Was versteht man unter Workflow und Geschäftsprozessmanagement und wozu benötigt man eine Workflow Lösung in einem Unternehmen? Der folgende Artikel soll einen Überblick über die Möglichkeiten und Ziele des Workflow Managements geben.
Workflow bedeutet zunächst einmal die Abbildung eines Arbeitsablaufs in mehrere Schritte. Tagtäglich führen wir solche Arbeitsabläufe durch, ohne diese als Workflow wahrzunehmen. Sei es nun Tanken an der Tankstelle, die Zubereitung von Kaffee mit modernen (und damit nicht selten komplizierten) Kaffeeautomaten oder die Buchung einer Urlaubsreise. In der IT werden Arbeitsabläufe nachgebildet, um mit Hilfe von sogenannten Workflow Management Systemen den Ablauf komplexer Vorgänge zu vereinfachen und zu automatisieren. Workflow Systeme helfen Menschen besser und schneller zusammenzuarbeiten.
Mitarbeiter können über einen Posteingangskorb Aufgaben entnehmen und selbständig bearbeiten. Nach Abschluss der Bearbeitung wird die Aufgabe automatisch über das Workflow Management System an den nächsten Mitarbeiter weiter verteilt. Ist die Bearbeitung abgeschlossen, wird die Aufgabe automatisch archiviert. Der so entstandene Arbeitsprozess kann von allen Mitarbeitern nachträglich eingesehen werden. Damit sind sämtliche Arbeitsvorgänge für die Mitarbeiter des Unternehmens transparent und nachvollziehbar.
Die Vorteile einer Workflow Management Lösung
Heute werden Arbeitsabläufe in Unternehmen oft mittels Email und Office Dokumenten abgebildet. Dabei werden Informationen von einem Mitarbeiter an einen Verteiler geschickt und je nach Aufgabenverteilung von einem oder mehreren Kollegen bearbeitet. Gibt es keine fest vereinbarte Verteiler und Prozesse, stehen den Prozessbeteiligten häufig nicht dieselben Informationen zur Verfügung.
Es fehlt also eine unternehmensweite Definition der Geschäftsprozesse. Dadurch können Arbeitsabläufe nicht optimal durchgeführt werden. Vorgänge werden unvollständig bearbeitet oder fehlen ganz. Die Folge ist fehlende Transparenz.
Durch die Einführung einer Workflow Management Lösung können diese Probleme vermieden werden. Workflow Management Systeme helfen Mitarbeitern die einzelnen Aufgaben in der vorgesehenen Reihenfolge zu bearbeiten. Informationen werden allen Mitarbeitern zentral zur Verfügung gestellt. Workflow Management Systeme vereinfachen somit die Bearbeitung einer Aufgabe und garantieren die korrekte Verteilung von Informationen im Unternehmen.
Was sind Geschäftsprozesse?
Als Geschäftsprozess wird der betriebliche Ablauf und die dazu nötigen Aktionen gesehen, die zur Erbringung einer Leistung innerhalb eines Unternehmens notwendig sind. Der Begriff Geschäftsprozess wird häufig – je nach Fachgebiet und Blickwinkel – in der IT mit unterschiedlichen Inhalten gefüllt.
Der Geschäftsprozess im betriebswirtschaftlichen Sinne
Unter einer betriebswirtschaftlichen Betrachtung von Geschäftsprozessen versteht man eine zeitliche-logische Abfolge von Aktivitäten zur Erfüllung einer betriebswirtschaftlichen Aufgabe, wobei eine Leistung in Form von Material- und/oder Informationstransformation erbracht wird. (vgl. Prof. Dr. Thomas Allweyer: “Geschäftsprozessmanagement”)
Dabei werden sowohl unternehmensinterne Prozesse, wie auch Prozesse die über Unternehmensgrenzen hinweg gehen, dargestellt. Die Betrachtung eines Geschäftsprozesses unter diesem Blickwinkel kann dabei sowohl einen umfassenden Prozess auf oberster Managementebene, wie auch die Untersuchung kleinster Teilprozesse einzelner Produktionsabläufe beinhalten.
Unter der Prämisse, dass die Aktivitäten zur Erfüllung einer betrieblichen Aufgabe in der Regel von den Mitarbeitern im Unternehmen gesteuert und durchgeführt werden, steht der Arbeitsprozess bzw. die einzelnen damit verbundenen Arbeitsabläufe im Mittelpunkt. In diesem Zusammenhang spielt auch die Integration von Anwendungssystemen eine wichtige Rolle. Es wird dabei also dargestellt, wie ein Benutzer jeweils eine bestimmte Aufgabe mit einem Anwendungssystem durchführt. Hier wird auch der UML Begriff “ Use Case“ verwendet, mit dem beschrieben wird, wie ein Anwender mit einem System bzw. einem Geschäftsprozess interagiert.
Technisch gesehen bezeichnet man in diesem Zusammenhang Softwaresysteme, die diese Aspekte vereinen, als „Workflow Management Systeme“ (WfMS). Ein Workflow Management System unterstützt damit den Anwender bei der Durchführung eines Geschäftsablaufes innerhalb eines Softwaresystems oder über die Grenzen einzelner Softwaresysteme hinweg.
Der Geschäftsprozess im technischen Sinne
Betrachtet man die Automatisierung von Abläufen innerhalb von technischen Systemen, werden häufig die von diesen Systemen durchgeführten Abläufe als Geschäftsprozesse bezeichnet. Soweit diese Abläufe der Erfüllung einer betrieblichen Aufgabe dienen, fallen sie zwar auch unter der oben genannten Definition, allerdings liegt der Blickwinkel hier mehr auf den durch ein Softwaresystem ausführbaren Teil eines Prozesses. Auch werden in diesem Zusammenhang meist technische Schnittstellen untersucht, mit denen beispielsweise elektronische Dokumente zwischen verschiedenen Informationssystemen ausgetauscht werden.
