Arbeitsabläufe rund um das Rechnungscontrolling lassen sich durch den Einsatz einer Prozess Management Lösung nachhaltig verbessern.
Prozess Management Lösungen dienen dazu die einzelnen Arbeitsschritte in einem Unternehmen zu optimieren und so die Mitarbeiter bei der Kontrolle einer Eingangsrechung zu unterstützen. Dabei geht es weniger um die Frage wie eine Rechnung mit Hilfe der Buchhaltungssoftware erfasst, der Zahlungseingang verbucht oder die Online Überweisung ausgeführt wird, sondern darum, welche Abläufe im Unternehmen für die reibungslose Kontrolle und Bearbeitung von Rechnungen notwendig sind.
Diese Abläufe sind in jedem Unternehmen unterschiedlich und richten sich auch nach der Unternehmensgröße und der Anzahl an Vorgängen, die es zu bearbeiten oder zu prüfen gibt. Zusammengefasst wird dies unter dem Begriff Rechnungscontrolling. Damit wird der Geschäftsprozess bezeichnet der alle Arbeitsschritte umfasst, die mit der Prüfung, Buchung und Zahlung von Rechnungen zu tun haben.
Die einzelnen Abläufe sind in einem Unternehmen den verantwortlichen Mitarbeitern meist bekannt und funktionieren mal mehr, mal weniger gut. Schwierigkeiten treten oft dann auf, wenn mehrere Mitarbeiter an einem Vorgang beteiligt sind oder bestimmte Kriterien und Regeln für die Prüfung oder Freigabe einer Zahlung zu beachten sind. Mit Hilfe einer Geschäfts Prozess Management Software werden diese Abläufe beschrieben und einheitlich ausgeführt. Ein Workflow Management System hilft Mitarbeitern, solche Prozesse anzustoßen und fasst die einzelnen Aufgaben in Aufgabenlisten zusammen. Viele Arbeitsschritte die zuvor manuell oder per E-Mail erledigt werden mussten, werden so vereinfacht und automatisiert. Die Weiterleitung an einen Kollegen, eine automatische Wiedervorlage oder die Erinnerung an ein Zahlungsziel wird durch die Software übernommen.
Der Rechnungseingang
Der Rechnungseingang erfolgt je nach Aufbauorganisation in einem Unternehmen auf unterschiedliche Wege – z.B. per Post, per E-Mail oder durch ein eingescanntes Dokument. Gerade die fortschreitende Digitalisierung ändert heute die üblichen Abläufe. So möchte beispielsweise ein Außendienstmitarbeiter einen Bewirtungsbeleg mit Hilfe seines Smartphones über eine App direkt an die Workflow Software im Unternehmen schicken. Die Software übernimmt dann die Weiterleitung an die verantwortlichen Mitarbeiter. Aber auch Lieferanten können Rechnungen direkt per E-Mail zustellen. Wird hierfür ein eigenes Postfach eingerichtet, werden die Rechnungen sofort in einen entsprechenden Workflow überführt. Eine Bestätigung über den Erhalt erfolgt automatisch per E-Mail an den Lieferanten.
Der Workflow
Im folgenden ist ein typischer Ablauf beschrieben, der ein Workflow gestütztes Rechnungscontrolling beschreibt:
Sobald der Workflow startet, wird eine entsprechende Eingangsbestätigung an den Absender der Rechnung verschickt. Danach landet der Vorgang im Aufgabenkorb des verantwortlichen Mitarbeiters. Dieser prüft nun die Rechnung und leitet diese für die Bezahlung oder für eine zusätzliche Prüfung weiter. Fehlen wichtige Daten auf der Rechnung kann der Vorgang unterbrochen werden. Das Workflow System informiert den Absender automatisch über den aktuellen Bearbeitungsstatus. Wurde die Rechnung erfolgreich geprüft und akzeptiert, wird diese zur Zahlung durch die Buchhaltung freigegeben.
