Jour Fixe und Projekt Besprechungen

Jour fixe oder  Projektbesprechungen dienen dazu, in einem Projekt, einer Arbeitsgruppe oder einem Unternehmen Besprechungen in einer kleinen Gruppe von Personen zu einem fest vereinbarter Termin durchzuführen.

Der Jour fixe ist ein Begriff aus dem Projektmanagement. Im Gegensatz zu denTeambesprechungen werden Jour fixe und Projektbesprechungen zu einem festen Thema durchgeführt. In der Regel das durchzuführende Projekt oder Vorhaben. Es werden Probleme besprochen, Arbeitsschritte geplant und Informationen ausgetauscht.

Der Jour fixe bietet durch die regelmäßigen Termine eine gute Möglichkeit, Teammitglieder auf denselben Wissensstand bezüglich aktueller Vorgänge zu bringen. Durch die langfristige Terminierung ist sichergestellt, dass alle Beteiligten an den Terminen teilnehmen. Dabei müssen nicht immer alle Personen vor Ort anwesend sein. Viele Jour fixe Termine finden auch unter Einsatz von Telefon- und Video Konferenzen statt.

Ziel

Das Ziel eines Jour fixe bzw. einer Projekt Besprechung ist also zum einen alle Teammitglieder auf den selben Stand innerhalb des Projektes zu halten und zum anderen durch die Regelmäßigkeit den Projektfortschritt selbst zu dokumentieren. Ein Jour fixe bzw. eine Projektbesprechung hilft also ein gemeinsames Vorhaben abzustimmen und so rascher zum Erfolg zu führen.

In Projekten in denen keine regelmäßigen Teambesprechungen stattfinden, können oft folgende negative Entwicklungen beobachtet werden:

  • Teammitglieder haben einen unterschiedlichen Kenntnisstand
  • Teammitglieder gehen von unterschiedlichen Bedingungen oder Anforderungen an das Projekt aus
  • Termine werden nicht abgestimmt und der Projektfortschritt ist unklar
  • Informationen über das Projekt liegen nicht allen Teammitgliedern vor
  • Beschlüsse werden nicht gefasst

Workflow Management Systeme eigenen sich ideal dazu diese Art von Arbeitsprozessen zu unterstützen. Hierzu kann ein  WMFS nicht nur die Besprechung selbst organisieren, sondern auch den Ablauf der Besprechung für alle Beteiligten vereinfachen.

Ablauf

Der Ablauf einer Projektbesprechung läßt sich mit Hilfe eines Protokolls allgemein wie folgt darstellen

Aus Sicht eines Workflow Management Systems stellt dabei nicht nur das Protokoll selbst einen Geschäftsprozess dar. Auch die einzelnen Protokollpunkte die während eines Jour Fixe besprochen werden, können als eigene Geschäftsprozesse abgebildet werden. Während der Arbeitsablauf eines Jour fixe wie oben beschrieben relativ klar ist, kann der Ablauf von Protokollpunkten sehr unterschiedlich sein. Hier sollte ein WFMS   die Möglichkeit bieten den Ablauf individuell festzulegen.

Arbeitsergebnisse

Im Ergebnis weist ein Jour fixe bzw. eine Projektbesprechung folgende Dokumente auf

Protokollkopf

Der Besprechungs- oder Protokollkopf ist ein Dokument in welchem festgehalten wird, welche Personen oder Projektmitglieder an der Besprechung teilgenommen haben, wann die Besprechung statt fand sowie allgemeine Bemerkungen zu Besonderheiten der Besprechung (z.B: Herr Müller konnte nur telefonisch teilnehmen)

Protokollpunkt

Jeder Besprechungspunkt innerhalb eines Jour Fixe oder einer Projektbesprechung wird ebenfalls in einem so genannten Protokollpunkt festgehalten. Der Protokollpunkt   umfasst folgende Informationen

  • Art – Die Art legt fest ,ob es sich um eine Information, einen Beschluss, oder eine Aktion mit einem oder mehreren Verantwortlichen handelt
  • Titel – Eine kurze Beschreibung des Besprechungspunktes bzw. ein Arbeitstitel für eine Aktion.
  • Beschreibung – Eine detaillierte Beschreibung der besprochenen Informationen oder der Aktionen die durchgeführt werden müssen
  • Termin – Ein optionaler Termin zu dem beispielsweise eine Aktion abgeschlossen sein muss.
  • Verantwortliche – Personen die für eine Aktion verantwortlich sind.

Besonderheiten

Die Besonderheit einer Projektbesprechung aus Sicht eines WFMS liegt in der Tatsache,   das die einzelnen besprochenen Punkte vom System in unterschiedlichen Geschäftsprozessen abgebildet werden können.

Eine Aktion beispielsweise wird von einem WFMS überwacht und die Erreichung des Zieltermins kontrolliert. Ein Beschluss hingegen kann eine Genehmigungsfunktion oder Kenntnisnahmfunktion beinhalten in der dokumentiert wird, wer dem Beschluß zugestimmt hat.

Generell weist das Jour fixe System auch eine sehr starke Dokumentationsfunktion auf. Jede Besprechung wird elektronisch festgehalten.  Es wird dokumentiert, wer anwesend war, was besprochen wurde und wer für einzelne Aktionen verantwortlich ist. Das WFMS kann die Zusammenfassung eines solchen Protokolls an alle Beteiligten versenden oder Personen, die zwar im Projektteam sind aber an einem bestimmten Termin nicht teilnehmen konnten, elektronisch informieren.

Das WFMS kümmert sich auch um die Regelmäßigkeit des Jour fixe. Durch entsprechende Konfiguration kann das WFMS z. B. automatisch Einladungen an die Projektmitglieder verschicken.

Einzelne Aktionen können darüber hinaus vom WFMS überwacht werden. So unterstützt eine derartige Lösung aktiv den Prozess der Projektbesprechung und hilft in großen und kleinen Projekten schneller zum Erfolg zu kommen.

Die Imixs Office Lösung

Mit Hilfe der online Lösung “Imixs-Office-Protokolle” können Besprechungsprotokolle online verwaltet werden. Imixs Office Protokolle ist eine kostenlose online Plattform mit der alle Arten von Protokollen schnell und einfach verwaltet werden können. Die Lösung basiert auf der Imixs Workflow Technologie und kann sowohl in einzelnen Projektteams als auch unternehmensweit zum Einsatz kommen:

http://www.office-protokolle.de