Imixs-Archive

Imixs-Office-Workflow bietet Ihnen eine intelligente und professionelle DMS Lösung, um Dokumente schnell und sicher zu verwalten.

Dokumente werden automatisch mit Ihren Geschäftsprozessen verknüpft und sofort angezeigt. Arbeitsabläufe, wie die Prüfung und die Freigabe von Dokumenten, werden so beschleunigt.

Imixs-Office-Workflow stellt damit ein modernes Dokumentenmanagement zur Verfügung das Ihre Unternehmensabläufe aktiv unterstützt und beschleunigt.

Die Vorteile von Dokumentenmanagement im Unternehmen

Information

Dokumente bilden die Basis für jeden Geschäftsprozess. Machen Sie aus Ihren Dateien ein Informationssystem.

Struktur

Verknüpfen Sie Dokumente mit Ihren Geschäftsprozessen und verbinden Sie so die Vorteile von BPM und DMS.

Revisionssicherheit

Protokollieren und steuern Sie die Zugriffe auf wichtige Dokumente anhand Ihrer Unternehmensrichtlinien.

Archivierung

Nutzen Sie die Möglichkeit einer Langzeit-Archivierung auf Basis offener Daten Formate.

Information – Volltextsuche und OCR

Imixs-Office-Workflow speichert Dokumente automatisch zusammen mit den Geschäftsprozessen. Eine Verschlagwortung einzelner Dokumente ist daher nicht notwendig. Über die Volltextsuche können so Dokumente und Prozessdaten schnell wiedergefunden werden.

Mit der integrierten OCR Funktion können auch Inhalte von Dokumenten durchsucht werden, die über einen Office Scanner erfasst wurden. Es werden dabei sämtliche Office Dateiformate unterstützt.

Struktur – BPM und DMS

Imixs-Office-Workflow bietet eine einfache Möglichkeit den Prozess der Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten im Unternehmen abzubilden.

Über die moderne Web Oberfläche werden Dokumente automatisch mit den Unternehmensprozessen verknüpft und je nach Arbeitsablauf im Unternehmen den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnet. Diese können über eine Aufgabenliste offene Vorgänge bearbeiten und haben direkten Zugriff auf die zugeordneten Dokumente.

Revisionssicherheit

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist heute ein wesentlicher Wettbewerbsvorteil für Unternehmen. Dabei geht es im Kern um die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der Geschäftsprozesse.

So müssen beispielsweise Rechnungsdokumente nicht nur ein dokumentiertes Prüfverfahren durchlaufen, sondern auch revisionssicher archiviert werden. Neben der Digitalisierung und Protokollierung muss auch eine ungewollte Manipulation vermieden werden.

Bei Imixs-Office-Workflow werden sämtliche Arbeitsschritte protokolliert und der Zugriff auf Dokumente anhand eines Prozessmodells festgelegt. Damit sind Dokumente vor unerlaubtem Zugriff geschützt und DSGVO konform abgelegt.

Langzeit-Archivierung

Der Gesetzgeber stellt an Unternehmen hohe Anforderungen bei der Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten. Dokumente müssen unveränderbar über lange Zeiträume gespeichert werden und die Lesbarkeit eines Dokumentes gewährleistet bleiben.

In Imxis-Office-Workflow können sämtliche Prozessinformationen, sowie die verknüpften Dokumente, automatisch in einem maschinenlesbaren Format in ein Archiv übertragen werden. Das Archiv ist XML basiert und auch für eine Langzeit-Archivierung ausgelegt. Da es sich bei Imixs-Office-Workflow um Open Source Software handelt, können die Archivdaten jeder Zeit auf verschiedene Medien und DV-Systeme übertragen werden.

Wir unterstützen Sie bei Ihrer Digitalisierungsstrategie

Mit einer Service Subscription unterstützen wir Sie bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse und Dokumente.
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