Wie schreibe ich ein Protokoll?

Aus der modernen Arbeitswelt sind gemeinsame Besprechungen und Meetings heute nicht mehr wegzudenken. Viele Entscheidungen, Ideen und Pläne werden im Team, gemeinsam mit Kunden oder mit Partnern abgestimmt. Um Meetings effektiv zu organisieren, müssen die Ergebnisse und Entscheidungen dabei für alle Beteiligten gleichermaßen transparent sein. D.h. die Ergebnisse müssen protokolliert und verteilt werden.
Mit der Softwarelösung ‚Imixs-Office-Protokolle‚ kann dieser Vorgang deutlich vereinfacht werden. Protokolle können damit online erstellt, verteilt und verwaltet werden und so Meetings und Besprechungen einfach besser organisiert werden.

Aber wie schreibt man ein Protokoll? Und was sollte man bei der Verwaltung von Protokollen beachten? Das folgende Tutorial gibt einen Überblick darüber, was Sie beim Schreiben eines Protokolls beachten sollten und wie Sie Ihre Protokolle einfacher organisieren können.

Was ist ein Protokoll?

Protokolle helfen uns Ergebnisse einer Besprechung festzuhalten, Vorgänge oder Ereignisse zu dokumentieren, oder eine Liste offener Punkte und Aufgaben zu erstellen. Protokolle ermöglichen es uns auch Vorgänge zu rekonstruieren oder zu planen, Fehler bzw. Fehlfunktionen festzuhalten oder eben diese zu vermeiden. Damit gibt es im Arbeitsalltag viele Situationen in denen die Erstellung eines Protokoll hilfreich ist.

Ein Protokoll dient zunächst als eine Art Gedächtnisstütze für alle Beteiligten. Dabei kann ein Protokoll sowohl nur für die Teilnehmer einer Besprechung gedacht sein, als auch für Personen, die bei der Erstellung des Protokoll selbst nicht anwesend waren. Es gibt somit unterschiedliche Arten von Protokollen, die sich auch in ihrer Form unterscheiden können.
In der Regel wird ein Protokoll von einer Person erfasst – dem sogenannten Protokollführer. Er nimmt die einzelnen Besprechungspunkte auf und organisiert auch die Verteilung des fertigen Protokolls an die Teilnehmer und ggf. an weitere Personen.

Nehmen wir als Beispiel eine wöchentliche Teambesprechung in der ein Besprechungsprotokoll geschrieben werden soll. In einer Besprechung verteilen die Teilnehmer Aufgaben, fassen Beschlüsse oder tauschen Informationen aus. All das wird nun in einem Besprechungsprotokoll vom Protokollführer schriftlich festgehalten. Nachdem das Protokoll erstellt wurde, verteilt der Protokollführer dieses an die Teilnehmer. Dadurch haben die Teilnehmer später die Möglichkeit nachzulesen, was vereinbart wurde oder was noch zu erledigen ist. Falls die Ergebnisse einer solchen Besprechung auch für Personen interessant sind, die selbst nicht an der Besprechung teilnehmen konnten, kann das Protokoll auch an diese Personen weitergegeben werden.

Wie organisiert man ein Protokoll?

Bevor Sie mit dem eigentlichen Schreiben eines Protokolls beginnen, möchten wir Ihnen einige Tipps für die Organisation von Protokolle geben, die Ihnen die spätere Erstellung und Verwaltung Ihrer Protokolle erleichtern.

