Warum BPM?

Geschäftsprozessmanagement – kurz BPM – ist heute zu einem wichtigen Faktor in der moderne Unternehmenswelt geworden. Aber wie kann BPM helfen, Prozesse zu verbessern und dadurch die Ziele eines Unternehmens schneller zu erreichen?

Abläufe im Unternehmen managen

Geschäftsprozesse spiegeln die Einzigartigkeit eines jeden Unternehmens wieder. Sie folgen nicht starren Regeln, sondern orientieren sich an den eigenen individuellen betriebswirtschaftlichen Zielen. In einer immer schneller werdenden Geschäftswelt lassen sich Geschäftsprozess daher heute nicht mehr nur mit einer reinen ERP Lösung oder Standardsoftware abbilden in der Abläufe fest vorgegeben sind. Ziele und Anforderungen ändern sich permanent und so müssen auch die Arbeitsabläufe in einer Organisation schnell und flexibel anpassbar sein um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dieser Vorgang, der permanenten Optimierung von Geschäfts- und Arbeitsprozessen, wird als Business Process Management, oder kurz BPM bezeichnet.

BPM dient dazu, die einzelnen Geschäftsprozesse im Unternehmen zu beschreiben, zu optimieren und gleichzeitig Mitarbeiter bei der Bearbeitung von einzelnen Arbeitsabläufen (Workflows) zu unterstützen. Mit Hilfe einer BPM Software kann die Bearbeitung von Aufgaben beschleunigt und gleichzeitig die damit verbundenen Unternehmensprozesse automatisiert und überwacht werden.

Geschäftsprozesse beschreiben

Einzelnen Arbeitsabläufe werden dabei zunächst mit Hilfe der “Business Process Modelling Notation” (BPMN) abgebildet. Das Ziel ist es zu beschreiben, welche Arbeitsschritte für die Erreichung eines Unternehmensziels erforderlich sind und wer im Unternehmen für die Durchführung oder Überwachung dieser Arbeitsschritte verantwortlich ist.

BPM

Auf diese Weise lassen sich Geschäftsprozesse nicht nur visualisieren, sondern können auch schnell an sich ändernde betriebswirtschaftliche Ziele oder organisatorische Maßnahmen angepasst werden. Eine BPM Software kann anhand eines nach dem BPMN Standard erstellten Prozessmodells Vorgänge automatisch im Unternehmen verteilen, Mitarbeiter über offene Aufgaben informieren und notwendigen Informationen zu einem Geschäftsprozess jeder Zeit zu Verfügung stellen.

Flexible Organisationsstrukturen

Damit Geschäftsprozessmanagement im Unternehmen zum Erfolg führt, ist die Abbildung der eigenen Organisationsstruktur eine wesentliche Voraussetzung. Das Ziel ist es, die Verantwortlichkeiten in einem Prozess festzulegen und dabei gleichzeitig die Flexibilität die in der modernen Wirtschaft gefordert wird zu erhalten. In diesem Zusammenhang spricht man auch von Prozessorganisation. Neben den typischen Organisationseinheiten in einem Unternehmen werden dazu auch die Verantwortlichkeiten innerhalb einer Prozessebene festgelegt.

Matrixorganisation

Geschäftsprozesse betreffen oft mehrere Organisationseinheiten eines Unternehmens und sollten daher auch unabhängig von diesen gemanagt werden. So durchläuft zum Beispiel der Geschäftsprozess ‘Auftragsmanagement‘ verschiedene Abteilungen eines Unternehmens – z.b. Vertrieb, Produktion, Einkauf, Buchhaltung. Um einen zügigen Arbeitsablauf zu gewährleisten, muss die Prozessverantwortung unabhängig von diesen funktionalen Organisationseinheiten definiert werden. Dadurch wird erreicht, dass eine BPM Software die Unternehmensabläufe beschleunigt und Mitarbeiter bei der Bearbeitung von Vorgängen besser unterstützt werden. Dies wird auch als Matrixorganisation bezeichnet.

Transparenz schaffen

Geschäftsprozesse in einem Unternehmen haben oft sehr unterschiedliche Laufzeiten. So ist ein Rechnungseingang oft nach wenigen Tagen verarbeitet, während ein Auftragsprozess unter Umständen mehrere Wochen in Anspruch nehmen kann. Informationen und Ereignisse, die bei der Bearbeitung eines solchen Prozesses entstehen, werden durch eine BPM Software automatisch protokolliert und dokumentiert. Dadurch werden Geschäftsprozesse transparenter und Zusammenhänge lassen sich auch zu einem späteren Zeitpunkt leichter herstellen.

Die von der BPM Software durchgeführte Prozessdokumentation dient dazu, jeden einzelnen Arbeitsschritt zu protokollieren und Ereignisse, wie zum Beispiel eine Terminüberschreitung zu dokumentieren. Auf der anderen Seite können zu einem Geschäftsprozess – ähnlich einer Vorgangsmappe – beliebige Informationen beigefügt werden. Dies können Dokumente, wie zum Beispiel Angebote oder Rechnungen sein, aber auch Informationen aus anderen IT Systemen, wie zum Beispiel Produktions- oder Lagerinformationen. Auf diese Weise bildet das Geschäftsprozessmanagement die Grundlage für eine moderne Informationstechnologie im Unternehmen. Durch die so geschaffene Transparenz erhalten Mitarbeiter und Management Zugriff auf Informationen zu jedem Geschäftsprozess und können dadurch Entscheidungen schneller und sicherer treffen.

BPMN 2.0

Mit Hilfe der “Business Process Modelling Notation” – kurz BPMN 2.0 – lassen sich Geschäftsprozesse nach einem einheitlichen Standard beschreiben und direkt ausführen. Das Ziel von BPMN ist es, Geschäftsprozesse so zu beschreiben, dass diese sowohl den betriebswirtschaftlichen Ablauf dokumentieren, als auch als Basis für die Ausführung in einer BPM Software zum Einsatz kommen können. Damit bildet BPMN 2.0 eine Brücke zwischen Business und IT und ermöglichst so die rasche und transparente Entwicklung von Geschäftsprozessen im Unternehmen. Durch die leicht verständliche Notation können auch komplexe Unternehmensabläufe für alle Prozessbeteiligten transparent dargestellt und verstanden werden. Mit Hilfe des Open Source Tools Imixs-BPMN lassen sich Geschäftsprozesse einfach erstellen und innerhalb einer Workflow Management Software ausführen.

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