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DMS mit Imixs-Office-Workflow

Seit Version 3.0 bietet die Geschäftsprozess Management Plattform Imixs-Office-Workflow eine erweiterte DMS Workflow Funktion (Dokumenten Management System). Mit Hilfe dieser Funktion verwalten und finden Sie Ihre Dokumente und Unterlagen in Imixs-Office-Workflow schnell und effizient.

DMS Workflow

Geschäftsprozesse stehen meist in enger Verbindung zu Dokumenten, die sowohl von außerhalb des Unternehmens eintreffen (z.B. Eingangsrechnungen) als auch innerhalb des Unternehmens entstehen (z.b. Ausgangsrechnungen). Je nach Art des Dokuments durchlaufen diese meist unterschiedliche Geschäftsprozesse. So müssen beispielsweise Angebote die vom Vertrieb erstellt wurden ggf. von der Produktion oder dem Controlling geprüft und freigegeben werden, bevor diese das Unternehmen verlassen. Hier ist eine lückenlose Dokumentation des Arbeitsablaufs unerlässlich. Für ISO zertifizierte Unternehmen sind  diese Dokumenten-Workflows meist als Verfahrensanweisungen im QS-Handbuch hinterlegt. Mit Hilfe von Imixs-Office-Workflow werden nun diese Verfahrensanweisungen digitalisiert und so für alle Mitarbeiter im Unternehmen ausführbar gemacht werden. Der Vorteil: die Workflow Management Software kümmert sich um die Prozessdokumentation und die korrekte Verteilung der Arbeitsvorgänge – gekoppelt an die Arbeitsanweisungen – im Unternehmen.

Arbeitsschritte lückenlos dokumentieren

In jedem einzelnen Arbeitsschritt werden durch die Workflow Software die Dokumente geprüft und ggf. in einem sicheren Archiv abgelegt. Sämtliche Bearbeitungsschritte werden dabei automatisch protokolliert. Auch der Zugriffsschutz auf Dokumente unterliegt dabei automatisch den zuvor festgelegten Regeln. Damit stellen Sie sicher, dass nur die am Prozess beteiligten Akteure und verantwortlichen Personen diese Dokumente später verändern oder einsehen können.

Die DMS Funktion von Imixs-Office-Workflow erleichtert aber nicht nur die Ablage, sondern auch das Wiederfinden der Dokumente. Über die Volltextsuche kann nach beliebigen Schlagworten aus dem Geschäftsprozess gesucht werden. Dabei orientiert sich die Suche an moderner Suchmaschinen-Technologie, wie wir es von Google gewohnt sind. Um eine Rechnung wiederzufinden muss man nicht mehr die Rechnungsnummer oder das Schlagwort kennen, welches der Kollege bei der Ablage des Dokuments verwendet hat. Es genügt eine Eingabe des aktuellen Kontextes in dem wir uns befinden, um das gesuchte Dokument zu finden:

“Eingangsrechnung Imixs in Freigabe Müller”

Mit dieser Suchanfrage werden automatisch alle Eingangsrechnungen der Firma Imixs angezeigt, die sich noch in der der Freigabe befinden und durch den Mitarbeiter Müller bearbeitet wurden.

DMS Workflow

DMS Workflow

Mithilfe der DMS Funktion von Imixs-Office-Workflow verwalten Sie Ihre Dokumente intelligenter und nutzen gleichzeitig die Vorteile einer professionellen integrierten Geschäftsprozess Management Lösung.

Erfahren Sie mehr über diese Möglichkeiten Imixs-Office-Workflow im eigenen Unternehmen zu nutzen. Über eine Service Subscription steht Ihnen nicht nur eine Workflow Management Lösung zur Verfügung, sondern auch ein professioneller Support, der es Ihnen erleichtert Ihre Geschäftsprozesse und Dokument schnell und zuverlässig im Unternehmen zu verwalten. Imixs-Office-Workflow ist eine lizenzkostenfreie Open Source Lösung.

