Projekte und Aufträge verwalten

Imixs Office Workflow bietet Ihnen eine ideale Plattform um die Bearbeitung von Projekten und Aufträgen in Ihrem Unternehmen neu zu organisieren.

Kundenprojekte, Aufträge und Ausgangsrechnungen sind  typische  Workflows, welche in jedem Unternehmen vorkommen. Imixs-Office-Workflow  stellt dafür bereits verschiedene Musterabläufe bereit, welche für eine individuelle Organisation der Auftrags- und Projektabwicklung geeignet sind. Da sich die Abläufe in ihren Details in jedem Unternehmen unterscheiden, bietet Imixs-Office-Workflow mit dem Prozessmodelierungs-Werkzeug Imixs-BPMN die ideale Lösung,  um die Projekt- und Auftragsverwaltung schnell und einfach zu optimieren.

Im  folgenden  werden die für eine lückenlose Abwicklung einer Auftragsverwaltung benötigten Geschäftsprozesse beschrieben. Anhand der Workflows “Projekt”, “Auftrag” und “Rechnungsausgang” wird gezeigt, wie Sie diese Abläufe an Ihre Anforderungen anpassen können.

Aufträge verwalten

Der Workflow “Auftrag” bildet die Grundlage für Abläufe von der Angebotserstellung bis zur Beauftragung durch den Kunden. Hierbei können je nach Art des Unternehmens sehr unterschiedliche Abläufe zum Einsatz vorkommen. Aufträge können wahlweise manuell angelegt werden, oder aber vom System automatisch – z.b. durch einen E-Mail Eingang – ausgelöst werden. Zu jedem Auftrag werden vertragliche Informationen wie Auftragsnummer, Laufzeiten und auch Dokumente erfasst. Das Workflow System informiert dabei den Kunden automatisch über den Bearbeitungsfortschritt und überwacht den Vorgang. Im folgenden ist ein beispielhafter Ablauf mit einem automatischen Auftragseingang dargestellt:

Auftragsverwaltung

Zu einem Auftrag existieren meist viele Dokumente,  wie zum Beispiel Angebote, Bestellungen oder Projektverträge. Diese Dokumente können über die Dokumentenverwaltung (DMS) schnell erfasst und auch mit weiteren Workflows verknüpft werden. Jeder Auftrag kann darüber hinaus zu einem späteren Zeitpunkt auch mit einem Projekt  verknüpft werden, um so beispielsweise einen Überblick über die erfassten Arbeitsstunden zu erhalten.

Rechnungsausgänge verwalten

Kundenrechnungen können über den Workflow “Rechnungsausgang” erfasst werden. Jede Kundenrechnung ist dabei einem Auftrag zugeordnet in dem sämtliche Teilrechnungen gesammelt werden. In einem Formular können Daten wie die Rechnungsnummer, Rechnungsdatum oder der Betrag erfasst werden. Für eine Prüfung der Rechnung vor ihrem Versand an den Kunden, kann das Workflow System diese automatisch an einen Verantwortlichen im Unternehmen weiterleiten. Der Versand der Rechnung kann direkt per E-Mail aus dem Workflowsystem erfolgen.

Rechnungsausgänge verwalten

Imixs-Office-Workflow kontrolliert damit sämtliche Arbeitsschritte bei der Rechnungserstellung und protokolliert diese automatisch in der Vorgangshistorie. Rechnungen und evtl. Mahnschreiben können über die DMS Funktion hinzugefügt werden. Mit Hilfe des Imixs Modelers lassen sich auch hier die einzelnen Prozessschritte erweitern und an die individuellen Erfordernisse im Unternehmen anpassen.

Projekte verwalten

Der Workflow “Projekt” erweitert die Auftragsverwaltung und dient dabei als Basis zur Erfassung allgemeiner  Informationen. Dazu zählen zum Beispiel technische Unterlagen wie Konzepte und Projektpläne. Ein Projekt ist  für alle Mitarbeiter im Unternehmen sichtbar. Für die Erfassung von Zeiten können die Berechtigungen so eingestellt werden, dass nur die Teammitglieder Arbeitszeiten buchen können. In welcher Phase sich das Projekt befindet entscheidet hier der Projektleiter.

Zeiterfassung und Stundenabrechnung

Über die Zeiterfassung können in einem Projekt die von den einzelnen Mitarbeitern erbrachten Arbeitsstunden erfasst, gebucht und abgerechnet werden.

Zeiterfassung und Stundenabrechnung

Diese Daten werden häufig für eine Aufwandsabrechnung benötigt. Auch hier können über das Workflow Modell unterschiedliche Stati abgebildet werden, so dass eine lückenlose Verfolgung der erfassten und bereits abgerechneten Leistungen erfolgen kann.

Projektauswertungen mit Business Intelligence (BI)

Mit Hilfe der Reporting Schnittstelle von Imixs-Office-Workflow lassen sich sämtliche Kennzahlen zu Projekten, Aufträgen und Ausgangsrechnungen in beliebigen Dateiformaten verarbeiten und auswerten. So können darüber beispielsweise Stundenabrechnungen oder Projektabrechnungen erstellt werden. Auch Ausgangsrechnungen können mit  Hilfe  des Reportings direkt erstellt und analysiert werden.

Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten von Imixs-Office-Workflow. Wir beraten Sie gerne bei der Umsetzung ihrer Arbeitsabläufe rund um das Auftragsmanagement und entwickeln mit Ihnen die passende Lösung.

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