AEO mit Foreign-Trade-Office

Der Authorized Economic Operator (AEO) ist eine Zollkodex-Durchführungsverordnung (ZK-DVO), welche von allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Gemeinschaft angenommen wurde. Ziel ist die Absicherung der durchgängigen internationalen Lieferkette („supply chain“) vom Hersteller einer Ware bis zum Endverbraucher. Der Status eines zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten ist in allen Mitgliedstaaten gültig und zeitlich nicht befristet. Die Zollkodex-Durchführungsverordnung sieht drei Arten des Authorized Economic Operator (AEO) vor, welche für Unternehmen verschiedene zeitliche und dadurch finanzielle Vorteile bei der Zollabwicklung bieten.

Sämtliche Prozesse, welche für das Monitoring und das Management der AEO Zertifizierung notwendig sind, können mit Hilfe der Softwareplattform „Foreign Trade Office“ der Imixs-Software Solutions GmbH umgesetzt werden. Hierzu werden die entsprechenden Geschäftsprozesse und Informationsobjekte in diese Workflow Plattform integriert und das System individuell an die Prozesslandschaft von Unternehmen erweitert und angepasst.

aeo-overview

Benutzerverwaltung, Rollen und Funktionen

Die Software Plattform Imixs Foreign-Trade-Office nutzt eine eigenständige Datenbank für die interne Benutzerverwaltung. Jeder Benutzer kann dabei verschiedenen Gruppen zugeordnet werden, um eine entsprechende Rolle im Prozess wahrzunehmen.

Administrator

Der Administrator verwaltet das System und kann neue Fragen anlegen. Er kann dadurch das System administrieren. Darüber hinaus ist der Administrator ‘Verantwortlicher’ (‘Manager’) im Prozess ‘Administration’. Dadurch kann der Administrator neue Fragen in den Katalog aufnehmen.

AEO-Manager

Der AEO Manager ist der Prozessverantwortliche für das AEO Monitoring. Der AEO Manager ist für die korrekte Beantwortung und Kommunikation zu den Zollbehörden verantwortlich. Der AEO Manager verwaltet und beantwortet Fragen und weist diese den Unternehmensbereichen (Fachabteilung) zu. Er kann auf das AEO Monitoring zugreifen und alle Fragen einsehen und bearbeiten.

AEO-Verantwortlicher

Der AEO Verantwortliche ist einer Fachabteilung zugeordnet und ist für die AEO Fragen eines Unternehmensbereichs verantwortlich, die seinem Fachbereich zugeordnet sind. Er selbst beantwortet keine Fragen, kann aber bei Rückfragen durch den AEO Manager zu einzelnen Fragen Stellung nehmen (Kommentarfunktion).

Mitarbeiter

Ein Mitarbeiter ist einer Fachabteilung zugeordnet und verfügt in der Regel über keine AEO relevanten technischen Kenntnisse. Ein Mitarbeiter kann Tickets aus seiner Fachabteilung erzeugen, um Änderungen, die für die Meldepflicht des AEO relevant sind, an den AEO-Manager zu senden.

Erstellung eines AEO Fragen Katalogs

Zur Einrichtung des Systems bietet Imixs Foreign-Trade-Office dem Administrator die Möglichkeit den Fragenkatalog zu erstellen. Hierzu erfasst er die einzelnen Fragen des AEO. Es können auch zu jedem späteren Zeitpunkt neue Fragen in das System eingefügt und zur Beantwortung freigegeben werden.

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Der AEO-Administrator kann neue Fragen erstellen und bearbeiten. Neue Fragen befinden sich nun im Prozess ‘Administration’. Der AEO-Administrator kann über ‘Meine Aufgaben’ auf diese – noch in Erstellung befindlichen – Fragen zugreifen. Abschließend kann eine Frage zur Beantwortung freigegeben werden.

Der AEO Prozess

Der AEO Fragenkatalog wird initial durch das Systems bereitgestellt. Alle im System vorliegenden Fragen befinden sich im Status ‘in Zuordnung’ und sind unbeantwortet. Die Zuordnung wie auch die Beantwortung und Meldung ist Teil des Monitorings. Der AEO-Administrator kann vor Beginn einer Selbstbewertung die Bereiche und Zuständigkeiten festlegen. Liegt bereits eine Selbstbewertung vor, können die vorhandenen Antworten direkt in den AEO Kalalog durch den AEO-Administrator übertragen werden. Werden die Antworten erstmalig für eine Selbstbewertung erfasst, erfolgt dies durch den AEO-Manager.

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Der AEO-Manager sieht in seiner Aufgabenliste die zuvor vom AEO-Administrator erstellten und zur Beantwortung freigegebenen Fragen. Er kann eine Frage bearbeiten und diese einem Bereich zuordnen, sowie Termine für eine Wiedervorlage und eine Eskalation festlegen. Über die Schaltfläche ‘Beantwortung starten’ kann der AEO-Manager die Beantwortung der Frage starten.

Beantworten und Melden einer Frage

Eine Frage befindet sich während der Beantwortung in der Aufgabenliste des AEO-Managers. Öffnet der AEO-Manager die Frage über seine Aufgabenliste, wird das Formular für die Beantwortung angezeigt.

Der AEO-Manager kann nun die Frage melden. Durch diesen Vorgang wird automatisch eine PDF Datei erzeugt, die ausgedruckt und an die Zollbehörde gesendet werden kann. Die Datei wird zusammen mit evtl. bereits angehangenen Dokumenten im System gespeichert.

