Vielfach ist es erforderlich Daten und Informationen aus verschiedenen Quellen darzustellen. Eine Integration von Imixs-Office-Workflow in eine Portallösung kann hier vielfältige Möglichkeiten bieten.
Bei einer Portalintegration geht es darum die für einen bestimmten Geschäftsprozess relevanten Informationen gezielt und individuell einem Anwender zur Verfügung zu stellen. Durch die hohe personalisierung von Daten innerhalb einer Workflow Management Lösung können so beispielsweise Daten und Texte aus einer Datenbank gelesen werden, um beispielsweise einen Nachrichtentext zu generieren oder numerische Daten zu einer Statistik zusammenzufassen. Solche Daten werden häufig in Form von Webseiten dargestellt und dem Anwender im Zuge eines Prozesses zur Verfügung gestellt. Diese Art von Systemen werden auch als Content Management oder Dokumenten Management Systeme bezeichnet. Die Speicherung, Klassifizierung sowie das Auffinden und Archivieren von Informationen zählt dabei zu den zentralen Aufgaben. Die Steuerung von Zugriffsrechten sowie die prozessgesteuerte Freigabe von neuen Informationen betreffen dann die Domäne des Workflow Managements. Hierbei wird der so genannte Lebenszyklus von Dokumenten durch eine Prozess- und Ablaufsteuerung in Form von Dokumenten-Workflows unterstützt. D.h. die verschiedenen Schritte zum Erstellen, Bearbeiten, Prüfen und Genehmigen eines Dokuments werden abgebildet.
Diese Art von Systemen werden meist in Prozessen eingesetzt, in denen viel schwach strukturierte Informationen benötigt werden. Die Prozesse, in denen Informationen benötigt werden, dienen als Ausgangspunkt um den jeweiligen Informationsbedarf des Mitarbeiters zu ermitteln und so ein geeignetes System bereitzustellen.
Häufig entstehen nützliche Informationen auch als Nebenprodukte von Geschäftsprozessen. So kann bei einem primären Geschäftsprozess zur Behebung eines technischen Defektes die Erstellung einer Lösungsbeschreibung ein Nebenprodukt dieses Prozesses darstellen. Solch eine Lösungsbeschreibung kann dann in erneut auftretenden Situationen verwendet werden, um den Defekt schneller zu lösen. Hier wird also eine Verbindung zwischen Geschäftsprozessmanagement und Dokumentenmanagement deutlich. Eine Verknüpfung solcher Systeme ist damit eine wichtige Anforderung an ein ganzheitliches Prozessmanagement.
Neben klassischen CMS und DMS Funktionen werden Portale zunehmend in diesem Zusammenhang für Unternehmen wichtig. Dabei werden über Rollen die Inhalte für die einzelnen Anwendern (Mitarbeitern, Kunden) optimiert. D.h. der Anwender erhält genau die Funktionen und Informationen in einem Portal,die für seine Aufgaben erforderlich sind. Eine Aufgabenliste ist dabei ein typischer Vertreter einer Portalfunktion. Aus der Aufgabenliste kann der Anwender direkt auf verschiedene Aufgaben innerhalb des Portals springen. Eine Workflow Management System kann ihn hierbei bei der Erfüllung dieser Aufgabe unterstützen. Auch können mit Hilfe von Workflow Management Systemen Geschäftsabläufe leichter in ein Portal integriert werden.
Liferay Portal
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Liferay Portal als Enterprise-Web-Plattform nutzen oder die Einführung dieser Software planen, können Sie die Lösungen von Imixs Office Workflow nahtlos integrieren. Dadurch erweitern Sie die einzelnen Funktionsbausteine von Liferay Portal und erhalten eine professionelle Lösung für Geschäftsprozess Management.
Imixs Office Wokflow bietet ein Intergrationsmodul mit dem sämtliche Geschäftsprozesse in die Portal Infrastruktur von Liferay integriert werden können. Die Kommunikation mit Kunden, Partnern und Lieferanten wird dadurch einfacher und Geschäftsprozesse können nach eigenen Regeln definiert werden.
- Über ein Kundenportal können gemeinsame Aktivitäten oder Besprechungen protokolliert, und Projektabläufe verwaltet werden.
- In einem Mitarbeiterportal können die Arbeitsprozesse im Unternehmen abgebildet und die Kommunikation sowie der Workflow einzelner Geschäftsprozesse optimiert werden.
Die Vorteile
- Nutzen Sie ihre vorhandene Liferay Infrastrukur
- Bringen Sie Geschäftsanwendungen in Ihr Portal
- Erweitern Sie die Arbeitsabläufe durch intelligentes Workflow Management
Die Imixs GmbH bietet spezielle Schulungen und Service Subscriptions an, um Ihnen die Integration und den Aufbau einer eigenen Workflow Lösung so einfach wie möglich zu machen.