Geschäftsprozesse modellieren

Imixs-Office-Workflow bietet eine einfache Möglichkeit Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse mit Hilfe eines Modellierungswerkzeugs zu bearbeiten. Dadurch können Sie den Ablauf und damit das Verhalten Ihrer Geschäftsprozesse gezielt beeinflussen. Die einzelnen Workflows Ihrer Geschäftsprozesse werden in einem sogenannten Workflowmodell beschrieben.

Der Imixs Modeler

Der Imixs Modeler basiert auf der Eclipse Plattform. Er bietet Ihnen die Möglichkeit Geschäftsprozesse schnell und flexibel zu erstellen. Ein neues Workflowmodell kann sofort in die Workflow Suite Imixs-Office-Workflow übertragen werden ohne dass hierfür Änderungen der Software notwendig sind. Dadurch beschleunigen Sie Ihre Geschäftsprozesse.

imixs-modeler

 

Für die Installation des Imixs Workflow Modellers benötigen Sie eine Eclipse IDE (ab Version 3.x). Informationen über die Installation des Modellers finden Sie hier.

Die Erstellung eines eigenen Workflowmodells

Für die Verwaltung der Workflowmodelle über die Eclipse IDE erstellen Sie zunächst ein leeres Projekt (File -> New -> Project…). Wählen Sie als Projekttyp “General -> Project”

Erstellung eines eigenen Workflowmodells

Als Projekt Namen können Sie einen beliebigen Namen wählen:

Erstellung eines eigenen Workflowmodells

Importieren eines Templates

In das neu erstellte Workflow Projekt können Sie nun ein vorhandenes Workflow-Template importieren. Nutzen Sie dazu den Download aus dem Imixs Open Source Projekt. Ziehen Sie die Datei nun einfach über einen Dateiexplorer per Drag&Drop in das Projekt oder nutzen Sie die Import Funktion von Eclipse. Wechseln Sie anschließend in die Imixs Modeler Perspektive über “Window ->Open Perspective -> Other” und selektieren Sie in der Auswahlliste “Imixs Workflow Modeler”.

Nun können Sie die importierte Modelldatei öffnen.

Importieren eines Templates

Sie sehen die Modellversionsnummer sowie die Liste aller vorhandenen Workflows (Workflow Groups).

Durch Auswählen eines bestimmten Workflows können Sie die Details des Ablaufs bearbeiten.  Jeder Geschäftsprozess durchläuft verschiedene Stufen (gelbe Kästen).  Jede Stufe beschreibt dabei einen Status, den eine Aufgabe innerhalb dieses Arbeitsablaufs annehmen kann.

Importieren eines Templates
Zu jeder Stufe gibt es eine oder mehrere Aktionen (blaue Kästen). In einer Aktion können Sie festlegen, was mit der Aufgabe als nächstes geschehen soll. Dabei stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung.

Sobald Sie eine Prozessstufe oder eine Aktion gewählt haben, sehen Sie im unteren Teil die zugehörigen Eigenschaften (Properties). Über diesen Dialog legen Sie das Verhalten des Workflowmodells fest.

Einen eigenen Workflow erstellen

Für Imixs Office Workflow müssen innerhalb eines Modells verschiedene Eigenschaften hinterlegt werden.

  • Die Formulare bestimmen wie eine Aufgabe später dargestellt wird
  • Der Aufgabentitel ist eine Kurzzusammenfassung der Aufgabe innerhalb der Übersichten
  • Der Zugriff regelt die  Verteilung  der Aufgaben

Festlegen des  Formulars  und Aufgabentitels

Das  Formular  sowie den Aufgabentitel legen Sie über die jeweilige  Prozessstufe fest.

Festlegen des Formulars und Aufgabentitels

Über den Ausdruck “<itemvalue></itemvalue>” können Sie direkt auf einen Inhalt der Aufgabe zugreifen und diesen später in den Übersichten darstellen.

Festlegen des Formulars und Aufgabentitels

Den Formularnamen können Sie aus der Dokumentation übernehmen, oder ein Standardformular benutzen.

Verwendung von Standardformularen:

Für die Verwendung von einem Standardformular müssen Sie einen Formularpfad in folgendem Format verwenden:

Formulartyp#Basis-Formular[|Teilformular1|Teilformular2|Teilformular3]

Die in eckigen Klammern angegebenen Teilformulare sind optional.

Beispiele:

form_tab#basic|sub_documentation
form_panel#basic_contract

Folgende Formulartypen sind vorhanden:

Name Beschreibung
Formulartyp form_tab Die dazu geladenen Teilmasken werden in Reiter verteilt angezeigt
form_panel Alle Daten werden untereinander angezeigt
Basis-Formular basis Grundformular mit 2 Eingabefeldern (Titel und Beschreibung)
basis_contact Basis Formular und Kontaktdaten
basis_contract Basis Formular und Auftragsdaten
basis_invoice Basis Formular und Rechnungsdaten
basis_invoice_out Basis Formular mit Rechnungsdaten und Kunde
basis_order Basis Formular und Bestelldatum, Bestellnummer und Auftragsnummer
basis_project Basis Formular und Kunde und Projektnummer
Teilformular sub_address Adressdaten
sub_agreement Vereinbarungsdaten (Start, Ende, Vertragsart, Volumen)
sub_bankdata Bankdaten
sub_documentation Dokumentationsfeld mit Formatierungsmöglichkeit
sub_dispatch Auswahl der Unternehmensbereiche zum Weiterleiten

 

Festlegen des Zugriffs auf eine Aufgabe

Den Zugriff auf eine einzelne Aufgabe steuern Sie über die jeweilige Aktion zu einer Prozessstufe:

Verantwortlichkeiten:

Ein wichtiges Funktionsmerkmal von Imixs Office Workflow ist es, Geschäftsdaten vor unerlaubtem Zugriff zu schützen.  Über den Reiter ‘ACL’ können Sie festlegen welche Personen bzw. Gruppen eine Aufgabe lesen und bearbeiten können:

Festlegen des Zugriffs auf eine Aufgabe

Über den Reiter ‘Owner’ legen Sie fest, welche Personen bzw. Gruppen die Aufgabe als nächstes bearbeiten. Diese Aufgaben werden später dem Anwender in der Liste ‘Meine Aufgaben’ angezeigt.

Festlegen des Zugriffs auf eine Aufgabe

Mailbenachrichtigung:

Über den Reiter ‘Mail’ können Sie eine Mailbenachrichtigung einrichten. So können Sie beispielsweise beim weiterleiten einer Aufgabe eine Benachrichtigung an das Projektteam versenden.

Dokumentation:

Jeder Arbeitsschritt kann mit Hilfe von Imixs Office Workflow dokumentiert werden. Über den Reiter ‘History’ können Sie einen beliebigen Text hinterlegen, der später in der Workflow-Historie angezeigt wird.

Prozessmodelle anwenden

Nachdem Sie die Änderungen an einem Prozessmodell durchgeführt haben, können Sie das Modell in die Anwendung hochladen. Wählen Sie im Abschnitt “Web Service Location” die Funktion “upload model” um das Modell zu synchronisieren.