Beides, die automatisierte Ausführbarkeit, als auch die Definition von Schnittstellen in einem IT-System, wird dabei meist als Business Prozess Management (BPM) bezeichnet. In der modernen IT werden heute diese Systeme durch einen Standard in der Beschreibung solcher technischer Prozesse – der Business Process Execution Language (BPEL) unterstützt. Lösungen auf Basis dieses Standards lösen heute die EAI Systeme weitgehend ab, bei denen Schnittstellen kaum standardisiert waren und eine Steuerung von Geschäftsprozessen meist nur bedingt möglich war.
Geschäftsprozessmanagement mit Imixs-Workflow
Das Imixs-Workflow System unterstützt den Gedanken der Geschäftsprozesse im betriebswirtschaftlichen Sinne durch die Integration von Posteingangskörben und Aufgabenlisten. Darüberhinaus stellt das Imixs Projekt Web Service Schnittstellen bereit, über welche sich technisch orientierte Geschäftsprozesse verknüpfen und ausführen lassen. Mit Hilfe des Imixs Modelers können diese Geschäftsprozesse graphisch modelliert (BPMN 2.0) und in ein Workflow Management übertragen werden.
Anforderungen an eine Workflow Management Lösung
Bei der Einführung eines Workflowsystems muss dieses einer Reihe von allgemeinen Anforderungen einer modernen IT genügen. Diese Anforderungen umfassen dabei nicht nur die Stabilität, Verlässlichkeit und Sicherheit des Systems. Ein Workflow-System sollte auch in der Lage sein, mit dem Unternehmenswachstum Schritt zu halten, zukünftige Anpassungen zu antizipieren und neue Technologien zu integrieren.
- Schnelle und flexible Implementierung
Die Bereitstellung neuer elektronischer Geschäftsprozesse muss in der Regel in sehr kurzen Zeiträumen möglich sein. Zum einem, um auf die sich ständig ändernden Anforderungen innerhalb eines Geschäftsablaufes reagieren zu können, zum anderen aber auch, um die Vorteile einer Systemeinführung schnell und unkompliziert nachweisen zu können. - Dezentralisierte Architektur
Das WFMS darf nicht von einigen zentralisierten Ressourcen (wie Datenbanken, Servern) oder Verwaltungsentitäten eines Unternehmens abhängen. Der Absturz solcher Komponenten könnte zu einem Crash des gesamten Systems führen (genannt: single point of failure) oder einen Flaschenhals darstellen. Workflowsysteme sollten daher über eine Clusterfunktionalität verfügen. - Unterstützung der Heterogenität
Ein WFMS muss in der Lage sein, die verschiedenen Hardware-Plattformen, Betriebssysteme und Software- bzw. Datenbankumgebungen eines Unternehmens zu integrieren. Ein solches System sollte deshalb auf offenen, herstellerneutralen Standards basieren und problemlos auf unterschiedlichen Systemen eingesetzt werden können.
- Interoperabilität
Bestehende Anwendungen und andere Workflow-Systeme sollten in den gesamten Geschäftsprozess einbezogen werden können. Offene und standardisierte Schnittstellen müssen deshalb zur Verfügung gestellt werden. Die Unterstützung moderner Service-orientierter Architekturen auf Basis von Web Services sollte daher eine Voraussetzung sein. - Skalierbarkeit
Bei einer hohen Auslastung eines WFMS darf dies zu keiner signifikanten Performanzverschlechterung der Geschäftsabläufe im Unternehmen führen, d.h. die durchschnittliche Lebensdauer einer Workflow-Instanz darf nicht verlängert werden. - Dynamische Ressourcenzuordnung
Eine dynamische Zuordnung von Rollen und Ressourcen aus vorhandenen Organsiationsverzeichnissen wie z.B.: LDAP zu den Verarbeitungsentitäten eines Geschäftsprozesses muss unterstützt werden. - Adaptierbarkeit und Erweiterbarkeit
Das Auftreten von unvorhergesehenen internen oder externen Ereignissen erfordert eine rasche Anpassung des WFMS an die neuen Umstände. Hierzu sollte das WFMS über flexible Möglichkeiten der Erweiterung verfügen.
- Sicherheit und Recovery
Sicherheitslücken in einem unternehmenskritischen Workflow können einen existenzbedrohenden Schaden verursachen. Ein modernes Workflow-System sollte daher über verlässliche Authentifizierungsmechanismen, Fehlerbehandlung und Recovery-Mechanismen verfügen bzw. diese unterstützen. - Hochverfügbarkeit von Prozessumgebungen
Konzepte wie Transaktionsmanagement und asynchrone Datenverarbeitung bieten Lösungen in einer hochverfügbaren Prozessumgebung. Es lassen sich dabei Systeme zur Massenverarbeitung oder transaktionkritische Systeme realisieren.
Workflow Management mit Imixs-Office-Workflow
Mit ‘Imixs-Office-Workflow‘ steht Ihnen eine moderne Softwareplattform zur Verfügung, die es Ihnen ermöglicht, auch komplexe Abläufe schnell und sicher umzusetzen. Wir unterstützen Sie bei der Realisierung ihrer Ideen und bieten Ihnen verschiedene Lösungsmöglichkeiten.