Es muss nicht immer SharePoint sein

In der aktuellen Ausgabe des IT Directors berichtet das Fachmagazin über eine neue Studie, welche den Reifegrad von Workflow-Management innerhalb der Microsoft Plattform SharePoint untersucht hat . Die Group Business Software (GBS) kommt darin zu dem Ergebnis, dass  über 70% der befragten Unternehmen eine zusätzliche Softwarelösung für die Abdeckung der Workflow Funktionalität einsetzen. Nur ein Drittel der Unternehmen findet die Workflow Möglichkeiten für ausreichend. 49% aller befragten Unternehmen verwenden eine eigene, von SharePoint unabhängige Lösung, um Geschäftsprozesse im Unternehmen abzubilden.

Die Studie der GBS befragte rund 150 Vertreter aus verschiedenen Branchen im deutschsprachigen Raum. Der Großteil sind Entscheidungsträger aus den Bereichen IT, Marketing und Geschäftsführung.

Woher kommt diese Unzufriedenheit im Bereich Workflow Management? Ein Grund hierfür ist die historische Entwicklung von SharePoint. In vielen Unternehmen wurde SharePoint zunächst in IT-lastigen Abteilungen eingeführt. Geschäftsprozessmanagement ist aber nicht auf einen einzelnen Unternehmensbereich beschränkt, sondern betrachtet Unternehmensabläufe ganzheitlich. Während aus IT Sicht häuftig die strukturiert Ablage von Dokumenten sowie deren Zugriffschutz eine bereits ausreichende Funktionalität darstellen, kommen beim Workflow Management weitere Aspekte hinzu. So stellt ein unternehmensweites Geschäftsprozessmanagement hohe Anforderungen an eine Softwarelösung. Neben der reinen Verarbeitung der Daten sowie deren Schutz vor unerlaubtem Zugriff stehen hier weitere Themen im Vordergrund:

  • Nachvollziehbarkeit der Arbeitsabläufe
  • Transparenz und lückenlose Dokumentation
  • Freigaben nach dem Vier-Augen-Prinzip
  • Delegation von Aufgaben
  • Messaging und Benachrichtigungen
  • Überwachung, Eskalation und Wiedervorlagen

Bei diesem kurzen Überblick wird schnell klar, dass eine reine Dokumentenablage nur ein Teilaspekt einer Workflow Lösung sein kann. Hinzu kommt die Anforderung Geschäftsabläufe auch visuell zu beschreiben und als Dokumentation – beispielsweise im Zuge einer ISO Zertifizierung – zu nutzen. Hier kommt die Modellierung von Geschäftsprozessen mit Hilfe von BPMN 2.0 ins Spiel. BPMN bietet Unternehmen den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer beschreiben und dokumentieren zu können. Durch die leicht verständliche Notation können auch komplexe Unternehmensabläufe für alle Beteiligte transparent dargestellt und verstanden werden.

Eine Alternative zu SharePoint ist die Softwarelösung Imixs-Office-Workflow , welche eine integrierte Workflow Management Plattform bereitstellt. Diese Lösung deckt  sämtliche Aspekte eines unternehmensweiten Geschäftsprozessmanagements ab. Hierzu zählt sowohl die Möglichkeit Geschäftsprozesse mit Hilfe von Imixs-BPMN grafisch zu modellieren, als auch Aufgaben im Unternehmen gezielt zu verteilen. Imixs-Office-Workflow stellt dazu eine moderne integrierte Weboberfläche bereit, die Mitarbeiter bei der Bearbeitung von Arbeitsabläufen aktiv unterstützt.

SharePoint und Workflow Management verbinden

Aber auch SharePoint findet in Zusammenspiel mit Imixs-Office-Workflow seinen Platz. So können bereits vorhandene Dokumentenarchive angebunden oder Dateien aus SharePoint direkt mit Geschäftsprozessen verlinkt werden. So können die Vorteile aus beiden Welten genutzt und bereits getätigte Investitionen geschützt werden.

Wenn Sie sich für Imixs-Office-Workflow entscheiden, steht Ihnen mit der Imixs Service Subscription nicht nur eine Workflow Management Lösung zur Verfügung, sondern auch ein professioneller Support, der es Ihnen erleichtert Ihre Geschäftsprozesse schnell und zuverlässig im Unternehmen umzusetzen. Imixs-Office-Workflow ist eine lizenzkostenfreie Open Source Lösung.

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