Digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen stellt für Unternehmen heute einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar und trägt damit gleichzeitig zur Effizienzsteigerung bei den eigenen Unternehmensabläufen bei. Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen geht es nicht nur um die Ablage und Archivierung von Dokumenten, sondern auch um die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit dieses Prozesses. Viele Prozesse in Unternehmen laufen heute schon zum Teil digital ab, werden jedoch nicht durchgängig digitalisiert oder sind auf verschiedene IT Systeme verteilt. So ist zum Beispiel der E-Mail-Versand einer Rechnung im PDF Format in vielen Unternehmen heute gängige Praxis. Für größere Unternehmen würde der Rechnungsversand per Briefpost einen hohen Kostenfaktor darstellen, den es zu vermeiden gilt. Der Gesetzgeber regelt über eine Richtlinie der Europäischen Union seit 2011 die Gleichstellung von elektronischen und papiergebundenen Rechnungen. Danach gilt:

“Jeder Steuerpflichtige legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden können.”

Jeder Unternehmer ist damit verpflichtet, einen Prozess zu definieren, der beschreibt, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit einer Rechnung gewährleistet wird. Dieser Prozess bildet also das gesamte innerbetriebliche Kontrollverfahren ab, welches einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung sicherstellt.

Mit Hilfe einer Workflow-Management-Lösung können Dokumente im Unternehmen digital abgelegt und verwaltet werden. So können zum Beispiel Eingangsrechnungen bei der Digitalisierung sofort einem zentral abgestimmten Prozess zur Prüfung und Freigabe unterzogen werden. Das sogenannte Rechnungscontrolling, worunter auch die termingerechte Bezahlung fällt, ist damit ein typischer Prozess für die Digitalisierung im Unternehmen.

Digitalisierung mit Imixs-Office-Workflow

Imixs-Office-Workflow bietet eine einfache Möglichkeit Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren. Die moderne Web Oberfläche von Imixs-Office-Workflow ermöglicht nicht nur einen schnellen Zugriff auf sämtliche Unternehmensprozesse, sowie die damit verknüpften Dokumente, sondern fasst auch die Erfassung, Prüfung und Archivierung von Dokumenten in einen für alle Mitarbeiter nachvollziehbaren und klar beschriebenen Unternehmensprozess ab.

Dokumente und Papierbelege, wie zum Beispiel Eingangsrechnungen, werden dazu mit einem Scanner digitalisiert und im Tiff- oder PDF-Format an das Workflow System automatisch  übertragen. Liegen die Dokumente bereits digitalisiert in einer E-Mail vor, können diese direkt an das System zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet werden.

Je nach Art eines Dokumentes wird dabei automatisch der entsprechende Geschäftsprozess gestartet und der Vorgang dem betroffenen Mitarbeiter zur Prüfung vorgelegt. Neben der inhaltlichen Prüfung kann ein Geschäftsprozess in Imixs-Office-Workflow auch organisatorische Prüf- und Genehmigungsverfahren enthalten. So können beispielsweise Freigaben nach dem Vier-Augen-Prinzip oder Prüfungen zur Qualitätssicherung in den Prüfpfad mit eingebunden werden.

Revisionssichere Archivierung

Neben der Digitalisierung und Protokollierung des Prüfpfades stellt der Gesetzgeber mit der revisionssicheren Archivierung eine weitere Anforderung an Unternehmen.
Dabei geht es darum, die Daten zu speichern und vor ungewollter Manipulation zu schützen. Dies wird durch Speicherung auf nur einmal beschreibbaren Datenträgern erreicht. Man spricht dann von WORM-Medien “write once read multiple”, also Datenträgern, die nur einmal beschrieben werden können (z.b. CD- und DVD-ROM).

Imixs-Office-Workflow unterstützt die revisionssichere Archivierung durch eine prozessgebundene automatische Archivfunktion. Dazu wird über das Prozessmodell beschrieben, wann die Archivierung stattfinden soll. Sämtliche Prozessinformationen, sowie die damit verknüpften Dokumente, werden damit automatisch in einem maschinenlesbaren Format auf einen Archivbereich übertragen. Das Archiv wird in regelmäßigen Abständen signiert und verschlüsselt auf ein WORM-Medium übertragen.

Starten Sie die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse

Auf Basis einer Service Subscription unterstützen wir Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Da es sich bei Imixs-Office-Workflow um eine Open Source Lösung handelt, fallen darüber hinaus keinerlei Lizenz- oder Updatekosten an. Neben der Beratung durch unsere Workflow-Experten beinhaltet dies auch eine regelmäßige Aktualisierung der Softwarelösung, sowie die Unterstützung für einen reibungslosen Betrieb. Erfahren Sie mehr über unser Angebot.