Genehmigungen zuverlässig organisieren

Im täglichen Arbeitsleben stoßen wir auf eine Vielzahl von Arbeitsabläufen in denen Genehmigungen eine wichtige Rolle spielen. Dies beginnt beim Urlaubsantrag an den Vorgesetzten, über die Freigabe einer Reisekostenabrechnung hin zu komplexen Genehmigungsworkflows nach dem vier-Augen-Prinzip – zum Beispiel bei einer Budgetfreigabe.

Damit solche Genehmigungen reibungslos funktionieren, müssen in einem Unternehmen Regeln und Zuständigkeiten vereinbart werden. Nur so können Mitarbeiter eine benötigte Freigabe oder Genehmigungen auch mit den richtigen Informationen bei den verantwortlichen Personen einholen.  Ein klar definierter Genehmigungsworkflow umfasst dabei folgende Aspekte:

  • Die Dokumentation des Vorgangs
  • Die Weiterleitung des Vorgangs
  • Die Überprüfung des Vorgangs

Ein Workflow Management System hilft dabei, solche Unternehmensabläufe zuverlässig zu organisieren und die Einhaltung durch zuvor definierter Regeln zu gewährleisten.

Die Dokumentation einer Genehmigung

Ein zentraler Punkt bei genehmigungspflichtigen Abläufen im Unternehmen ist die lückenlose Dokumentation des Ablaufs. Ähnlich einer Checkliste muss später nachvollziehbar sein, welche Informationen vorlagen und was genau geprüft wurde, um eine Genehmigung zu erteilen. Typischerweise werden dazu in einer Vorgangsmappe alle benötigten Dokumente  gesammelt und zusammengefasst . Mit Hilfe eines ‘Laufzettels’ wird dokumentiert, wer den Vorgang bereits bearbeitet hat.

In einem modernen Workflow Management System wird die Vorgangsmappe elektronisch abgebildet. Dazu werden automatisch die einzelnen Arbeitsschritte jedes Vorgangs von der Software protokolliert und mit Uhrzeit und letztem Bearbeiter versehen. Die Bearbeitungshistorie einer elektronischen Vorgangsmappe wird somit lückenlos erstellt und bildet ein wichtiges Kriterium für die Nachvollziehbarkeit eines Vorgangs:

Dokumentation einer Genehmigung

Imixs-Office-Workflow verfügt neben der Funktion der Vorgangsdokumentation auch über die Möglichkeit Vorgänge zu versionieren oder zu archivieren. So können beispielsweise abgelehnte Genehmigungen automatisch in einem Archiv zwischengespeichert werden, um zu einem späteren Zeitpunkt Änderungen im Vorgang nachvollziehen zu können.

Dokumentation einer Genehmigung

Über eine Kommentarfunktion haben Mitarbeiter darüber hinaus die Möglichkeit Entscheidungen zu kommentieren oder zu begründen. Wichtig hierbei ist, dass die Vorgangshistorie unveränderbar ist und somit auch nicht zu einem späteren Zeitpunkt gelöscht werden kann.

Die Organisationsstruktur

Der zweite zentrale Punkt für einen verlässlichen Genehmigungsablauf im Unternehmen ist die Abbildung einer geeigneten Organisationsstruktur. In einem Organigramm kann festgelegt werden, welche Personen wo im Unternehmen tätig sind und welche Rollen diese an verschiedenen Stellen ausfüllen:

 

organigram

Diese Form der Organisationsstruktur ist in der Regel an den Funktionsbereichen eines Unternehmens ausgerichtet. Für Unternehmensübergreifende Geschäftsprozesse wie einen Genehmigungsworkflow werden jedoch oft unterschiedliche Funktionsbereiche eingebunden. In diesem Fall muss neben der Funktionsverantwortung auch die Prozessverantwortung im Unternehmen definiert werden.  Die Prozessverantwortung ist eine Querschnittfunktion, die über verschiedene Funktionsbereiche eines Unternehmens gelegt werden kann. Ein typisches Beispiel ist die Geschäftsführung, die meist für alle Funktionsbereiche eine Genehmigerrolle wahrnimmt. Die Kombination aus einer funktionsgetriebenen Aufbauorganisation und einer prozessorientierten Rollendefinition bezeichnet man dann als Matrixorganisation.

matrixorganisation

Imixs-Office-Workflow bildet beide Organisationsstrukturen ab und bietet damit die Möglichkeit Matrixorganisationen, wie sie für funktionsübergreifende Geschäftsprozesse benötigt werden, abzubilden.