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GoDB

Die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” – kurz GoDB trat bereits im Jahr 2015 verbindlich für Unternehmen in Kraft und löst damit die bisherigen Regelungen GoBS und GDPdU ab. Im Kern geht es bei der GoDB darum, die Digitalisierung von Geschäftsdokumenten an die Regeln der ordentlichen Buchführung anzupassen und zugleich den Anforderungen einer modernen IT gerecht zu werden. Manches in die Jahre gekommene ERP und IT System erfüllt heute diese Anforderungen nur unzureichend oder muss mit einer DMS Funktionalität erweitert werden, was nicht selten mit erheblichen Lizenzkosten verbunden ist. Die Open Source Plattform Imixs-Office-Workflow stellt hier eine moderne und flexible Softwarelösung bereit, mit der Unternehmen bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse nachhaltig unterstützt werden. Continue reading

Belegerfassung per E-Mail

Seit dem Jahr 2011 werden vom Gesetzgeber über das Steuervereinfachungsgesetz elektronische Rechnungsbelege einer klassischen Papierrechnung gleichgesetzt. Damit können entsprechende Belege ohne digitale Signatur auf einfache Weise zwischen Unternehmen auch per E-Mail ausgetauscht werden. Es ergeben sich dadurch eine Vielzahl von Vereinfachungen und Optimierungsmöglichkeiten bei der Belegerfassung, die zu einer Zeit- und Kostenersparnis führen. Jedoch setzen immer noch viele Unternehmen bei der Rechnungseingangsbearbeitung auf papierbasierte Abläufe mit einer manuellen Kontrolle und Erfassung ihrer Belege. Der Grund hierfür sind oft sehr unterschiedliche Geschäftsabläufe bei der Bearbeitung von Belegen im Unternehmen. Continue reading

BPMN als Brücke zwischen Business und IT

Um eine Brücke für ein erfolgreiches Geschäftsprozessmanagement zwischen Business und IT zu schlagen, können mit Hilfe von BPMN Geschäftsprozesse auf Basis einer prozessgesteuerten Architektur entworfen werden. Damit werden Geschäftsprozesse nicht nur verständlicher, sondern zugleich auch ausführbar.

Die ‘Business Process Model and Notation’ – kurz BPMN – ist zwischenzeitlich die erste Wahl, wenn es darum geht Geschäftsprozesse und technische Abläufe zu modellieren. Diese graphische Notation für Geschäftsprozesse birgt viele Chancen um Unternehmensabläufe nachhaltig zu optimieren. Das Management wird mit Hilfe von BPMN in die Lage versetzt, Unternehmensprozesse nicht nur in einem standardisierten Format zu dokumentieren, sondern diese Modelle auch in einer Workflow Engine zur Anwendung zu bringen. Während bei monolithischen IT Systemen die Geschäftsprozesse mehr oder weniger hart codiert in der Software vorliegen und durch das Management kaum beeinflussbar sind, können mit Hilfe von BPMN Geschäftsprozesse innerhalb einer Workflow Management Suite nicht nur ausgeführt, sondern permanent optimiert und verbessert werden. Kostspielige Änderungen an der vorhandenen Software entfallen. Die Nutzung eines graphischen Modells führt also nicht nur zu einer erheblichen Verbesserung des Prozessdenkens und der Transparenz bei der Planung und Ausführung von Prozessen, sondern trägt auch dazu bei, die Implementierungsdauer von Geschäftsprozessen zu verkürzen. Continue reading

Geschäftsprozess­modellierung mit BPMN

Mit der neuesten Version des BPMN Modellierungswerkzeugs Imixs-BPMN können Geschäftsprozesse jetzt nach dem BPMN Standard modelliert und sofort in Imixs-Office-Workflow ausgeführt werden.

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BPMN bietet Unternehmen den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer beschreiben und dokumentieren zu können. Durch die leicht verständliche Notation können auch komplexe Unternehmensabläufe für alle Beteiligte transparent dargestellt und verstanden werden. Mit Hilfe von Imixs-BPMN lassen sich diese Prozesse direkt innerhalb der Workflow Management Lösung Imixs-Office-Workflow ausführen.

Imixs-BPMN basiert auf dem BPMN 2.0 Standard und unterstützt damit den vollen Umfang der Prozess Notation. Bestehende Modelle lassen sich leicht in das Tool importieren und anpassen. Dabei können die technischen Details eines Geschäftsprozesses bequem über komfortable Dialoge erfasst werden.

BPMN

Durch die intelligente BPMN Schnittstelle von Imixs-Workflow können Prozessmodelle frei modelliert werden und unterliegen keinen technischen Beschränkungen durch die Prozess-Engine. Damit steht die Dokumentation von Prozessabläufen im Unternehmen klar im Vordergrund.

