GoDB

Die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” – kurz GoDB trat bereits im Jahr 2015 verbindlich für Unternehmen in Kraft und löst damit die bisherigen Regelungen GoBS und GDPdU ab. Im Kern geht es bei der GoDB darum, die Digitalisierung von Geschäftsdokumenten an die Regeln der ordentlichen Buchführung anzupassen und zugleich den Anforderungen einer modernen IT gerecht zu werden. Manches in die Jahre gekommene ERP und IT System erfüllt heute diese Anforderungen nur unzureichend oder muss mit einer DMS Funktionalität erweitert werden, was nicht selten mit erheblichen Lizenzkosten verbunden ist. Die Open Source Plattform Imixs-Office-Workflow stellt hier eine moderne und flexible Softwarelösung bereit, mit der Unternehmen bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse nachhaltig unterstützt werden.

Um was geht es bei der GoDB?

Die GoDB bezieht sich im Kern auf die Digitalisierung von Dokumenten und den damit verbundenen Geschäftsprozessen. Es geht konkret darum, sowohl die “Revisionssicherheit” bei der Archivierung elektronischer Dokumente sicher zu stellen, als auch die Prüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit der damit verbundenen Geschäftsprozesse zu gewährleisten. So können Unternehmen heute bereits auf die physische Archivierung von Rechnungsdokumenten in Papierform verzichten, wenn diese die Anforderungen an die Unveränderbarkeit der elektronischen Dokumente sowie die damit verbundene Verfahrensdokumentation sicherstellen.

Hierzu ein Beispiel: Eine Eingangsrechnung durchläuft heute meist eine Vielzahl von Stellen in einem Unternehmen, die für die Prüfung, Freigabe oder Verbuchung verantwortlich sind. Das dahinter liegende Verfahren  – also der innerbetriebliche organisatorische Ablauf – ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Dieser Ablauf wird als Geschäftsprozess bezeichnet. Um aber bei einer steuerlichen Prüfung nachweisen zu können, warum ein bestimmtes Dokument zu einer steuerrelevanten Buchung führte, muss auch das Verfahren dazu, als der Geschäftsprozess dokumentiert sein. (Siehe auch: Controlling Prozesse)

Gesetzliche Anforderungen bei der revisionssicheren Archivierung

In Bezug auf die Aufbewahrung von Dokumenten und Aufzeichnungen stellt der Gesetzgeber eine Vielzahl von gesetzlichen Anforderungen an Unternehmen. So liegen beispielsweise die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege zwischen 6 und 10 Jahren und verlängern sich teilweise, wenn z.B eine Steuerfestsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Mit Ausnahme der Bilanzen sowie der Gewinn und Verlustrechnung können heute sämtliche Dokumente digitalisiert und zur Aufbewahrung auf WORM Medien (Write once Read many) archiviert werden. Die Originale müssen dann nicht mehr physisch aufbewahrt werden. Unternehmen müssen jedoch sicherstellen, dass die archivierten Unterlagen revisionssicher abgelegt sind und in einer angemessener Frist lesbar gemacht und ggf. ausgedruckt werden können. Zusätzlich muss darauf geachtet werden, das z.b. Geschäftsbriefe und Buchungsbelege (Ein- und Ausgangsrechnungen) bei der Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmen.

Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Um diesen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, bietet Imixs-Office-Workflow eine integrierte Archivfunktion. Dabei werden automatisch alle relevanten Dokumente sowie die Prüf- und Verarbeitungsprotokolle in einem Langzeitarchiv abgelegt. Die Datensätze werden dazu in einem herstellerneutralen und offenen Dateiformat auf Basis von XML abgelegt. Dadurch ist sichergestellt, dass der Zugriff auch nach Jahren gewährleistet ist. Und das auch dann noch, wenn vielleicht der Hersteller der Datenbank oder des Betriebssystems seinen Support bereits eingestellt hat, oder gar nicht mehr existiert.

Verschlüsselung

Durch moderne Verschlüsselungsverfahren auf Betriebssystemsebene kann mit Hilfe von Imixs-Office-Workflow sichergestellt werden, dass archivierte Dokumente bereits auf Echtzeitspeichermedien wie Festplatten nicht mehr verändert oder unbefugt eingesehen werden können. Gleichzeitig stellt Imixs-Office-Workflow ein leistungsfährigens Zugriffsmanagement bereit, das auch bei internen Abläufen einen unerlaubten Zugriff auf vertrauliche Dokumente verhindert. Mit Hilfe einer leistungsfähigen Suchmaschinen Technologie sind sämtlicher Dokumente und die dahinter liegenden Geschäftsprozesse, jeder Zeit schnell auffindbar.

Wir Unterstützen Sie bei der Digitalisierung

Imixs-Office-Workflow bietet Ihnen mit der Archivfunktion und der integrierten Verfahrensdokumentation das ideale Werkzeug um den gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße und revisionssichere Ablage von Geschäftsdokumenten gerecht zu werden. Durch die nahtlose Integration und Abbildung der unternehmenseigenen Geschäftsprozesse erfüllt Imixs-Office-Workflow darüber hinaus die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung in besonderer Weise. Der Prozess zur Digitalisierung, Prüfung und Archivierung sämtlicher Geschäftsdokumente ist sowohl dokumentiert also auch jederzeit durch den Einsatz einer transparenten Open Source Technologie über offene Formate gewährleistet. Damit nutzen Sie eine moderne Technologie und machen sich gleichzeitig unabhängig von proprietäre Software. Darüber hinaus entstehen Ihnen Beim Einsatz von Imixs-Office-Workflow keine Lizenzkosten.

Erfahren Sie mehr über Imixs-Office-Workflow und setzen Sie sich mit uns in Verbindung.