Mit Imixs-Office-Workflow behalten Sie in Ihren Beschaffungsprozessen den Überblick und stellen auch bei komplexen Abläufen eine zuverlässige Beschaffung sicher.
Das digitale Beschaffungsmanagement verbindet Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen zu einem ganzheitlichen Prozess. Damit hebt ein Beschaffungsmanagement ein enormes Rationalisierungspotential und steigert die Produktivität in Ihrem Unternehmen.
Vorteile eines digitalen Beschaffungsprozesses
Ein Beschaffungsprozess – auch als Purchase-to-Pay, Procurement-to-Pay oder End-to-End Procurement bezeichnet – entlastet Mitarbeiter und Prozessverantwortliche von Routineaufgaben. Arbeitsabläufe werden sicherer, transparenter und weniger fehleranfällig.
Qualitätsmanagement
Durch intelligente Prüfprozesse sind alle benötigten Waren und Dienstleistungen in der erforderlichen Menge und Qualität zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar.
Rechtliche Vorgaben
Die Einhaltung gesetzlicher und interne Vorgaben garantiert die Einhaltung sämtlicher Compliance Anforderungen und deren konforme Umsetzung
Standardprozesse
Ein standardisierter Prozess gewährleistet die fristgerechte Zahlungsabwicklung sowie eine zuverlässige Liefer- und Wareneingangskontrolle
Das Ziel einer effizienten Prozessverarbeitung ist eine Reduktion der Komplexität, eine hohe Nutzerfreundlichkeit und bedarfsgerechte Informationen in jedem Arbeitsschritt für Anwender und Prozessverantwortliche.
Die Gestaltung der Teilprozesse und Arbeitsschritte in Imixs Office Workflow ist völlig frei und wird nach Ihren Bedürfnissen und Ihren Arbeitsweisen angepasst.
Warum Prozesse digitalisieren?
Was theoretisch einfach klingt, geht in Unternehmen in der Praxis täglich tausendfach schief. Doppelte Bestellungen, falsche Ware, zu späte Lieferung, beschädigte Ware, verpasste Skontofristen, Mahnungen. Die Fehlerursachen sind vielfältig. Häufige Ursachen sind eine fehlende Transparenz durch organisatorische Schnittstellen.
Schnittstellen und viele Beteiligte aus unterschiedlichen Organisationen und Abteilungen führen häufig zu einem unübersichtlichen Sachstand im Beschaffungsprozess. Für Prozessbeteiligte und Prozessverantwortliche ist es zeitraubend den Prozessfortschritt zu verfolgen und ggf. einzugreifen. Am Ende führen unzureichende Beschaffungsprozesse häufig im Produkt, der Dienstleistung oder dem Service beim Kunden zu Unzufriedenheit.
Mehrwerte durch Verknüpfung isolierter Teilprozesse schaffen
In der Regel besteht der Beschaffungsprozess aus einer Prozesskette mit mehreren, auch unabhängig voneinander anwendbaren Teilprozessen.
Je nach Unternehmensorganisation und Größe, sowie des individuellen Bedarfs können die Teilprozesse und einzelnen Arbeitsschritte ausführlicher ausgeprägt sein oder kompakter zusammengefasst werden.
So entstehen durch die Verknüpfung von Teilprozessen signifikante Mehrwerte für Anwender und Prozessverantwortliche. Teilprozesse können bei unterschiedlichen Implementierungszeitpunkten auch nachträglich miteinander verknüpft werden. Jeder Teilprozess umfasst i.d.R. jeweils mehrere Arbeitsschritte.
Prozesse mit dem Full-Service von Imixs kinderleicht digitalisieren
Vereinbaren Sie eine kostenlose und unverbindliche Live-Präsentation. Machen Sie sich selbst ein Bild von den individuellen Anpassungsmöglichkeiten und dem intuitiven Arbeiten in unserer Prozess-Plattform.
Mit unserer Service Subscription unterstützen wir Sie beim Aufbau eines effizienten und erfolgreichen digitalen Beschaffungsmanagements. Egal ob in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum.
Schritt 1: Bedarfsermittlung
In Online-Workshops oder bei Ihnen vor Ort arbeiten wir im sogenannten Requirements-Engineering Ihre individuellen Anforderungen heraus. Prozess-Beteiligte, Abläufe, Prioritäten, Datenquellen, Technologie- und Installationserfordernisse, benötigte Schnittstellen.
Schritt 3: Prozess-Modellierung
Mit der Standard-Notation BPMN 2.0 modellieren wir Ihren Prozess nach Ihrem Bedarf.
Wo das möglich ist greifen wir auf Standard-Templates zurück, die nach Ihrem Bedarf angepasst werden. Das spart Zeit und Kosten.
Dabei binden wir die erforderlichen Prozessbeteiligen von Anfang an mit ein. Das schafft eine schnelle Identifikation, hohe Akzeptanz und einen schnellen Know-How-Transfer bei allen Beteiligten.
Schritt 2: Die Testumgebung
Mit Ihren Anforderungen aus dem Requirements-Engineerung erstellen wir für Sie zunächst eine Testumgebung für die Modellierung und Optimierung Ihres Prozesses. Hier wird Ihre Organisation abgebildet, Rollen und Rechte hinterlegt, Vertretungen geregelt.
Nach der ersten Modellierung können Sie ausgiebig testen. Oft fallen dabei gelebte Abweichungen von Prozessbeschreibungen auf, die evaluiert und bei Eignung im Prozess-Modell finegetunt werden.
Implementierung und Schnittstellen
Nach der Abnahme Ihres Prozesses auf der Testumgebung übergeben wir die Prozess-Plattform wahlweise in einem Container zur Implementierung in Ihr IT-System oder hosten die Plattform für Sie in unserer Cloud. Selbstverständlich incl. einem Back-Up.
Schnittstellen verbinden die Prozess-Plattform mit anderen Systemen im Unternehmen. Hierzu zählen Standardschnittstellen, wie DATEV und SEPA. Aber auch individuelle Anbindungen zu existierenden IT und ERP-Systemen im Unternehmen.