Die Imixs GmbH beteiligt sich aktiv bei der Entwicklung der Eclipse BPMN Plattform und bietet mit Imixs-BPMN eine optimale Lösung zur Dokumentation und Ausführung von Geschäftsprozessen in einer professionellen Workflow Suite.

 

Auftragsmanagement für Magento Shop Systeme

Mit der neuesten Version von Imixs-Office-Workflow stellen wir jetzt eine moderne und flexible Schnittstelle für Magento Shop Systeme bereit. Damit lassen sich Geschäftsprozesse aus Magento direkt in die open source Workflow Plattform übernehmen. Typische Einsatzmöglichkeiten für diese Lösung sind Unternehmensabläufe, die nach dem eigentlichen Bestellvorgang auftreten. Hierzu zählen zum Beispiel: individuelle Produktionsprozesse, Beschaffungsprozesse, Vertriebsprozesse (After Sales) oder auch Wiedervorlage- und Eskalationsfunktionen.

magento-adapter

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Adaptive Case Management (ACM) – Entscheidungs­findung im Geschäfts­prozess­management

Adaptive Case Management (ACM) ist ein neuer Ansatz im Bereich der Prozessunterstützung, der seit einiger Zeit eine zunehmende Aufmerksamkeit erlangt hat.  Adaptives Case Management beschreibt eine Möglichkeit, betriebswirtschaftliche Abläufe in einem Unternehmen so abzubilden, dass Mitarbeiter bei der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls unterstützt werden, zugleich aber auch die Freiheit erlangen eigene Entscheidungen bei der Erreichung betriebswirtschaftlicher Ziele zu verfolgen. ACM unterstützt damit den Entscheidungsfindungsprozess und stellt individuelle Entscheidungen des Mitarbeiters in das Zentrum des Prozessmanagements. Damit unterscheidet sich ACM von klassischen Business Prozess Management Lösungen (BPM), bei denen durch einen normativen, fest vorgegebenen Ablauf der Weg eines Geschäftsprozesses vorgeschrieben ist und der Mitarbeiter diesen nur im Rahmen der festgelegten Regeln ausführen kann. Das Ziel normativer Prozesse ist primär möglichst viele Arbeitsschritte zu automatisieren und so eine manuelle Bearbeitung durch den Mitarbeiter weitgehend zu vermeiden.

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Wie modelliert man Geschäftsprozesse mit BPMN

Für die Beschreibung und Dokumentation von Geschäftsprozessen  hat sich in den letzten Jahren die sogenannte “Business Process Modelling Notation” – kurz BPMN – durchgesetzt. Mit Hilfe dieser Notation lassen sich schnell und vor allem für alle verständlich Geschäftsabläufe und Zuständigkeiten in einem Unternehmen beschreiben und graphisch abbilden. Gleichzeitig liefert diese Notation auch Elemente, die es später erleichtern, ein solches fachliches Ablaufmodell in ein technischen Prozessmodell zu überführen und so in einer Workflow Management Software auszuführen.

Im folgenden wollen wir einen schnellen und einfachen Einblick in die Modellierung von Geschäftsprozessen mit Hilfe von BPMN geben, ohne zu sehr auf sämtliche Feinheiten einzugehen, welche meist erst bei einer technischen Modellierung relevant sind. Continue reading

Geschäftsprozesse modellieren

Imixs-Office-Workflow bietet eine einfache Möglichkeit Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse mit Hilfe eines Modellierungswerkzeugs zu bearbeiten. Dadurch können Sie den Ablauf und damit das Verhalten Ihrer Geschäftsprozesse gezielt beeinflussen. Die einzelnen Workflows Ihrer Geschäftsprozesse werden in einem sogenannten Workflowmodell beschrieben.

Der Imixs Modeler

Der Imixs Modeler basiert auf der Eclipse Plattform. Er bietet Ihnen die Möglichkeit Geschäftsprozesse schnell und flexibel zu erstellen. Ein neues Workflowmodell kann sofort in die Workflow Suite Imixs-Office-Workflow übertragen werden ohne dass hierfür Änderungen der Software notwendig sind. Dadurch beschleunigen Sie Ihre Geschäftsprozesse.

imixs-modeler

 

Für die Installation des Imixs Workflow Modellers benötigen Sie eine Eclipse IDE (ab Version 3.x). Informationen über die Installation des Modellers finden Sie hier.

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