Warum BPM?

Geschäftsprozessmanagement – kurz BPM – ist ein wichtiger Faktor in der moderne Unternehmenswelt. Aber wie kann BPM helfen, Prozesse zu verbessern und Ziele schneller zu erreichen?

Unternehmensabläufe managen

Geschäftsprozesse orientieren sich an eigenen individuellen betriebswirtschaftlichen Zielen eines Unternehmens. In einer immer schneller werdenden Geschäftswelt lassen sich Geschäftsprozesse heute nicht mehr nur mit einer reinen ERP Lösung oder Standardsoftware abbilden.

Da sich Ziele und Anforderungen permanent ändern, müssen auch die Geschäftsprozesse in einer Organisation schnell und flexibel angepasst werden. Dieser Vorgang, der permanenten Optimierung von Geschäfts- und Arbeitsprozessen, wird als Business Process Management, oder kurz BPM bezeichnet.

BPM dient dazu, die einzelnen Geschäftsprozesse im Unternehmen zu beschreiben, zu optimieren und gleichzeitig Mitarbeiter bei der Bearbeitung von einzelnen Arbeitsabläufen (Workflows) zu unterstützen. Mit Hilfe einer BPM Software kann die Bearbeitung von Aufgaben beschleunigt und gleichzeitig die damit verbundenen Unternehmensprozesse automatisiert und überwacht werden.

Geschäftsprozesse beschreiben mit BPMN 2.0

Mit Hilfe der „Business Process Modelling Notation“ – kurz BPMN 2.0 – lassen sich Geschäftsprozesse nach einem einheitlichen Standard beschreiben und direkt ausführen. Das Ziel von BPMN ist es, Geschäftsprozesse so zu beschreiben, dass diese sowohl den betriebswirtschaftlichen Ablauf dokumentieren, als auch als Basis für die Ausführung in einer BPM Software zum Einsatz kommen können. Damit bildet BPMN 2.0 eine Brücke zwischen Business und IT und ermöglichst so die rasche und transparente Entwicklung von Geschäftsprozessen im Unternehmen.

BPM

Durch die leicht verständliche Notation können auch komplexe Unternehmensabläufe für alle Prozessbeteiligten transparent dargestellt und verstanden werden. Mit Hilfe des Open Source Tools Imixs-BPMN lassen sich Geschäftsprozesse einfach erstellen und innerhalb einer Workflow Management Software ausführen.

Organisationsmanagement

Geschäftsprozesse betreffen oft mehrere Organisationseinheiten eines Unternehmens und sollten daher auch unabhängig von diesen gemanagt werden. So durchläuft zum Beispiel der Geschäftsprozess ‚Auftragsmanagement‚ verschiedene Abteilungen eines Unternehmens – z.b. Vertrieb, Produktion, Einkauf, Buchhaltung. Um einen zügigen Arbeitsablauf zu gewährleisten, muss die Prozessverantwortung unabhängig von diesen funktionalen Organisationseinheiten definiert werden.

So beschleunigt eine BPM Software die Unternehmensabläufe und unterstützt Mitarbeiter besser bei der Bearbeitung von Vorgängen. Dies wird auch als Matrixorganisation bezeichnet.

Matrixorganisation

Prozessdokumentation

Geschäftsprozesse in einem Unternehmen haben oft sehr unterschiedliche Laufzeiten. So ist ein Rechnungseingang oft nach wenigen Tagen verarbeitet, während ein Auftragsprozess unter Umständen mehrere Wochen in Anspruch nehmen kann. Informationen und Ereignisse, die bei der Bearbeitung eines solchen Prozesses entstehen, werden durch eine BPM Software automatisch protokolliert und dokumentiert. Dies wird als Prozessdokumentation bezeichnet.

Die von der BPM Software durchgeführte Prozessdokumentation dient dazu, jeden einzelnen Arbeitsschritt zu protokollieren und Ereignisse, wie zum Beispiel eine Terminüberschreitung zu dokumentieren. Auf der anderen Seite können zu einem Geschäftsprozess – ähnlich einer Vorgangsmappe – beliebige Informationen beigefügt werden. Dies können Dokumente, wie zum Beispiel Angebote oder Rechnungen sein, aber auch Informationen aus anderen IT Systemen, wie zum Beispiel Produktions- oder Lagerinformationen. Auf diese Weise bildet das Geschäftsprozessmanagement die Grundlage für eine moderne Informationstechnologie im Unternehmen. Durch die so geschaffene Transparenz erhalten Mitarbeiter und Management Zugriff auf Informationen zu jedem Geschäftsprozess und können dadurch Entscheidungen schneller und sicherer treffen.