PMO mit Imixs-Office-Workflow

Ein Project Management Office – kurz PMO – beschreibt ein System mit dem alle Prozesse und Arbeitsabläufe durchgeführt und überwacht werden können, die für das Projektmanagement und Controlling notwendig sind.
Die Anforderungen an ein solches System können je nach Unternehmen sehr unterschiedlich ausfallen. Eine Ursache hierfür liegt darin, dass in jedem Unternehmen Projekte sich in Umfang, Menge und organisatorischen Begebenheiten stark unterscheiden.  Ein standardisiertes Vorgehensmodell oder gar eine Standartsoftware, welche für alle Unternehmen gleichermaßen anwendbar ist, ist daher schwer zu finden. Imixs-Office-Workflow bietet hier eine flexible Alternative um die unterschiedlichen Anforderungen umzusetzen.

PA, PO oder PMO ?

Unser Projekt muss schneller fertiggestellt werden. Wir brauchen ein PMO!“ –  so beginnt häufig die Suche nach einem Software Tool zur Unterstützung des Projektmanagements. Doch wie Eingangs erwähnt, können die Anforderungen an solch eine Lösung sehr unterschiedlich sein. Zur besseren Einordnung der vielfältigen Begrifflichkeiten rund um das Thema PMO sollen zunächst die wichtigsten Abkürzungen geklärt werden:

Der Project Assistant – PA

Als Project Assistant (PA) bezeichnet man Teammitglieder und Mitarbeiter, die einem Projektmanager bei der Durchführung eines Projekts attestieren. Hier geht es um konkrete Aufgabenbereiche wie das Zeit- und Meetingmanagement, die Erstellung von Protokollen, die Vorbereitung von Präsentation, sowie der Erfassung von Projektdaten.

Project Office – PO

Das Project Office (PO) bezeichnet das Projektbüro, welches das Management bei der Durchführung von Projekten unterstützt. Es bildet im Gegensatz zum PA eine Organisationseinheit im Projektmanagement und besteht aus einem Team mit mehreren Personen.  Die Aufgaben des Projekt Offices umfassen weniger die persönliche Unterstützung des Projektmanagers, sondern bilden konkrete Abläufe und die eigentlichen Workflows in einem PMO ab. Dazu zählen:

  • Projektplanung
  • Risikomanagement
  • Budgetplanung und Controlling
  • Ressourcenplanung
  • Kommunikation
  • Qualitätsmanagement
  • Internes Marketing
  • Statusberichte und Meldewesen

Typischerweise betreut ein PO genau ein Projekt oder Programm. Bei vielen kleinen Projekten kann ein PO aber auch mehrere Projekte parallel begleiten. Diese Form des PO wird auch als Shared Service Center bezeichnet.

Shared Service Center – SSC

Ein Shared Service Cetner (SSC) ist eine Besonderheit des PO. Es stellt seine Leistungen zentral mehreren Projekten oder Programmen zur Verfügung. Besteht die Anforderung im Unternehmen mehrere kleine ähnliche Projekte durchzuführen, kann ein SSC  helfen Kosten zu senken und die Qualität in den Projekten zu steigern. Letztes wird möglich, da das SSC nicht permanent neu aufgebaut werden muss und das KnowHow damit über mehrere Projekte erhalten bleibt.

Project Management Office – PMO

Das Project Management Office (PMO) bildet die eigentliche Management und Kontrollfunktion ab. Typischerweise werden im PMO die Vorgaben für das Projektmanagement im Unternehmen geplant und überwacht. Damit ist das PMO zum einen die Schnittstelle zwischen Projekt und Geschäftsleitung und zum anderen übernimmt es die Prozessverantwortung für das Projekt oder Programm. Das bedeutet alle Prozesse und Abläufe werden im PMO überwacht und koordiniert. Das PMO versetzt das Unternehmen damit in die Lage jederzeit Entscheidungen zur Erreichung der betriebswirtschaftlichen Ziele zu treffen.

