Qualitätsprozesse im Unternehmen effizient dokumentieren und protokollieren.
Verfahrensanweisungen unterstützen die Qualitätsprozesse eines Unternehmens und sind damit ein wichtiger Baustein bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Verfahrensanweisungen beschreiben wie bestimmte Arbeitsabläufe im Unternehmen durchgeführt werden, um eine gleichbleibende Qualität bei Produkten und Dienstleistungen zu gewährleisten. Da bei der Durchführung eines Arbeitsprozesses meist mehrere Personen beteiligt sind, beeinflussen einzelne Arbeitsschritte und deren Ergebnisse auch die Abläufe von Kollegen und damit den gesamten betriebswirtschaftlichen Ablauf.
Werden Verfahrensanweisungen nicht nur schriftlich festgehalten, sondern die dabei durchgeführten Arbeitsschritte zusätzlich protokolliert, entsteht ein QS-Protokoll, das einen gleich bleibenden Qualitätsstandard bei Dienstleistungen und Produkten belegt.
Verfahrensanweisungen modellieren
Mit Imixs Office-Workflow lassen sich Verfahrensanweisungen und die damit verbundenen Qualitätsprozesse sehr einfach digitalisieren. Dazu werden die Abläufe zunächst modelliert und so in einer übersichtlichen Form dargestellt. Jeder Arbeitsablauf beschreibt dabei einen einzelnen Vorgang im Unternehmen und legt fest, wer dafür verantwortlich ist.
Arbeitsanweisungen werden in BPMN 2.0 beschrieben. Der BPMN Standard bietet Unternehmen den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer zu beschreiben und zu dokumentieren. Durch die leicht verständliche Notation werden selbst komplexe Unternehmensabläufe für alle Beteiligte transparent dargestellt und verstanden. Die jeweilige Beschreibung eines konkreten Arbeitsschrittes wird direkt im Modell hinterlegt und kann so später jederzeit auf einfache Art und Weise geändert werden.
Verfahrensanweisungen protokollieren
Wird ein zuvor festgelegter QS-Prozess vom Mitarbeiter gestartet, wird dieser bei der Ausführung der einzelnen Arbeitsschritte aktiv unterstützt. Konkrete Arbeitsanweisungen und Hilfestellungen werden sofort am Bildschirm angezeigt. Zusätzliche fachliche Angaben werden in einem Eingabeformular erfasst. Auch Dokumente können hierüber hinterlegt werden.
Jeder Arbeitsschritt wird automatisch von Imixs Office-Workflow protokolliert. Damit ist eine lückenlose Protokollierung des Verfahrens gewährleistet. Nach jedem Arbeitsschritt wird der Vorgang neu im Unternehmen verteilt. Imixs Office-Workflow steuert dabei automatisch die Verteilung der Anweisung an das jeweilige Team. Mitarbeiter eines Teams erhalten über eine persönliche Aufgabenliste schnell Zugang und können den Vorgang jederzeit öffnen und bearbeiten. Ist ein Vorgang abgeschlossen wird dieser automatisch archiviert.
Wir unterstützen Sie
Wenn Sie mehr über die Digitalisierung von Verfahrensanweisungen erfahren möchten, treten Sie mit uns in Kontakt. Mit einer Imixs Service-Subscription steht Ihnen nicht nur die Workflow Management Lösung Imixs Office-Workflow zur Verfügung, sondern gleichzeitig ein professioneller Support, der es Ihnen erleichtert, Ihre Geschäftsprozesse schnell und zuverlässig zu digitalisieren.
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