In einem Genehmigungsworkflow ist es so zum Beispiel möglich, zunächst einen fachliche Genehmigung innerhalb der Funktionsebene einzuholen und anschließend eine Genehmigung über den Prozessverantwortlichen einzuholen. Der Genehmigungsprozess ist dann auf alle Funktionsbereiche des Unternehmens gleichermaßen anwendbar.

Genehmigungsworkflow

Genehmigung nach dem Vier-Augen-Prinzip

Die eigentliche Genehmigung und Freigabe eines Vorgangs erfolgt durch die Überprüfung des Ablaufs nach festgelegten Regeln. Diese Regeln können je nach Unternehmen und Art der Genehmigung unterschiedlich komplex sein. Ein typisches Beispiel ist die Genehmigung nach dem Vier-Augen-Prinzip. Dies bedeutet, dass die Genehmigung mindestens von zwei unterschiedlichen Akteuren erfolgen muss. So kann beispielsweise bei Budgetfreigaben oder sicherheitsrelevanten Vorgängen sicher gestellt werden, dass die Genehmigung nur durch eine wiederholte Freigabe erfolgt ist.

Genehmigung nach dem Vier-Augen-Prinzip

Diese Überprüfung erfolgt weitgehend automatisiert durch das Workflow Management System. Hier kommen entsprechende Geschäftsregeln zur Anwendung. Imixs-Office-Workflow verfügt hier über verschiedene Mechanismen, die es ermöglichen, auch komplexe Freigaberegeln zu modellieren. So kann beispielsweise zu Beginn der Genehmigung eine Liste von autorisierten Personen ermittelt werden. Diese werden über das Workflow System über eine anstehende Genehmigung informiert. Sobald mindestens zwei der autorisierten Personen eine Freigabe erteilt haben, wird der Vorgang weitergeleitet. Dabei wird gleichzeitig sichergestellt, dass nicht eine Person zweimal eine Genehmigung desselben Vorgangs durchführen kann. Sämtliche Einzelschritte in einem Genehmigungslauf werden darüber hinaus entsprechend protokolliert. Die Genehmigung durch unterschiedliche Personen bezeichnet man dann auch als ‘Laufweg’.

Regelbasierte Genehmigungen

Einen Spezialfall zum Vier-Augen-Prinzip stellen regelbasierte Genehmigungen dar. Hier werden neben der Berechnung eines Laufweges auch weitere vorgangsspezifische Kriterien herangezogen. Beispielsweise kann bei einer Budgetfreigabe die Höhe einer einzelnen Bedarfsmeldung geprüft und dann einer weiteren Freigabe unterzogen werden. Ist der Betrag unter dem definierten Schwellwert wird die Freigabe direkt erteilt.

Regelbasierte Genehmigungen

In Imixs-Office-Workflow können diese Art von Geschäftsregeln in verschiedenen Script Sprachen umgesetzt werden. Damit ist die Abbildung von Geschäftsregeln sehr leistungsfähig und kann schnell an sich ändernde Gegebenheiten angepasst werden.

Flexibles Servicekonzept für Beratung und Implementierung

Die Imixs Software Solutions GmbH bietet ein flexibles Service Konzept, um Unternehmen bei der Einführung von Genehmigungsworkflows zu unterstützen. Auf Basis der Open Source Lösung Imixs-Office-Workflow erhalten Unternehmen eine flexible webbasierte Lösung mit der sich alle Arten von Unternehmensworkflows abbilden lassen. Die Softwarelösung kann über eine flexible Virtualisierung wahlweise im eigenen Unternehmen oder in einem Rechenzentrum mit Standort in Deutschland betrieben werden.
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