Prozesse und Workflows

Wie am Beispiel des Project Office gezeigt, besteht die Kernaufgabe des PMO in der Kontrolle und Koordinierung der Prozesse und Arbeitsabläufe. Die einzelnen Workflows können dabei wahlweise durch den PA oder das PO durchgeführt werden. Je nach Art und Umfang eines Projektes können sich diese Workflows jedoch stark unterscheiden. So ist die Einführung einer neuen Produktpalette für ein Unternehmen mit mehr Unsicherheit und Risiken verbunden wie die Einführung einer neuen Software. Das Risikomanagement kann sich also hier im Umfang und Ablauf deutlich unterscheiden. Wie können nun diese Unterschiede abgebildet werden? Das Stichwort hier ist ‚Prozessmanagement‘. Über das Prozessmanagement werden einzelne Abläufe und Workflows so beschrieben, dass diese die Ziele und Geschäftsprozesse eines Unternehmens optimal unterstützen. Dazu zählt beispielsweise die Verteilung von Aufgaben, die Wiedervorlage und Eskalation sowie die Dokumentation und Archivierung.

Wichtig für den erfolgreichen Aufbau eines PMOs ist es somit,  einerseits die Verantwortlichkeiten klar zu definieren und andererseits sämtliche Prozesse und Abläufe  zu identifizieren und klar zu beschreiben. Anschließend können die Aufgaben klar verteilt und für alle Projektbeteiligten  transparent und vor allem nachvollziehbar durchgeführt werden.

PMO mit Imixs-Office-Workflow

Imixs-Office-Workflow bietet für die Einführung eines PMO’s einen neuen und sehr flexiblen Ansatz um eine möglichst vollständige Abbildung aller Prozesse zu ermöglichen.
Die Prozessplattform stellt in einer modernen Weboberfläche sämtliche Prozesse und Arbeitsabläufe übersichtlich dar und bietet den Mitarbeitern wie auch dem Management einen optimalen und vollständigen Überblick über laufende Projekte.

Team und Organisationsstrukturen

Eine Besonderheit von Imixs-Office-Workflow ist die Möglichkeit sogenannte Matrixorganisationen abzubilden. Dabei handelt es sich um eine Organisationsverwaltung, die den unterschiedlichen Verantwortlichkeiten und Teamstrukturen in einem PMO Rechnung trägt. Während auf der Prozessebene sogenannte Prozessverantwortliche – also der Projekt Manager – und Prozessassistenten – also die Project Assistence – definiert werden kann, können über eine zweite Ebene das Project Office (PO) abgebildet werden. Dazu können sowohl mehrere getrennt arbeitende POs aufgebaut werden als auch eine Organisationsstruktur mit einem SSC umgesetzt werden. Damit bietet Imixs-Office-Workflow eine sehr flexible und mächtige Funktionalität die die Grundlage für ein erfolgreiches PMO darstellt.

Workflows flexibel gestalten

Einen Schwerpunkt der Geschäftsprozessmanagement Lösung Imixs-Office-Workflow bildet das Prozessmanagement, welches durch eine Vielzahl von Workflows abgebildet wird. Durch die graphische Modellierung von Prozessmodellen können alle Arbeitsabläufe in einem PMO schnell an die eigenen Anforderungen angepasst und permanent optimiert werden.

imixs-modeler

 

Offene Technologie und professioneller Service

Mit Hilfe eines flexiblen Lösungspakets gelingt der Start ins PMO mit Imixs-Office-Workflow besonders einfach.  Mit Imixs-PMO nutzen Sie die Vorteile einer professionellen Beratung und müssen nicht auf einen technischen Support verzichten. Eine bewährte Vorgehensweise beinhaltet die Konzeptionierung von Geschäftsprozessen, wie auch die Installation und Konfiguration der Softwarelösung.  Wir bieten Ihnen professionelles Training und eine umfangreiche Beratung. Über Service Subscriptions können Sie gezielt auf das  Knowhow von Workflowexperten und Softwareentwicklern zurückgreifen.