  • Der Protokollkopf
    Jedes Protokoll beginnt mit dem sogenannten Protokoll-Kopf. Hier werden allgemeine Informationen wie das Thema, der Grund der Besprechung, Datum, Ort und Teilnehmer festgehalten. Durch das Thema und eine Kurzzusammenfassung gibt der Protokollkopf auch Aufschluss darüber, um was es in dem Protokoll geht.
  • Die Teilnehmer
    Die Teilnehmerliste wird im Protokollkopf festgehalten. Überprüfen Sie zu Beginn der Besprechung, ob Sie die Namen aller Teilnehmer haben. Wenn Sie das Protokoll später per E-Mail versenden möchten, benötigen Sie zusätzlich die E-Mailadresse. Ggf. benötigen Sie auch die Adressen von Personen, die nicht an der Sitzung teilnehmen.
  • Laptop und Notizblock
    Protokolle werden meist mit Hilfe eines Laptops während der Besprechung erfasst. Das spart Zeit, da das Protokoll nicht nachträglich abgetippt werden muss. Dennoch empfiehlt es sich auch einen Notizblock und Stift parat zu haben, um Gedanken aufzuschreiben, die man später vielleicht noch einmal diskutieren möchte. Dies gilt übrigens nicht nur für den Protokollführer.
  • Die Protokollpunkte
    Die einzelnen Themen einer Besprechung werden in einem Protokoll in den sogenannten Protokollpunkten zusammengefasst. Werden die Protokollpunkte durchnummeriert, erleichtert dies die spätere Suche nach einem bestimmten Punkt. Auch gibt es unterschiedliche Arten von Protokollpunkten. Es kann beispielsweise unterschieden werden, ob es sich um einen Beschluss, eine zu erledigende Aufgabe oder nur um eine Information handelt. Hierzu kann der Protokollpunkt zum Beispiel mit dem Buchstaben B=Beschluss, A=Aufgabe/Aktion und I=Information gekennzeichnet werden.
  • Freigabe und Nachbearbeitung
    Je nach Art einer Besprechung gibt es unterschiedliche Formen eines Protokolls. Hier geht es um die Frage, wann ein Protokoll abgeschlossen und freigegeben wird. In der Regel sollte nach Freigabe eines Protokolls dieses nicht mehr verändert werden. Ist dies dennoch einmal notwendig, spricht man von einer Nachbearbeitung. Auch hier sollte für alle Beteiligten deutlich werden, was an dem bereits verteilten Protokoll nachträglich verändert wurde. Und natürlich sollten auch alle Änderungen erneut verteilt werden.
  • Die Ablage
    Als Protokollführer sind Sie nicht nur für die Erstellung des Protokolls verantwortlich, sondern Sie müssen das Protokoll auch aufbewahren, um es zu einem späteren Zeitpunkt griffbereit zu haben. Organisieren Sie sich also eine Ablage in der Sie all Ihre Protokolle verwalten. Mit einer Onlinelösung können Sie Ihre Protokolle bequem von jedem Arbeitsplatz aus verwalten.

Protokolle online verwalten

Im folgenden zeigen wir anhand der Internetplattform ‘Imixs-Office-Protokolle‘ wie Sie Besprechungsprotokolle online verwalten können.

Imixs-Office-Protokolle ist eine Online Plattform mit der Sie kostenlos Protokolle erstellen können. Nachdem Sie sich registriert haben, können Sie bereits mit dem Schreiben Ihrer Protokolle beginnen. Dazu steht Ihnen eine Vorlage zur Verfügung, mit der Sie schnell ein professionelles Protokoll erstellen können.

Imixs-Office-Protokolle bietet Ihnen damit nicht nur eine einfache Möglichkeit Besprechungsprotokolle zu erstellen, sondern auch eine Funktion Aufgaben aus einem Protokoll an Teilnehmer zu verteilen. Diese Aufgaben können später direkt von den Verantwortlichen online bearbeitet werden.

Der Startbildschirm

Nach der Anmeldung gelangen Sie auf den Startbildschirm. Hier sehen Sie die von Ihnen bereits erstellten Protokolle, sowie offene Aufgaben die in Ihrer Verantwortung liegen.

Wie schreibe ich ein Protokoll

Sie können von hier Ihre Protokolle einsehen und weiter bearbeiten oder noch offene Aufgaben erledigen.

Ein neues Protokoll erfassen

Wenn Sie noch kein Protokoll erstellt haben oder mit der Erfassung eines neuen Protokolls beginnen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Neues Protokoll erstellen‘. Es öffnet sich dann eine neue leere Protokollvorlage:

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Im Protokollkopf können Sie jetzt folgende Informationen erfassen:

  • Thema – Titel des Protokolls
  • Teilnehmer – E-Mail Adressen oder Namen der Teilnehmer
  • Datum – Datum des Protokolls
  • Beschreibung – Grund des Protokolls

Teilnehmer hinzufügen

Um Teilnehmer hinzufügen, können Sie wahlweise die E-Mail Adresse des Teilnehmers oder den Namen des Teilnehmers eintragen. Der Vorteil bei der Verwendung von E-Mail Adressen ist, dass dadurch das Protokoll später automatisch an diese Adresse versendet wird und der Teilnehmer per E-Mail über den Verlauf dieses Protokolls informiert wird.

Die Teilnehmer werden bei der Erfassung unterschiedlich hervorgehoben. Eine grün hinterlegte E-Mailadresse ist ein Teilnehmer der sich bereits registriert hat und somit das Protokoll später online einsehen kann. Blau hinterlegte E-Mailadressen bekommen eine automatische Einladung zur kostenlosen Registrierung.

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Wenn Sie im Abschnitt ‘Protokollkopf’ alle Eingaben vorgenommen haben, können Sie über die Schaltfläche ‚Protokoll anlegen‘ mit der Erfassung der Protokollpunkte beginnen.