Durch den Prozessschritt ‘Versenden’ schließt der AEO-Manager den Beantwortungsprozess ab. Die Frage bleibt nun für einen definierten Zeitraum in diesem Status. Der AEO-Manager kann die Frage jederzeit durch die Aktion ‘Bestätigt’ in den Status ‘Abgeschlossen’ überführen. Damit verschwindet die Frage aus der Aufgabenliste des AEO-Managers. Wird die Frage nicht manuell vor Ablauf der Frist (14 Tage) abgeschlossen, erfolgt dies durch einen automatischen Prozess.

Frage erneut beantworten

Wird eine Frage nach Abschluss erneut beantwortet (manuell oder über ein Ticket) wiederholt sich der Prozess der Beantwortung und Meldung der Frage. Der jeweils letzte Stand einer abgeschlossenen Frage wird automatisch vom System versioniert und kann vom AEO-Manager über den Link ‘Historie’ in einer Frage abgerufen werden.

Während der Beantwortung und Meldung einer Frage befindet sich diese stets im Prozess ‘Monitoring’. Nur wenn die Aktion ‘Frage bearbeiten’ ausgelöst wird, wird die Frage zurück in den Prozess ‘Administration’ verschoben, wo diese nun durch den AEO-Administrator erneut zur Zuordnung und Beantwortung freigegeben werden kann.

Das AEO Monitoring

Das AEO-Monitoring dient der Überwachung des AEO Fragenkatalogs. Der Prozess umfasst insgesamt 4 unterschiedliche Workflows:

Automatische Wiedervorlage

Zu jeder Frage kann während der Zuordnung ein Wiedervorlagetermin eingetragen werden. Erreicht eine bereits beantwortete und abgeschlossene Frage diesen Termin, versetzt das System diese Frage automatisch in den Status ‘Unbeantwortet’. Die Frage befindet sich in der Aufgabenliste des AEO-Managers.

Gemeinsames AEO Monitoring

Der AEO-Manager kann zusammen mit einzelnen Mitarbeitern des Unternehmens einzelne Fragen aus den Fragenkatalog besprechen und klären, ob zu einzelnen Fragen eine Änderung vorliegt. Ist das der Fall, klickt er auf ‘Frage markieren’. Dadurch wird die Frage in den Status ‘unbeantwortet’ gesetzt und durchläuft den Workflow zur Beantwortung und Meldung. Die Frage befindet sich in der Aufgabenliste der AEO-Managers.

Rückfrage durch den AEO-Manager

Der AEO Manager überprüft die einzelnen Fragen des Katalogs. Falls es zu einer Frage eine Rückfrage gibt wird eine automatische E-Mail an den Bereichsverantwortlichen gesendet. Die Frage erscheint in der Aufgabenliste des Bereichsverantwortlichen und befindet sich im Status ‘Rückfrage’. Der Bereichsverantwortliche kann nun die Frage öffnen und kommentieren. Er kann entweder die Aktion ‘Unverändert’ oder ‘Änderungen notwendig’ klicken. Wird die Aktion ‘Unverändert’ gewählt, wird die Frage wieder in den Status ‘Abgeschlossen’ versetzt. Wird die Aktion ‘Änderung notwendig’ geklickt, wird die Frage in den Status ‘Unbeantwortet’ versetzt. Dadurch landet die Frage in der Aufgabenliste des AEO-Managers.

Ticket Workflow

Mitarbeiter, die am System registriert sind, können über den Ticket Workflow ein Ticket mit einer Frage oder Änderung aus ihrem Unternehmensbereich melden. Ein Ticket wird von den Teammitgliedern aus dem Prozess ‘Helpdesk’ bearbeitet und gelöst. Der AEO-Manager ist Mitglied im Prozess ‘Helpdesk’. Alle Mitarbeiter, die in der Gruppe ‘Assistenz’ des Helpdesks eingetragen sind, können Tickets erstellen.

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Der Mitarbeiter erfasst ein neues Ticket und gibt einen Titel sowie eine Beschreibung des Sachverhalts ein. Danach kann er das Ticket über die Aktion ‘Melden’ an den AEO-Manager versenden. Über aufgegebene Tickets und deren Bearbeitungsstand kann sich der Mitarbeiter stets über die Funktion ‘Meine Vorgänge’ informieren.

Der AEO-Manager – welcher selbst Mitglied im Prozess ‘Helpdesk’ ist – erhält neue Tickets in seiner Aufgabenliste. Nachdem der AEO-Manager das Ticket zur Bearbeitung geöffnet hat, kann er über die Auswahl ‘Relevant für’ einzelne Unternehmensbereiche selektieren und anschließend in der Liste der zugeordneten Fragen einzelne Fragen als ‘Relevant’ markieren. Klickt der AEO-Manager auf die Aktion ‘Relevant’, werden automatisch durch das System alle zuvor ausgewählten Fragen versioniert und in den Status ‘Unbeantwortet’ überführt. Der AEO-Manager hat nun die Möglichkeit die Fragen zu bearbeiten und erneut zu melden. Über das Ticket kann er ggf. eine Rückfrage senden oder das Ticket schließen. Bei einer Rückfrage zu einem Ticket wird das Ticket dem Bereichs-Team bzw. den Bereichsverantwortlichen aus den zuvor ausgewählten betroffenen Bereichen zugeordnet. Der AEO-Manager kann über den Prozess ‘Helpdesk’ alle erfassten Tickets einsehen.

Flexibles Servicekonzept für Beratung und Implementierung

Die Imixs Software Solutions GmbH bietet ein flexibles Service Konzept, um Unternehmen bei der Einführung des AEO Prozesses zu unterstützen. Auf Basis der Open Source Lösung Imixs-Office-Workflow erhalten Unternehmen eine flexible webbasierte Lösung mit der sich alle Geschäftsprozesse rund um den AEO abbilden lassen. Die Softwarelösung kann über eine flexible Virtualisierung wahlweise im eigenen Unternehmen oder in einem Rechenzentrum mit Standort in Deutschland betrieben werden.
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