Category Archives: Praxis

Geschäftsprozesse DSGVO konform abbilden

Mit der neuesten Version von Imixs-Office-Workflow lassen sich nun ganz einfach Geschäftsprozesse DSGVO konform abbilden. 

Die neue Version der Open Source Plattform Imixs-Office-Workflow verfügt jetzt über ein Standard Plugin, um das „Recht auf Vergessenwerden“ rechts-konform abzubilden. Bei der Digitalisierung von Unternehmensprozesse können nun personenbezogene Daten gemäß Art. 17 der DSGVO wahlweise gelöscht oder anonymisiert werden, ohne dass hierzu die Prozessinformationen selbst verloren gehen. Dies erhöht zum einen die Rechtskonformität bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen, zum anderen erlaubt diese moderne Lösung gleichzeitig Unternehmensprozesse nachhaltig zu optimieren.

Im Gegensatz zu vielen Standardlösungen, bei denen Datensätze einfach vollständig gelöscht werden, anonymisiert Imixs-Office-Workflow gezielt einzelne Datenfelder innerhalb eines Geschäftsprozesses. Die Inhalte der Datenfelder können dabei wahlweise anonymisiert oder aber vollständig entfernt werden. Daten die nicht personenbezogen sind bleiben erhalten:

Mit dieser Lösung werden auch langlaufende Geschäftsprozesse DSGVO-konform abgebildet. Die Löschung personenbezogener Daten gemäß Art. 17 der DSGVO ist rechts-konform protokolliert und auf Basis von BPMN 2.0 dokumentiert.  Geschäftsprozesse können somit auch weiter im System verwaltet werden und Unternehmensprozesse langfristig optimiert werden.

Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten der Open Source Plattform Imixs-Office-Workflow.

DSGVO – Mit Imixs-Office-Workflow kein Problem

Mit Eintreten der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) im Mai diesen Jahres werden viele Unternehmen vor die Frage gestellt, wie diese umgesetzt werden muss und was konkret zu tun ist. Imixs-Office-Workflow bietet hier nun eine neue Lösung.

Mit der Datenschutz-Grundverordnung – kurz – DSGVO hat die Europäische Union die Rechtsgrundlage für einen einheitlichen digitalen Binnenmarkt geschaffen. Dadurch  kommen zahlreiche neue Pflichten auf die Unternehmen zu. Gleichzeitig erhalten EU-Bürger mehr Schutzrechte für ihre Daten.

Egal ob Konzern oder Kleinunternehmer, die DSGVO gilt für alle Unternehmen, die in der EU tätig sind. Nachweispflicht, Privacy by Design, Recht auf Vergessenwerden, Meldepflicht bei Verstößen – die Liste ist lang, und es gilt sich rasch auf die Einhaltung der neuen Regeln vorzubereiten. Neben Pflichten und Risiken birgt die Datenschutz-Grundverordnung aber auch viele Chancen: Der einheitliche Rechtsraum verbessert die Aussichten, neue Geschäftsmodelle europaweit zu etablieren. Continue reading

Sind Ihre Unternehmensprozesse revisionssicher?

Nicht erst durch die Neuordnung der GoBD sowie der am März 2018 in Kraft tretenden DSGVO sind die Themen Datenschutz  und Datensicherheit wieder in das Bewusstsein vieler Unternehmen gerückt. Dabei geht es bei diesen Themen nicht allein um die sichere Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten im Zuge der Digitalisierung. Es geht hier vor allem auch um den korrekten Umgang mit Kunden- und Geschäftsdaten.

Der zentrale Punkt in diesem Zusammenhang ist die Revisionssicherheit bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und den damit verbundenen Daten und Dokumenten. Aber was bedeutet Revisionssicherheit in diesem Zusammenhang konkret? Der folgende Abschnitt enthält einige wichtige Informationen dazu. Continue reading

Es muss nicht immer SharePoint sein

In der aktuellen Ausgabe des IT Directors berichtet das Fachmagazin über eine neue Studie, welche den Reifegrad von Workflow-Management innerhalb der Microsoft Plattform SharePoint untersucht hat . Die Group Business Software (GBS) kommt darin zu dem Ergebnis, dass  über 70% der befragten Unternehmen eine zusätzliche Softwarelösung für die Abdeckung der Workflow Funktionalität einsetzen. Nur ein Drittel der Unternehmen findet die Workflow Möglichkeiten für ausreichend. 49% aller befragten Unternehmen verwenden eine eigene, von SharePoint unabhängige Lösung, um Geschäftsprozesse im Unternehmen abzubilden. Continue reading

GoDB

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoDB trat bereits im Jahr 2015 verbindlich für Unternehmen in Kraft und löst damit die bisherigen Regelungen GoBS und GDPdU ab. Im Kern geht es bei der GoDB darum, die Digitalisierung von Geschäftsdokumenten an die Regeln der ordentlichen Buchführung anzupassen und zugleich den Anforderungen einer modernen IT gerecht zu werden. Manches in die Jahre gekommene ERP und IT System erfüllt heute diese Anforderungen nur unzureichend oder muss mit einer DMS Funktionalität erweitert werden, was nicht selten mit erheblichen Lizenzkosten verbunden ist. Die Open Source Plattform Imixs-Office-Workflow stellt hier eine moderne und flexible Softwarelösung bereit, mit der Unternehmen bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse nachhaltig unterstützt werden. Continue reading

Digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen stellt für Unternehmen heute einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar und trägt damit gleichzeitig zur Effizienzsteigerung bei den eigenen Unternehmensabläufen bei. Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen geht es nicht nur um die Ablage und Archivierung von Dokumenten, sondern auch um die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit dieses Prozesses. Viele Prozesse in Unternehmen laufen heute schon zum Teil digital ab, werden jedoch nicht durchgängig digitalisiert oder sind auf verschiedene IT Systeme verteilt. So ist zum Beispiel der E-Mail-Versand einer Rechnung im PDF Format in vielen Unternehmen heute gängige Praxis. Für größere Unternehmen würde der Rechnungsversand per Briefpost einen hohen Kostenfaktor darstellen, den es zu vermeiden gilt. Der Gesetzgeber regelt über eine Richtlinie der Europäischen Union seit 2011 die Gleichstellung von elektronischen und papiergebundenen Rechnungen. Danach gilt:

„Jeder Steuerpflichtige legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden können.“

Jeder Unternehmer ist damit verpflichtet, einen Prozess zu definieren, der beschreibt, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit einer Rechnung gewährleistet wird. Dieser Prozess bildet also das gesamte innerbetriebliche Kontrollverfahren ab, welches einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung sicherstellt. Continue reading

Belegerfassung per E-Mail

Seit dem Jahr 2011 werden vom Gesetzgeber über das Steuervereinfachungsgesetz elektronische Rechnungsbelege einer klassischen Papierrechnung gleichgesetzt. Damit können entsprechende Belege ohne digitale Signatur auf einfache Weise zwischen Unternehmen auch per E-Mail ausgetauscht werden. Es ergeben sich dadurch eine Vielzahl von Vereinfachungen und Optimierungsmöglichkeiten bei der Belegerfassung, die zu einer Zeit- und Kostenersparnis führen. Jedoch setzen immer noch viele Unternehmen bei der Rechnungseingangsbearbeitung auf papierbasierte Abläufe mit einer manuellen Kontrolle und Erfassung ihrer Belege. Der Grund hierfür sind oft sehr unterschiedliche Geschäftsabläufe bei der Bearbeitung von Belegen im Unternehmen. Continue reading

AEO mit Foreign-Trade-Office

Der Authorized Economic Operator (AEO) ist eine Zollkodex-Durchführungsverordnung (ZK-DVO), welche von allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Gemeinschaft angenommen wurde. Ziel ist die Absicherung der durchgängigen internationalen Lieferkette („supply chain“) vom Hersteller einer Ware bis zum Endverbraucher. Der Status eines zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten ist in allen Mitgliedstaaten gültig und zeitlich nicht befristet. Die Zollkodex-Durchführungsverordnung sieht drei Arten des Authorized Economic Operator (AEO) vor, welche für Unternehmen verschiedene zeitliche und dadurch finanzielle Vorteile bei der Zollabwicklung bieten.

Sämtliche Prozesse, welche für das Monitoring und das Management der AEO Zertifizierung notwendig sind, können mit Hilfe der Softwareplattform „Foreign Trade Office“ der Imixs-Software Solutions GmbH umgesetzt werden. Hierzu werden die entsprechenden Geschäftsprozesse und Informationsobjekte in diese Workflow Plattform integriert und das System individuell an die Prozesslandschaft von Unternehmen erweitert und angepasst.

aeo-overview

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Genehmigungen zuverlässig organisieren

Im täglichen Arbeitsleben stoßen wir auf eine Vielzahl von Arbeitsabläufen in denen Genehmigungen eine wichtige Rolle spielen. Dies beginnt beim Urlaubsantrag an den Vorgesetzten, über die Freigabe einer Reisekostenabrechnung hin zu komplexen Genehmigungsworkflows nach dem vier-Augen-Prinzip – zum Beispiel bei einer Budgetfreigabe.

Damit solche Genehmigungen reibungslos funktionieren, müssen in einem Unternehmen Regeln und Zuständigkeiten vereinbart werden. Nur so können Mitarbeiter eine benötigte Freigabe oder Genehmigungen auch mit den richtigen Informationen bei den verantwortlichen Personen einholen.  Ein klar definierter Genehmigungsworkflow umfasst dabei folgende Aspekte:

  • Die Dokumentation des Vorgangs
  • Die Weiterleitung des Vorgangs
  • Die Überprüfung des Vorgangs

Ein Workflow Management System hilft dabei, solche Unternehmensabläufe zuverlässig zu organisieren und die Einhaltung durch zuvor definierter Regeln zu gewährleisten. Continue reading

Fuhrparkmanagement im Unternehmen

Fahrzeuge und Mobilität gewinnen in der modernen Wirtschaft trotz Digitalisierung und Vernetzung eine zunehmende Bedeutung. Viele Wirtschaftszweige hängen nicht nur direkt von der Automobilindustrie ab – in Bezug auf den Herstellungsprozess – sondern nutzen Fahrzeuge als eine wesentliche Ressource in Ihrem Wertschöpfungsprozess. Das Fuhrparkmanagement wird für Unternehmen so immer wichtiger um auf der einen Seite Kosten zu sparen und auf der anderen Seite die Nutzung von Fahrzeugen – Stichwort Car-Sharing –  im Unternehmen zu optimieren. So gibt es eine Vielzahl von Geschäftsprozessen im Unternehmen bei denen in der Wertschöpfungskette das Fahrzeug eine zentrale Rolle einnimmt. Continue reading