Die Protokollpunkte

Über die Schaltfläche ‚Neuer Protokollpunkt‘ starten Sie mit der Erfassung eines neuen Besprechungspunktes. Geben Sie hier das Thema und den Inhalt ein. Sie können zusätzlich für jeden Protokollpunkt einen Termin sowie einen Verantwortlichen aus der Teilnehmerliste auswählen.

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Über die Schaltflächen „Beschluss“, „Info“ und „Aufgabe“ legen Sie die Art des Protokollpunkts fest. Beschlüsse und Informationen dienen der Dokumentation einzelner Punkte. Eine Aufgabe wird bei Freigabe des Protokolls automatisch dem verantwortlichen Teilnehmer zugeordnet. Dieser kann die Aufgabe dann bearbeiten und abschließen.

Nachdem Sie einen Protokollpunkt gespeichert haben, wird dieser automatisch nummeriert und zu den bereits vorhandenen Protokollpunkten hinzugefügt. Sie können den Protokollpunkt jederzeit nachbearbeiten.

Ein Protokoll freigeben

Über die Schaltfläche ‘Speichern’ können Sie das Protokoll zwischenspeichern. Das Protokoll ist damit jedoch noch nicht freigegeben. Über die Aktion ‘Freigeben’, können Sie das Protokoll abschließen und an alle Teilnehmer verteilen. Die Verteilung des Protokolls erfolgt  automatisch an die in der Teilnehmerliste eingetragenen E-Mailadressen.

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Über die Schaltfläche ‚Drucken‘ haben Sie darüber hinaus auch die Möglichkeit das Protokoll ausdrucken.

Ein Protokoll nachbearbeiten

Nachdem ein Protokoll freigegeben wurde, kann dieses nicht mehr ohne weiteres verändert werden. Haben Sie dennoch mal etwas vergessen, können Sie das Protokoll öffnen und über die Schaltfläche ‘Nachbearbeiten’ das Protokoll verändern:

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Wichtig: der Status des Protokolls ändert sich dadurch von ‘Freigabe’ auf ‘in Bearbeitung’.  Um die Nachbearbeitung abzuschließen, geben Sie es erneut frei. Das Protokoll wird nun mit den Änderungen automatisch erneut verteilt.

Ein Protokoll fortsetzen

Bei einer wiederkehrenden Besprechung, wie zum Beispiel einem wöchentlichen Teammeeting, kann ein einmal begonnenes Besprechungsprotokoll fortgesetzt werden.
Das bedeutet, dass der Protokollführer eine Kopie des letzten Protokolls erstellt, in dem er alle noch nicht erledigten Protokollpunkte überträgt. In der Besprechung kann dann der Status zu jedem noch offenen Protokollpunkt abgefragt werden. Neue Protokollpunkte werden am Ende des Protokolls angefügt.

Mit Imixs-Office-Protokolle können Sie diesen Vorgang automatisieren. Klicken Sie in einem bereits freigegebenen Protokoll dazu auf die Schaltfläche ‘Fortsetzen’. Damit wird automatisch eine neue Kopie des Protokolls erstellt und alle offenen Punkte werden übernommen.  Aktualisieren Sie die Teilnehmerliste und setzen Sie die Erfassung der Protokollpunkte fort.

Die Protokollhistorie

Imixs-Office-Protokolle erstellt automatisch zu allen Protokollen eine Historie. Wenn Sie ein Protokoll fortsetzen, wird das letzte Protokoll automatisch versioniert. So haben Sie stets einen Überblick über alle Besprechungen.

Über die Aktion ‚Historie‘ können zu einem Protokoll prüfen, wann dieses erstellt, freigegeben oder nachbearbeitet wurde:

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Über die Aktion ‚Versionen‘ werden alle bereits freigegebenen Protokolle der Besprechung angezeigt. So können Sie jederzeit in ein älteres Protokoll wechseln. Dies ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Sie einen bereits abgeschlossenen Protokollpunkt nochmal nachlesen möchten.

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Nutzen Sie diese Möglichkeiten

Imixs-Office-Protokolle bieten Ihnen eine komfortable Möglichkeit Ihre Besprechungs- und Sitzungsprotokolle einfach zu verwalten. Es stehen Ihnen darüber hinaus mit der Business Lösung Imixs-Office-Workflow weitere vielfältige Möglichkeiten zur Verwaltung Ihrer Protokolle und Steuerung Ihrer Geschäftsprozesse zur Verfügung. Mit Hilfe eines flexiblen Servicekonzepts unterstützen Sie unsere Workflow Experten beim Aufbau einer individuellen Geschäftsprozessmanagement Lösung für Ihr Unternehmen.

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