Belegerfassung per E-Mail

Seit dem Jahr 2011 werden vom Gesetzgeber über das Steuervereinfachungsgesetz elektronische Rechnungsbelege einer klassischen Papierrechnung gleichgesetzt. Damit können entsprechende Belege ohne digitale Signatur auf einfache Weise zwischen Unternehmen auch per E-Mail ausgetauscht werden. Es ergeben sich dadurch eine Vielzahl von Vereinfachungen und Optimierungsmöglichkeiten bei der Belegerfassung, die zu einer Zeit- und Kostenersparnis führen. Jedoch setzen immer noch viele Unternehmen bei der Rechnungseingangsbearbeitung auf papierbasierte Abläufe mit einer manuellen Kontrolle und Erfassung ihrer Belege. Der Grund hierfür sind oft sehr unterschiedliche Geschäftsabläufe bei der Bearbeitung von Belegen im Unternehmen.

Mit der E-Mail Schnittstelle von Imixs-Office-Workflow lassen sich nun solche Abläufe konsequent digitalisieren. Dazu können Belege rund um die Uhr von unterschiedlichen Quellen erkannt und anhand von Geschäftsregeln verarbeitet werden. Im Gegensatz zur Verwaltung von eingehenden E-Mails über ein zentrales E-Mail Konto, welches manuell geprüft und abgearbeitet werden muss, reagiert die E-Mail Schnittstelle von Imixs-Office-Workflow automatisch auf eingehende E-Mails. Die E-Mail wird dabei validiert und an einen sogenannten Inbound-Prozess an das Workflow Management System weitergeleitet. Dort wird nun anhand von verschiedenen Business Rules entschieden, wie der Vorgang im Unternehmen weiterverarbeitet werden soll. Dadurch ist die zeitnahe Weiterverarbeitung der Belege sichergestellt, da die dafür nötigen Abläufe nicht mehr manuell ausgeführt werden müssen und so keine Medienbrüche entstehen.

Belegerfassung

Trifft eine neue E-Mail mit einem Dateianhang im Unternehmen ein, wird anhand des Absenders, der Betreffzeile sowie der Empfänger entschieden, wie der Vorgang im Unternehmen verteilt werden muss. Imixs-Office-Workflow löst dazu automatisch einen entsprechenden Geschäftsprozess aus, der die neue Aufgabe für einen einzelnen Mitarbeiter oder eine Abteilung bereithält. Mitarbeiter können bei der späteren Bearbeitung jeder Zeit auf die ursprüngliche E-Mail sowie sämtliche Informationen zugreifen. Die E-Mail selbst wird ausschließlich im Workflow Management System verarbeitet. Dadurch werden E-Mail Accounts entlastet und unnötige Datenredundanz vermieden.

Mobile Belegerfassung per Smartphone

Tätigkeiten sind heute immer seltener lokal fixiert. Das Arbeiten im Unternehmen verteilt sich häufig auf verschiedene Orte und Zeiten. Dadurch verlagert sich auch die Belegerfassung. Diese kann heute dank moderner Smartphone Technologie von unterwegs aus erfolgen. So können Belege bereits während einer Geschäftsreise per Smartphone App eingescannt und automatisch an das Unternehmen gemailt werden. Die Imixs E-Mail Schnittstelle dient hier wiederum als Brücke in die unternehmenseigenen Geschäftsprozesse. Ebenso können externe Scann-Arbeitsplätze genutzt werden die lediglich über eine sogenannte “Scan-to-E-Mail”-Funktion verfügen. Derartige Scanner sind in Home-Offices bereits häufig im Einsatz.

Erhörte Datensicherheit bei der Belegerfassung

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Belegerfassung per E-Mail stellt die Datensicherheit dar. Mit Hilfe von Imixs-Office-Workflow werden die Daten zusätzlich vor unerlaubten Zugriff geschützt, da die E-Mail nicht mehr versehentlich an unbeteiligte Personen weitergeleitet werden kann. Jeder Vorgang wird automatisch mit einer entsprechenden Zugriffskontrolle versehen, wodurch sicher gestellt ist, dass nur Mitarbeiter mit einer entsprechenden Berechtigung einen Vorgang lesen oder bearbeiten können. So können auch vertrauliche Geschäftsvorfälle mit Imixs-Office-Workflow abgebildet werden.

Individuelle Geschäftsprozesse mit Hilfe von BPMN

Durch die Abbildung sämtlicher Geschäftsprozesse auf Basis der sogenannten “Business Process Modelling Notation” kurz BPMN 2.0 lassen sich individuelle Unternehmensprozesse nach einem einheitlichen Standard beschreiben und optimal abbilden. BPMN bietet hier den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer zu beschreiben und so die Verteilung von Belegen im Unternehmen gleichzeitig für alle Mitarbeiter transparent zu machen. Aber auch neue oder geänderte Abläufe im Unternehmen lassen sich so schnell beschreiben und im System abbilden, ohne dass hierfür eine aufwändige Neuprogrammierung notwendig wird.

Ziele schneller erreichen

Auf Basis einer Servicesubscription unterstützen wir Unternehmen bei der Einführung und Umsetzung von Geschäftsprozessen. Da es sich bei Imixs-Office-Workflow um eine Open Source Lösung handelt, fallen darüber hinaus keinerlei Lizenz- oder Updatekosten an. Neben der Beratung durch unsere Workflow-Experten beinhaltet dies auch eine regelmäßige Aktualisierung der Softwarelösung, sowie die Unterstützung für einen reibungslosen Betrieb. So erhalten Sie die Sicherheit Ihre Belegerfassung zu optimieren und nachhaltig an Ihren eigenen Geschäftszielen ausrichten zu können.
Erfahren Sie mehr über unser Angebot.