Projekte und Aufträge verwalten

Imixs Office Workflow bietet Ihnen die ideale Plattform um die Bearbeitung von Projekten und Aufträgen nach Ihren eigenen Regeln zu gestalten.

Kundenprojekte, Aufträge und Ausgangsrechnungen sind typische Workflows in jedem Unternehmen. Imixs Office Workflow stellt dafür bereits verschiedene Musterabläufe bereit, die vor allem für Auftrags- und die Projektabwicklung sehr gut geeignet sind. Dabei unterscheiden sich diese Abläufe aber natürlich von Unternehmen zu Unternehmen in einzelnen Details. Durch die einfache Konfiguration von Imixs Office Workflow können solche Unterschiede schnell im Unternehmen umgesetzt werden und damit die Projekt- und Auftragsverwaltung ständig optimiert werden.

Im folgenden werden die für eine lückenlose Abwicklung einer Auftragsverwaltung benötigten Geschäftsprozesse beschrieben. Anhand der Workflows “Projekt”, “Auftrag” und “Rechnungsausgang” wird gezeigt, wie Sie diese Abläufe an Ihre Anforderungen anpassen können.

Projekte verwalten

Der Workflow “Projekt” bildet die Grundlage für eine Projekt- und Auftragsverwaltung. Das Projekt dient dabei als Basis zur Erfassung allgemeiner Informationen. Dazu zählen zum Beispiel technische Unterlagen wie Konzepte und Projektpläne. Der Workflow für ein Projekt durchläuft dabei die im folgenden dargestellten Phasen:

Ein Projekt ist  für alle Mitarbieter im Unternehmen sichtbar. Für die Erfassung von Zeiten können die Berechtigungen so eingestellt werden, dass nur die Teammitglieder Arbeitszeiten buchen können. In welcher Phase sich das Projekt befindet entscheidet hier der Projektleiter.

Zeiterfassung und Stundenabrechnung

Über die Zeiterfassung können in einem Projekt auch die von den einzelnen Mitarbeitern erbrachten Arbeitsstunden erfasst, gebucht und abgerechnet werden. Diese Daten werden häufig für eine Aufwandsabrechnung benötigt. Auch hier können Sie den Status von erfassten und bereits abgerechneten Leistungen verfolgen und den Ablauf selbst über das zugrunde liegende Workflow Modell anpassen.

Aufträge verwalten

Zu jedem Projekt können ein oder auch mehrere Aufträge angelegt werden. Der Workflow “Auftrag” umfasst den Ablauf von der Angebotserstellung bis zur Beauftragung durch den Kunden. Zu einem Auftrag können vertragliche Informationen wie Auftragsnummer oder Laufzeiten erfasst werden. Jeder Auftrag kann mit einem bereits zuvor angelegten Projekt verknüpft werden. Dadurch kann später vom Auftrag direkt auf das Projekt verwiesen werden um beispielsweise einen Überblick über die erfassten Arbeitsstunden zu erhalten. Der Workflow für einen Auftrag stellt folgende Arbeitsschritte bereit:

Zu einem Auftrag müssen meist viele Dokumente erfasst werden. Dazu zählen zum Beispiel Angebote, Bestellungen oder Projektverträge zwischen dem Unternehmen und dem Kunden. Über die Dokumentenverwaltung können beliebige Dokumente zu einem Auftrag erfasst werden.

Rechnungsausgänge verwalten

Kundenrechnungen können über den Workflow Rechnungsausgang erfasst werden. Jede Kundenrechnung ist dabei einem Auftrag zugeordnet. In dem bereitgestellten Formular können Daten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum oder Betrag erfasst weden. Der Workflow kann dabei folgende Schritte umfassen:

Somit kann über den Workflow “Rechnungsausgang” der Status jeder Rechnung kontrolliert werden. Rechnungen und evtl. Mahnschreiben können über die Dokumentenfunktion hinzugefügt werden. Mit Hilfe des Imixs Modelers lassen sich auch hier die einzelnen Prozessstufen erweitern und an die eigenen Erfordernisse anpassen. So können beispielsweise über eine Wiedervorlage nicht bezahlte Rechnungen automatisch angemahnt werden.

Projektauswertungen mit Business Intelligence (BI)

Mit Hilfe der Reporting Schnittstelle von Imixs Office Workflow lassen sich sämtliche Kennzahlen zu Projekten, Aufträgen und Ausgangsrechnungen in beliebigen Dateiformaten verarbeiten und auswerten. So können darüber beispielsweise Stundenabrechnungen oder Projektabrechnungen erstellt werden. Auch Ausgangsrechnungen können mit Hilfe des Reportings direkt erstellt und analysiert werden.