Bestellprozess

Der Geschäftsprozess ‚Bestellung‘ umfasst sowohl Lieferantenbestellungen als auch Kundenbestellungen. Der Workflow unterstützt den Einkauf sowie die Auftragsabwicklung.

Bei dem Geschäftsprozess ‚Bestellung‘ wird zwischen Lierfantenbestellungen (Wareneingang) und Kundenbestellungen (Auftragseingang) unterschieden. In beiden Fällen kommen eigens dafür optimierte Workflows zum Einsatz.

Während der Vorgangsverarbeitung werden die einzelnen Vorgänge durch Imixs-Office-Workflow automatisch im Unternehmen an die jeweiligen Mitarbeiter vereilt und in Form von Aufgabenlisten übersichtlich dargestellt.

Die Lieferantenbestellung

Der Workflow Lieferantenbestellung wird in der Regel intern durch einen Mitarbeiter ausgelöst. Je nach Art können hier unterschiedliche Arbeitsschritte notwendig werden.

bestellung-lieferant

Beispielweise kann bei Bestellungen ab einem definierten Bestellbetrag eine Freigabe durch die Geschäftsleitung notwendig sein. Der Anwender wird bei der Erfassung durch eine Beschreibung des jeweiligen Arbeitsschrittes unterstützt.

Ist eine Bestellung erfasst, wird diese durch das Workflowsystem automatisch an den Lieferanten versendet. Es folgt dann eine Überwachung der Auftragsbestätigung mit angeschlossener Eskalation. Ist die Warenbestellung abgeschlossen kommt es in den meisten Fällen zu einem Folgeworkflow – dem Rechnungseingang.

Die Kundenbestellung

bestellung-kunde

Eine Kundenbestellung kann in der Regel über verschiedene Kanäle ausgelöst werden. So kann eine Bestellung beispielsweise per E-Mail oder auf dem Postweg das Unternehmen erreichen, oder aber direkt durch eine angeschlossene Shoplösung (z.B. Magento) ausgelöst werden.

Je nach Art der Bestellung kann es im Workflow ‚Kundenbestellung‘ in der Folge zu Arbeitsschritten in unterschiedlichen Abteilungen kommen. So ist z.B. eine vorgelagerte Bonitätsprüfung möglich bevor der Vorgang an die Produktion oder das Lager weitergeleitet wird. Die Workflowlösung kann hier durch automatisch ausgelöste E-Mail Nachrichten auch den Kunden über den jeweiligen Bestellvortschritt informieren. Nach Abschluss der Bestellung wird auch hier meist ein Folgeworkflow ausgelöst: der Rechnungsausgang.

Rechnungsdokumente managen

Mit der integrierten DMS Funktionalität werden sämtliche zu einem Vorgang gehörenden Dokumente direkt verknüpft und und können jeder Zeit abgerufen werden. Die DMS Funktion erlaubt auch die schnelle Suche nach bestimmten Dateien und bietet eine komfortable Vorschaufunktion: