Dokumentenmanagement

Imixs-Office-Workflow bietet Ihnen eine intelligente DMS Lösung um Ihre Dokumente schnell und sicher zu verwalten.

Dokumentenmanagement

Imixs-Office-Workflow stellt für die Verwaltung von Dokumenten eine leistungsfähige Dokumentenmanagement Lösung bereit und erleichtert Ihnen die Ablage von Dokumenten im Unternehmen. Mit nur einem Mausklick ordnen Sie ein neues Dokument einem konkreten Geschäftsvorgang im Unternehmen zu. Die sonst übliche manuelle Beschlagwortung oder die Suche nach einer bestimmten Verzeichnisstruktur auf dem Fileserver entfällt. Imixs-Office-Workflow verknüpft  Dokumente mit bestehenden oder neuen Geschäftsprozessen im Unternehmen. Damit steht jedes Dokument in einem konkreten Bezug für einen realen Vorgang im Unternehmen. Die Verwaltung vereinfacht sich und Sie finden Dokumente schneller.  Die Struktur der Ablage richtet sich dabei nach den von Ihnen definierten Arbeitsabläufen und Unternehmensbereichen, welche Sie in Imixs-Office-Workflow selbst festlegen können.

Die Vorteile von DMS & BPM

Information

Dokumente bilden die Basis für jeden Geschäftsprozess. Machen Sie aus Ihren Dateien ein Informationssystem.

Struktur

Verknüpfen Sie Dokumente mit Ihren Geschäftsprozessen und verbinden Sie so die Vorteile von BPM und DMS.

Sicherheit

Steuern Sie die Zugriffsrechte auf wichtige Dokumente anhand Ihrer Unternehmensabläufe.

Archivierung

Nutzen Sie eine automatische Archivierung auf Basis individueller Workflows.

DMS mit Imixs-Office-Workflow

Imixs-Office-Workflow bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Dokumente schneller und sicherer zu verwalten und diese  gezielt mit den dazugehörigen Abläufen im Unternehmen zu verknüpfen. So stellen Ihre Dokumente eine verlässliche Basis für ein leistungsfähiges Geschäftsprozessmanagement dar. Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung und der Realisierung Ihrer DMS Lösung.

Archivierung

Imixs-Office-Workflow digitalisiert nicht nur Geschäftsprozesse, sondern unterstützt auch die revisionssichere Archivierung von Unternehmensdaten.

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist heute ein wesentlicher Wettbewerbsvorteil für Unternehmen. Dabei geht es nicht nur um die Steuerung, Dokumentation und Nachvollziehbarkeit eines Geschäftsprozesses, sondern auch um die sichere Ablage und Archivierung von Dokumenten. Bei der Digitalisierung und Archivierung  von Geschäftsdokumenten geht es im Kern um ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, welches die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit eines Dokumentes gewährleistet.

Imixs-Office-Workflow bietet eine einfache Möglichkeit den Prozess der Digitalisierung und Archivierung im Unternehmen abzubilden. Die moderne Web Oberfläche von Imixs-Office-Workflow ermöglicht dabei nicht nur den schnellen Zugriff auf sämtliche Unternehmensprozesse, sowie die damit verknüpften Dokumente, sondern bietet auch die Möglichkeit, Unternehmensdaten revisionssicher zu archivieren.

Die revisionssichere Archivierung

Der Gesetzgeber stellt an Unternehmen hohe Anforderungen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. So müssen beispielsweise  Rechnungsdokumente nicht nur ein dokumentiertes  Prüfverfahren durchlaufen, sondern auch revisionssicher archiviert werden.  Neben der Digitalisierung und Protokollierung geht es also hauptsächlich darum, die Daten vor ungewollter Manipulation zu schützen.

Imixs-Office-Workflow unterstützt eine revisionssichere Archivierung durch die prozessgebundene automatische Archivfunktion. Sämtliche Prozessinformationen, sowie die damit verknüpften Dokumente, werden dabei automatisch in einem maschinenlesbaren Format in ein Archiv übertragen. Das Archiv ist XML basiert und damit auch für eine Langzeitarchivierung ausgelegt. Da es sich bei Imixs-Office-Workflow um Open Source Software handelt, können die Archivdaten jeder Zeit auf verschiedene Medien und DV Systeme übertragen werden.

Über die Imixs Service Subscription unterstützen wir Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Eine Service Subscription beinhaltet neben einem Update- und Backupservice auch einen Archivservice. Unternehmen erhalten auf Wunsch automatisch sämtliche Geschäftsdaten signiert und verschlüsselt auf einem WORM-Medium. Damit unterstützt Imixs-Office-Workflow sämtliche Anforderungen an die Digitalisierung und Archivierung von Geschäftsdaten.

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