Category Archives: Technik

Verpasste Anrufe intelligent managen

Heute verfügen Unternehmen über vielfältige Möglichkeiten Telefonanschlüsse für Mitarbeiter und Abteilungen intelligent zu verwalten. So können über moderne internet-gestützte Telefonanlagen Anrufe an einzelne Mitarbeiter oder Gruppen verteilt werden. Wurde ein Anruf verpasst, kann eine Telefonanlage automatisch eine E-Mail Nachricht an einen zuvor festgelegten Empfänger versenden. Damit scheinen auf den ersten Blick die Zeiten, in denen Anrufe von potentiellen Kunden verpasst wurden, endgültig der Vergangenheit anzugehören.

Wer ruft zurück?

Doch die Probleme mit Benachrichtigungen über verpasste Anrufe fangen hier oft erst an. An wen soll eine Telefonanlage eine E-Mail über einen verpassten Anruf versenden? An den Chef oder an einen E-Mail Verteiler? Wie wird definiert, wer sich um den Rückruf kümmert? Wenn automatische Nachrichten an einen Verteiler gesendet werden, fühlt sich häufig erst einmal niemand verantwortlich. Schließlich könnte ja der Kollege den Kunden schon zurückgerufen haben.  Ob das tatsächlich passiert ist, verrät weder die E-Mail noch die Telefonanlage.

Abhilfe schaffen hier intelligente Workflow Lösungen. Diese sorgen dafür, dass Vorgänge nach einem zuvor festgelegten Weg – dem sogenannten Workflow – abgearbeitet werden. Dadurch wird vermieden, dass Aufgaben liegen bleiben, zu spät beantwortet werden oder sogar mehrfach bearbeitet werden.

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Geschäftsprozessmanagement in der Cloud

Mit Imixs-Office-Workflow 2.0.5 und der neuen Cloud Lösung “Managed-Workflow-Server” steht Ihnen jetzt eine professionelle Plattform für Ihre Geschäftsprozesse zur Verfügung.

Bisher war die Einführung einer Workflow Management Software meist mit großen Anstrengungen und einer langwierigen Konzeptionsphase verbunden.  Durch die neue Cloud Lösung von “Imixs-Office-Workflow” können Sie jetzt Ihre Arbeitsabläufe in wenigen Stunden online stellen.  Dazu legen Sie selbst fest, welche Bereiche, Projekte oder Teams in einen Prozess eingebunden werden sollen. Durch vorkonfigurierte Workflows können Sie Arbeitsabläufe schnell testen und an Ihre eignen Geschäftsregeln anpassen.   Continue reading

Datensicherheit im Unternehmen

Können Unternehmensdaten heute überhaupt noch zuverlässig geschützt werden? Oder sind wir längst an einem Punkt angelangt, an dem Sicherheitssysteme in der IT generell versagen? Sicherheitsexperten bestätigen, dass die meisten Lücken nicht durch technische Systeme, sondern vielmehr durch unsichere Geschäftsabläufe entstehen. Fehlen beispielsweise klare Regeln wie mit Informationen im Unternehmen umgegangen werden soll, landen vertrauliche Informationen schnell auf den falschen Emailkonten oder auf offenen Fileservern.  Hier helfen klare Richtlinien, wie sie durch den Einsatz von Workflow Management Systemen leicht implementiert werden können.

Imixs-Office-Workflow – eine moderne Plattform für ein unternehmensweites Geschäftsprozessmanagement – hilft solche Workflows schnell und flexibel aufzubauen. Mit der neuesten Version 2.0.5 von Imixs Office Workflow  bietet die Imixs Software Solutions GmbH ein neues Konzept, Geschäftsregeln und Prozesse schneller und sicherer zu implementieren. Durch neue Funktionen und ein überarbeitetes Organisationsmanagement ist es jetzt noch leichter, Regeln für die Verteilung von Informationen zu definieren und diese unternehmensweit anzuwenden.

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Workflow Management – Datenmodelle

Die so genannte Datenmodellierung nimmt in Softwareprojekten meist den größten Raum ein. Es geht dabei darum, Geschäftsobjekte – also die Dinge aus der realen Welt – in die Informatik zu übertragen. Geschäftsobjekte – auch Businessobjekte genannt – werden dann durch die Datenmodellierung auf eine Datenbank abgebildet. Das Ziel ist es die einzelnen Informationen eines Softwaresystems permanent zu speichern und weiter zu verarbeiten. Geschäftsobjekte können dabei alles mögliche sein. Als Beispiel soll hier ein Softwaresystem zur Unterstützung des Projektmanagements in einem Unternehmen dienen. Es gibt hier typische Geschäftsobjekte wie: “Projektleiter”, “Stellvertreter”, “Projekt”, “Arbeitspaket” usw.. Aber auch komplexere Geschäftsobjekte werden mit Hilfe der Datenmodellierung abgebildet – z.B.: “Risiko”, “Budget” oder “Termin”. Continue reading

Kundenanfragen schnell beantwortet

Kunden erwarten heute, dass sie auf ihre Fragen schnelle Antworten erhalten. Dies gilt nicht nur bei die Suche nach einem bestimmten Produkt oder einer Preisanfrage, sondern auch bei Dienstleistungen und individuellen Kundenproblemen. Vor allem klein- und mittelständische Unternehmen müssen heute in der Lage sein, schnell und flexibel auf die Fragen Ihrer Kunden zu reagieren. Dieser Trend wird von einer aktuellen Studie von Pierre Audoin Consutants (PAC) bestätigt. Continue reading

Portalintegraration mit Imixs-Office-Workflow

Vielfach ist es erforderlich Daten und Informationen aus verschiedenen Quellen darzustellen. Eine Integration von Imixs-Office-Workflow in eine Portallösung kann hier vielfältige Möglichkeiten bieten.

