BPMN als Brücke zwischen Business und IT

Um eine Brücke für ein erfolgreiches Geschäftsprozessmanagement zwischen Business und IT zu schlagen, können mit Hilfe von BPMN Geschäftsprozesse auf Basis einer prozessgesteuerten Architektur entworfen werden. Damit werden Geschäftsprozesse nicht nur verständlicher, sondern zugleich auch ausführbar.

Die ‘Business Process Model and Notation’ – kurz BPMN – ist zwischenzeitlich die erste Wahl, wenn es darum geht Geschäftsprozesse und technische Abläufe zu modellieren. Diese graphische Notation für Geschäftsprozesse birgt viele Chancen um Unternehmensabläufe nachhaltig zu optimieren. Das Management wird mit Hilfe von BPMN in die Lage versetzt, Unternehmensprozesse nicht nur in einem standardisierten Format zu dokumentieren, sondern diese Modelle auch in einer Workflow Engine zur Anwendung zu bringen. Während bei monolithischen IT Systemen die Geschäftsprozesse mehr oder weniger hart codiert in der Software vorliegen und durch das Management kaum beeinflussbar sind, können mit Hilfe von BPMN Geschäftsprozesse innerhalb einer Workflow Management Suite nicht nur ausgeführt, sondern permanent optimiert und verbessert werden. Kostspielige Änderungen an der vorhandenen Software entfallen. Die Nutzung eines graphischen Modells führt also nicht nur zu einer erheblichen Verbesserung des Prozessdenkens und der Transparenz bei der Planung und Ausführung von Prozessen, sondern trägt auch dazu bei, die Implementierungsdauer von Geschäftsprozessen zu verkürzen.

Die Modellierung von Unternehmensprozessen

Aber wie kann nun ein Geschäftsprozess mit all seinen fachlichen wie auch technischen Details sinnvoll in BPMN übertragen und ausführbar gemacht werden? Oft genug ist es mit der reinen fachlichen Beschreibung eines Prozesses nicht getan. Damit ein Prozess ausführbar gemacht werden kann, müssen auch technische Details beachtet werden, wie zum Beispiel der Aufruf einer Datenschnittstelle, die Auswertung einer Geschäftsregel oder der Versand einer Kunden E-Mail.

Hier hat sich in jüngster Zeit der Begriff ‘prozessgesteuerte Architektur’ etabliert, der nicht nur von SAP zur Beschreibung einer neuen Vorgehensweise bei der Prozessmodellierung von IT Systemen eingesetzt wird. Die prozessgesteuerte Architektur – auch process-driven-architecture (PDA) genannt – basiert auf BPMN und deren Ausführbarkeit in einer Workflow- oder Prozess-Engine. Häufig findet PDA dort Anwendung, wo Geschäftsprozesse angewendet werden müssen, die nicht in einer Standardlösung umsetzbar sind, da Sie einen differenzierenden Wettbewerbsvorteil eines Unternehmens beschreiben. Bei PDA geht es darum eine Brücke zwischen den Unternehmenszielen und der IT zu schlagen. Dazu legt die Methodik Wert auf eine ausgewogene Balance zwischen den Entwicklungskosten und der Wartbarkeit sowie einer  Skalierbarkeit bei gleichzeitiger Flexibilität der Prozesse. Es geht also darum, Geschäftsprozesse rasch zu implementieren und genügend Flexibilität für die spätere Optimierung zu schaffen ohne dabei ein zu komplexes System zu schaffen. Das Ziel ist es immer ein gemeinsames Verständnis zwischen Management und IT aufrecht zu erhalten. Schließlich setzen sich Lösungen dann durch, wenn diese einfach und klar strukturiert sind.

Verbindung von Business und IT

Der Kern von PDA besteht in der Zusammenarbeit zwischen Business und IT an einem ausführbaren BPMN- Modell. Das Management wird somit Teil des Entwicklungsprozesses und erhält mehr Kontrolle und Transparenz für die geschaffene Lösung. Häufig werden in Unternehmen die Modelle von IT und Business  getrennt, um eine ‘Verunreinigung’ der Business Modelle durch die IT zu vermeiden. Aber warum sollte man mit zwei Modellen arbeiten – ein Business Modell und ein Modell für die Ausführung? Wie sollen diese Modelle synchronisiert werden, wenn sich Änderungen ergeben? Und wie kann vermieden werden, dass Abweichungen und dadurch kostspielige Missverständnisse entstehen?