Durch die Definition von Geschäftsregeln (Business-Rules) werden weitere Workflow Schritte eingefügt. Z.B. wird so bei einer Auslandsrechnung oder bei Überschreiten eines bestimmten Rechnungsbetrages automatisch eine Freigabe vor der Bezahlung eingeholt. Auch eine automatische Wiedervorlage bei Erreichen eines Zahlungsziels wird durch das Workflowsystem übernommen. Vor allem komplexe Abläufe bei denen mehrere Mitarbeiter mit der Prüfung und Bearbeitung vertraut sind, lassen sich so schneller und sicherer im Unternehmen abbilden. Durch die Überwachung des Prozesses wird eine Doppelbearbeitung oder ein „vergessener“ Vorgang vermieden.
Rechnungen über E-Mail empfangen
Durch eine einheitliche E-Mail Adresse werden Problemen beim Rechnungseingang vermieden. Rechnungen werden so direkt an das Prozess Management System gesendet. Dieses prüft automatisch den Inhalt der E-Mail und startet den dazu passenden Workflow. Informationen wie der Absender, der Betreff sowie die Dateianhänge werden automatisch in den Workflow übertragen und der Vorgang wird nach den zuvor definierten Regeln weitergeleitet. Auch eine Urlaubsvertretung wird automatisch beim Eingang der Rechnung durch das Workflow System erkannt und die Rechnung so an den richtigen Mitarbeiter umgeleitet.
Eingangsrechnungen scannen
Mit einem modernen Scanner können heute Dokumente nicht nur schnell digitalisiert werden, sondern auch sofort per E-Mail an einen Mailaccount im Unternehmen versendet werden. So lassen sich auch hier manuell eingescannte Rechnungen direkt an die Workflow Software weiterleiten. Der Vorteil: eine Doppelerfassung des Vorgangs wird vermieden und das Scannen des Dokumentes wird zum Auslöser eines neuen Geschäftsprozesses. Hier ergeben sich vielfältige Möglichkeiten der Automatisierung und Vereinfachung von Posteingängen.
Rechnungen mobil erfassen
Mit Hilfe eines Smartphones und der entsprechenden App können heute auch von unterwegs – und damit Standort unabhängig – Dokumente gescannt und per E-Mail sofort an ein Workflow System im Unternehmen gesendet werden. So kann zum Beispiel ein Außendienstmitarbeiter Bewirtungsbelege direkt über sein Smartphone scannen und sofort an die Reisekostenabrechnung weiterleiten. Bei einer Anbindung des Workflow Systems über Smartphones sind zudem Rechnungsdaten auch jeder Zeit von unterwegs abrufbar. Außendienstmitarbeiter können so den Status einer offenen Rechnung vor Ort direkt prüfen.
Rechnungscontrolling mit Imixs-Office-Workflow
Imixs-Office-Workflow ist eine Open Source Plattform für ein flexibles Geschäftsprozessmanagement. Mit Hilfe dieser Lösung passen Sie Arbeitsabläufe für die Rechnungseingangskontrolle schnell an Ihre eigenen Bedürfnisse an. Durch vorgefertigte Workflows und Formulare ist die Einbindung dieser Lösung in kurzer Zeit realisierbar. Imixs-Office-Workflow wird wahlweise in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum betrieben – eine zeitaufwendige Installation entfällt. Die Anbindung an vorhandene Systeme, wie zum Beispiel Scanner, ist über die E-Mail Schnittstelle problemlos möglich. Damit entfallen auch die Arbeiten für die sonst übliche Anpassung der eigenen IT Infrastruktur oder die aufwändige Entwicklung von Schnittstellen.
Service-Subscription – Geschäftsprozesse gemeinsam entwerfen
Die Imixs Service-Subscription bietet eine professionelle Hilfestellung bei der Realisierung individueller Geschäftsprozesse. Neben der Beratung durch Workflow-Experten beinhaltet dies auch eine regelmäßige Aktualisierung der Softwarelösung sowie eine Unterstützung für einen reibungslosen Betrieb.
Da es sich um eine Open Source Lösung handelt, entstehen keine Lizenzkosten. Auch in Bezug auf die Anzahl der User oder die Anzahl der genutzten Geschäftsprozesse bestehen keine Beschränkungen. Ein individuelles Rechnungscontrolling ist schnell und kostenschonend eingeführt. Arbeitsabläufe werden verbessert und nachhaltig optimiert.