Um Arbeitsabläufe – sogenannte Workflows – im Unternehmen richtig zu organisieren müssen diese zu den organisatorischen Strukturen des Unternehmens passen. Workflow Management Lösungen helfen hier mit passenden Werkzeugen, um zum einen die einzelnen Abläufe im Unternehmen zu beschreiben und zum anderen die Verantwortlichkeiten in einem Geschäftsprozess festzulegen.
Es geht dabei um die Frage: Wer macht was wann und wer trägt die Verantwortung?
Die Abbildung der Organisationsstruktur ist somit ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg. Dabei geht es neben der Abbildung der typischen funktionsbezogenen Aufgabenbereichen eines Unternehmens auch um die Festlegung der Prozessverantwortlichkeiten innerhalb der einzelnen Unternehmensprozesse. Was ist damit gemeint?
Funktionsorientierte Organisationsstruktur
Funktionsbezogene Aufgabenbereiche bilden in jedem Unternehmen die klassische Organisationsstruktur ab. Hierzu zählen beispielsweise der Vertrieb, der Einkauf, die Fertigung oder die Buchhaltung. In all diesen Bereichen eines Unternehmens gibt es Mitarbeiter, die bestimmte Arbeitsabläufe erledigen, die meist einem definierten typischen Workflow folgen.
Betrachtet man hingegen die Geschäftsprozesse eines Unternehmens genauer, fällt auf, dass viele der Prozesse nicht ausschließlich innerhalb einer Abteilung bearbeitet werden können, sondern erst durch die Zusammenarbeit verschiedener Bereiche die betriebswirtschaftlichen Ziele erreichen. So betrifft beispielsweise der Geschäftsprozess der Auftragsabwicklung verschiedene Abteilungen eines Unternehmens. Der Vertrieb erstellt ein Angebot, die Produktion plant die Herstellung und die Buchhaltung ist für die Rechnungsstellung verantwortlich. Der Geschäftsprozess umfasst also mehrere Bereiche eines Unternehmens. Die Verantwortlichkeit für diesen Prozess kann somit nicht allein auf einen einzelnen funktionsbezogenen Bereich des Unternehmens übertragen werden.
Prozessverantwortung und Matrixorganisation
Durch die Beschreibung einzelner Geschäftsprozesse im Unternehmen wird deutlich, dass für diese – ähnlich der funktionsorientierten Bereiche – Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten definiert werden sollten. Dabei können durchaus einzelne Mitarbeiter Verantwortlichkeiten sowohl in einem funktionsorientierten Bereich als auch auf Ebene des Geschäftsprozesses gleichermaßen übernehmen. Man bezeichnet diese Abbildung der Verantwortlichkeiten auch als Matrixorganisation.
Der Vorteil einer solchen Prozessorganisation liegt darin, dass einzelne Workflows nun nicht mehr isoliert innerhalb nur eines Bereiches in einem Unternehmen betrachtet werden können. Ein Workflow Management System kann so die Zuständigkeiten je nach Situation optimal abbilden und den Geschäftsprozess und die damit verbundenen Arbeitsabläufe besser unterstützen. Ein Beispiel hierfür ist die Eskalation innerhalb der Auftragsverwaltung: Soll beispielsweise die Auftragsplanung durch die Produktion innerhalb von 5 Werktagen abgeschlossen sein, kann ein Workflowsystem durch eine automatische Eskalation und E-Mail Benachrichtigung die betroffenen Mitarbeiter informieren. Gleichzeitig kann nun auch der Prozessverantwortliche für die Auftragsabwicklung informiert werden, so dass dieser zusätzlich unterstützend in den Prozess eingreifen kann. Die Prozessqualität und Termintreue wird so gesteigert.
Die Organisatonsverwaltung in Imixs-Office-Workflow
Die Workflowlösung Imixs-Office-Workflow bietet die Möglichkeit sowohl Prozessverantwortlichkeiten als auch Verantwortlichkeiten innerhalb einzelner Unternehmensbereiche festzulegen. Darüber hinaus können diese beiden Ebenen so miteinander verknüpft werden, dass die Arbeitsabläufe sehr flexibel und individuell nach den Regeln des Unternehmens abgebildet werden können.
Die Prozessverwaltung
Über die Prozessverwaltung von Imixs-Office-Workflow werden zunächst einzelne Geschäftsprozesse des Unternehmens beschrieben.
Jedem Geschäftsprozess kann einem oder mehreren Mitarbeitern zugeordnet werden. Hier werden unterschiedliche Rollen festgelegt, die später für die Modellierung der Workflows genutzt werden können.
Neben den Verantwortlichkeiten innerhalb eines Prozesses werden auch die Workflows festgelegt, die innerhalb dieses Prozesses ausgeführt werden. Die einzelnen Workflows können später durch Mitarbeiter angestoßen werden.
Die Prozessverwaltung von Imixs-Office-Workflow bildet damit die Hauptprozess-Ebene innerhalb des Unternehmens ab. Die einzelnen Workflows und Arbeitsabläufe sind damit immer einem Prozess eindeutig zugeordnet.
Die Bereichsverwaltung
Neben der Prozessverwaltung können innerhalb von Imixs-Office-Workflow auch einzelne Bereiche definiert werden. Ein Bereich kann dabei für die Abbildung der klassischen Unternehmensstruktur genutzt werden, aber auch für die Abbildung von Standorten oder flexiblen Strukturen wie zum Beispiel Projekten.
Analog zur Organisation der Prozessverantwortlichkeiten können auch hier Mitarbeiter unterschiedliche Rollen wahrnehmen.
Die Bereiche lassen sich auch in einer hierarchischen Struktur, wie sie in Organigrammen mit Standorten, Abteilungen und Unterabteilungen typisch sind, aufbauen. Dadurch lassen sich auch sehr komplexe Organisations- und Prozessstrukturen beschreiben.
Um eine Prozessebene gezielt auf einzelne Bereiche zu beschränken, können diese mit den Prozessebenen verknüpft werden. Damit bewegen sich die Mitarbeiter bei der Bearbeitung einer Aufgabe nur innerhalb der für den Prozess relevanten Organisationsstruktur des Unternehmens.
Einzelne Workflows können während der Bearbeitung auch von einem Unternehmensbereich in einen anderen überführt werden. Beispielsweise kann der Geschäftsprozess „Material-Bestellung“ im Unternehmensbereich „Produktion“ gestartet werden, dann aber in den Bereich „Einkauf“ wechseln, um dort abgeschlossen zu werden. Es können also Mitarbeiter aus verschiedenen Unternehmensbereichen ein und den selben Workflow bearbeiten. Die Prozessverantwortung bleibt davon unbetroffen, so dass eine Prozesskontrolle und Qualitätssicherung unabhängig vom funktionsbezogenen Bereich möglich ist.
Nutzen Sie diese Möglichkeiten
Mit Imixs-Office-Workflow stehen ihnen vielfältige Möglichkeiten zur intelligenten Verwaltung Ihrer Unternehmensstrukturen und Steuerung Ihrer Geschäftsprozesse zur Verfügung. Mit Hilfe eines flexiblen Servicekonzepts unterstützten Sie unsere Workflow Experten beim Aufbau einer individuellen Geschäftsprozessmanagement Lösung für Ihr Unternehmen.