Bei einer Portalintegration geht es darum die für einen bestimmten Geschäftsprozess relevanten Informationen gezielt und individuell einem Anwender zur Verfügung zu stellen. Durch die hohe personalisierung von Daten innerhalb einer Workflow Management Lösung können so beispielsweise Daten und Texte aus einer Datenbank gelesen werden, um beispielsweise einen Nachrichtentext zu generieren oder numerische Daten zu einer Statistik zusammenzufassen. Solche Daten werden häufig in Form von Webseiten dargestellt und dem Anwender im Zuge eines Prozesses zur Verfügung gestellt. Diese Art von Systemen werden auch als Content Management oder Dokumenten Management Systeme bezeichnet. Die Speicherung, Klassifizierung sowie das Auffinden und Archivieren von Informationen zählt dabei zu den zentralen Aufgaben. Die Steuerung von Zugriffsrechten sowie die prozessgesteuerte Freigabe von neuen Informationen betreffen dann die Domäne des Workflow Managements. Hierbei wird der so genannte Lebenszyklus von Dokumenten durch eine Prozess- und Ablaufsteuerung in Form von Dokumenten-Workflows unterstützt. D.h. die verschiedenen Schritte zum Erstellen, Bearbeiten, Prüfen und Genehmigen eines Dokuments werden abgebildet.

Diese Art von Systemen werden meist in Prozessen eingesetzt, in denen viel schwach strukturierte Informationen benötigt werden. Die Prozesse, in denen Informationen benötigt werden, dienen als Ausgangspunkt um den jeweiligen Informationsbedarf des Mitarbeiters zu ermitteln und so ein geeignetes System bereitzustellen.

Häufig entstehen nützliche Informationen auch als Nebenprodukte von Geschäftsprozessen. So kann bei einem primären Geschäftsprozess zur Behebung eines technischen Defektes die Erstellung einer Lösungsbeschreibung ein Nebenprodukt dieses Prozesses darstellen. Solch eine Lösungsbeschreibung kann dann in erneut auftretenden Situationen verwendet werden, um den Defekt schneller zu lösen. Hier wird also eine Verbindung zwischen Geschäftsprozessmanagement und Dokumentenmanagement deutlich. Eine Verknüpfung solcher Systeme ist damit eine wichtige Anforderung an ein ganzheitliches Prozessmanagement.

Neben klassischen CMS und DMS Funktionen werden Portale zunehmend in diesem Zusammenhang für Unternehmen wichtig. Dabei werden über Rollen die Inhalte für die einzelnen Anwendern (Mitarbeitern, Kunden) optimiert. D.h. der Anwender erhält genau die Funktionen und Informationen in einem Portal,die für seine Aufgaben erforderlich sind. Eine Aufgabenliste ist dabei ein typischer Vertreter einer Portalfunktion. Aus der Aufgabenliste kann der Anwender direkt auf verschiedene Aufgaben innerhalb des Portals springen. Eine Workflow Management System kann ihn hierbei bei der Erfüllung dieser Aufgabe unterstützen. Auch können mit Hilfe von Workflow Management Systemen Geschäftsabläufe leichter in ein Portal integriert werden.

Liferay Portal

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Liferay Portal als Enterprise-Web-Plattform nutzen oder die Einführung dieser Software planen, können Sie die Lösungen von Imixs Office Workflow nahtlos integrieren.  Dadurch erweitern Sie die einzelnen Funktionsbausteine von Liferay Portal und erhalten eine professionelle Lösung für Geschäftsprozess Management.

Imixs Office Wokflow bietet ein Intergrationsmodul mit dem sämtliche Geschäftsprozesse in die Portal Infrastruktur von Liferay integriert werden können.  Die Kommunikation mit Kunden, Partnern und Lieferanten wird dadurch einfacher und Geschäftsprozesse können nach eigenen Regeln definiert werden.

  • Über ein Kundenportal können gemeinsame Aktivitäten oder Besprechungen protokolliert, und Projektabläufe verwaltet werden.
  • In einem Mitarbeiterportal können die Arbeitsprozesse im Unternehmen abgebildet und die  Kommunikation  sowie der Workflow einzelner Geschäftsprozesse optimiert werden.

Die Vorteile

  • Nutzen Sie ihre vorhandene Liferay Infrastrukur
  • Bringen Sie Geschäftsanwendungen in Ihr Portal
  • Erweitern Sie die Arbeitsabläufe durch intelligentes Workflow Management

Die Imixs GmbH bietet spezielle Schulungen und Service Subscriptions an, um Ihnen die Integration und den Aufbau einer eigenen Workflow Lösung so einfach wie möglich zu machen.

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Wie schreibe ich ein Protokoll – online?

Mit der kostenlosen Internetplattform ‘Imixs Office Protokolle‘ können Sie Protokolle online erstellen und ganz einfach selbst verwalten. Aber wie schreibt man eigentlich ein Protokoll? Und was sollte man bei der Verwaltung von Protokollen beachten?
Das folgende Tutorial soll Ihnen einen Überblick darüber geben, was Sie beim Schreiben eines Protokolls beachten sollten und wie Sie mit ‘Imixs Office Protokolle’ Ihre Protokolle erstellen und verwalten können.

Zum Tutorial: Wie schreibe ich ein Protokoll?