PDA vermeidet diese Nachteile durch einen Ansatz, bei dem Business und IT gleichermaßen für das BPMN Modell verantwortlich sind.  Es werden dazu sowohl die fachlichen wie auch technischen Merkmale eines Unternehmensprozesses mit Hilfe von BPMN abgebildet. Ein nach dem PDA Ansatz erstelltes Modell kann so später direkt innerhalb eines Workflow Management Systems ausgeführt werden.

Die Idee der Process-Driven Architecture

Die zentrale Idee der Process-Driven Architecture (PDA) liegt darin, die eingesetzte Geschäftsprozess Management Software so abstrakt wie möglich zu halten und diese so unabhängig von konkreten Systemlandschaften zu machen. Schließlich soll das Prozessmodell nicht jedes mal angepasst werden müssen, nur weil sich eine Änderung in einem angrenzenden IT System ergibt. Gleichzeitig soll die Workflow Management Software (WFMS) in der Lage sein, Variationen eines Prozessmodells aufnehmen zu können und Optimierungen ohne Anpassungen der Software Architektur durchzuführen. Dazu werden zentrale Funktionalitäten eines WFMS definiert, die dann von unterschiedlichsten Prozessen genutzt werden können. Die Workflow Management Lösung stellt also Funktionalitäten als Services bereit, die durch das Management anhand des Prozessmodells ausgelöst werden können. Technische Besonderheiten einer konkreten Systemumgebung werden hierbei über Plug-Ins realisiert, welche ebenfalls in das Prozessmodell eingebunden werden. Dadurch können auch technisch sehr umfangreiche und komplexe Geschäftsprozesse in einer flexiblen BPM Umgebung ausgeführt werden.

Die Modellierung

Die Modellierung eines Geschäftsprozesses nach PDA erfolgt vollständig in BPMN. Dabei werden sowohl die technischen wie auch die fachlichen Prozessabläufen in einem Modell zusammenfasst und zueinander in Beziehung gebracht.

pda-rechnungsausgang

Die Abbildung zeigt, wie hier der eigentliche Kernprozess in seinem fachlichen Charakter beschrieben wird und über ein Kollaborationsmodell mit dem technischen Prozess verbunden wird. Durch die Verbindung der beiden Prozessebenen in einem Modell wird sicher gestellt, dass Änderungen am fachlichen Ablauf sofort erkennbare Abhängigkeiten zum technischen Prozess aufzeigen. Auf der anderen Seite werden auch Änderungen in den technischen Abläufen für das Management transparenter.  Das Prozessmodell kann also von beiden Seiten modelliert und optimiert werden. Die eigentliche Trennung des fachlichen und technischen Prozessmodells erfolgt erst bei der Ausführung durch die Workflow Management Software. Diese startet einen neuen Vorgang anhand des technischen Prozessmodells und überwacht einzelne Prozessinstanzen in ihrer Ausführung.

Fazit

Das Konzept der Entwicklung und Ausführung von Geschäftsprozessen mit Hilfe von BPMN hat sich als Standard durchgesetzt. Durch die Flexibilität von BPMN können sowohl fachliche wie auch technische Aspekte eines Geschäftsprozesse zum Ausdruck gebracht werden. Mit der Verbindung von diesen beiden Prozessebenen in einem Modell kann die Dokumentation und Ausführbarkeit von beiden Seiten – Business und IT – vorangetrieben werden. Diese Art von Modellen lassen sich in einer modernen prozessgetriebenen Architektur (PDA) problemlos ausführen, was letztendlich zu einer Verkürzung der Entwicklungszeiten und damit zu einer Kostenersparnis führt.

Die Imixs Software Solutions GmbH unterstützt mit der Open Source Software Imixs-Office-Workflow diesen Architekturansatz und bietet mit Imixs-BPMN ein Werkzeug zur Entwicklung eines PDA konformen BPMN Modells. Die Imixs Software Solutions GmbH unterstützt Unternehmen bei der Einführung von Geschäftsprozess Management Lösungen und entwickelt gemeinsam mit Management und IT Workflow Lösungen in einer nachhaltigen Open Source Umgebung.

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