorb des verantwortlichen Mitarbeiters. Dieser kann nun die Rechnung prüfen und für die Bezahlung oder Prüfung durch einen weiteren Mitarbeiter weiterleiten. Fehlen wichtige Daten auf der Rechnung kann der Vorgang hier unterbrochen werden. Auch hier informiert das Workflow System wieder automatisch den Absender über den aktuellen Status des Vorgangs. Wurde die Rechnung erfolgreich geprüft und akzeptiert, kann diese zur Zahlung an die Buchhaltung freigegeben werden.

Durch die Definition von Geschäftsregeln (Business-Rules) werden hier weitere Workflow Schritte eingefügt. Z.B. wird so bei einer Auslandsrechnung oder bei Überschreiten eines bestimmten Rechnungsbetrages automatisch eine Freigabe vor der Bezahlung eingeholt. Auch eine automatische Wiedervorlage bei Erreichen eines Zahlungsziels kann durch das Workflowsystem übernommen werden. Vor allem komplexe Abläufe bei denen mehrere Mitarbeiter mit der Prüfung und Bearbeitung vertraut sind, lassen sich so schneller und sicherer im Unternehmen abbilden. Durch die Überwachung des Prozesses sowie eine automatische Eskalation durch das Workflowsystem wird eine Doppelbearbeitung oder ein “vergessener” Vorgang vermieden.

Elektronische Rechnungen über E-Mail empfangen

Heute werden Rechnungen meist digital per E-Mail übermittelt. Das spart dem Absender Zeit kann aber auch zu Problemen beim Rechnungseingang führen. Ist keine einheitliche Eingangs-E-Mail Adresse definiert, landet die Rechnung evtl. beim falschen Empfänger oder wird zu spät bearbeitet – z.B. bei Urlaub oder Krankheit. Über ein eigenes Postfach werden Rechnungen hingegen direkt an das Workflow System gesendet. Dabei prüft die Workflow Software automatisch den Inhalt der E-Mail und startet den dazu passenden Workflow. Informationen wie der Absender, der Betreff sowie die Dateianhänge werden automatisch in den Workflow übertragen und der Vorgang kann so nach zuvor definierten Regeln weitergeleitet werden. Eine Urlaubsvertretung kann beispielsweise bereits beim Eingang der Rechnung durch das Workflow System erkannt und die Rechnung so an den richtigen Mitarbeiter umgeleitet werden.

Eingangsrechnungen Scannen

Mit einem modern Scanner können heute Dokumente nicht nur schnell digitalisiert werden, sondern auch sofort per E-Mail an einen Mailaccount im Unternehmen versendet werden. So lassen sich auch hier manuell eingescannte Rechnungen direkt an die Workflow Lösung zur Verarbeitung weiterleiten. Der Vorteil: eine Doppelerfassung des Vorgangs wird vermieden und das Scannen des Dokumentes wird zum Auslöser eines neuen Geschäftsprozesses. Hier bieten sich vielfältige Möglichkeiten der Automatisierung und Vereinfachung von Posteingängen.

Rechnungen von unterwegs über das Smartphone Scannen

Mit Hilfe eines Smartphones und der entsprechenden App können heute auch von unterwegs – und damit Standort unabhängig – Dokumente gescannt und per E-Mails sofort an ein Workflow System im Unternehmen gesendet werden. So kann zum Beispiel ein Außendienstmitarbeiter Bewirtungsbelege direkt über sein Smartphone scannen und sofort an die Reisekostenabrechnung weiterleiten. Bei einer Anbindung des Workflow Systems über Smartphones sind zudem Rechnungsdaten auch jeder Zeit von unterwegs abrufbar. Dies erleichtert es zum Beispiel einem Außendienstmitarbeiter den Status einer offenen Rechnung vor Ort zu prüfen.

Rechnungscontrolling mit Imixs-Office-Workflow

Imixs-Office-Workflow ist eine Open Source Plattform für ein flexibles Geschäftsprozessmanagement im Unternehmen. Mit Hilfe dieser Lösung passen Sie Arbeitsabläufe für die Rechnungseingangskontrolle schnell an Ihre eigenen Bedürfnisse an. Durch vorgefertigte Workflows und Formulare ist die Einbindung dieser Lösung in kurzer Zeit realisierbar. Mit Hilfe einer Virtualisierung kann die Integration dieser Lösung ohne Anpassung der eigenen IT Infrastruktur erfolgen. Dazu wird Imixs-Office-Workflow wahlweise in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum betrieben – eine zeitaufwendige Installation entfällt hier. Die Anbindung an vorhandene Systeme, wie zum Beispiel Scanner, ist über die E-Mail Schnittstelle problemlos möglich. Damit entfallen auch die Arbeiten für die sonst übliche Anpassung der eigenen IT Infrastruktur oder die aufwändige Entwicklung von Schnittstellen.

Service-Subscription – Geschäftsprozesse gemeinsam entwerfen

Mit Hilfe einer Service-Subscription bietet die Imixs Software Solutions GmbH eine professionelle Hilfestellung bei der Realisierung individueller Geschäftsprozesse. Neben der Beratung durch Workflow-Experten beinhaltet dies auch eine regelmäßige Aktualisierung der Softwarelösung sowie eine Unterstützung für einen reibungslosen Betrieb.

Da es sich um eine Open Source Lösung handelt, entstehen keine Lizenz- oder Updatekosten. Auch in Bezug auf die Anzahl der User oder die Anzahl der genutzten Geschäftsprozesse bestehen keine Beschränkungen. Somit kann ein individuelles Rechnungscontrolling schnell eingeführt werden und die notwendigen Abläufe optimiert werden.