Anwendungsintegration

Workflow Management Systeme bilden die eigentlichen Funktionen eines klassischen Workflow Systems auf folgenden Ebenen ab:

• Modellierung
• Verwaltung von Prozessinstanzen
• Bereitstellung von Vorgängen für den Anwender

Dabei steht die Prozessablaufsteuerung sowie die Unterstützung des Anwenders bei der Erfüllung seiner betrieblichen Aufgabe im Vordergrund. Ein allgemeines Workflow Management System kann dabei unterschiedliche Geschäftsprozesse unterstützen und ist nicht auf einen spezialisierten Geschäftsprozess optimiert. Es eignet sich damit sehr gut für eine Integration in übergeordnete Anwendungssysteme oder Architekturen.

Im Gegensatz zu konventioneller Bearbeitung kümmert sich das WFMS automatisch um die Weiterleitung an den nächsten Bearbeiter. Dazu wird das WFMS entweder in eine Anwendung integriert oder zentral zur Verfügung gestellt. Bei einem zentralen WFMS verfügt dieses über Schnittstellen zur Überwachung einzelner Vorgänge aus einem Anwendungssystem.

Daher muss das WFMS in eine Softwareanwendung integrierbar sein, oder aber über Schnittstellen verfügen, um die zur Bearbeitung eines Geschäftsvorfalles nötigen Informationen dem Anwender bereitzustellen.

Aufgaben und Statusverfolgung

Innerhalb eines WFMS Systems werden diese “Vorgangsmappen” (Workitems) elektronisch abgebildet. Der Transport der Vorgangsmappe erfolgt nun aber nicht mehr durch den Anwender, sondern vollautomatisch durch das Workflow Management System und den definierten Geschäftsprozess. Hierzu stellt das WFMS jedem Anwender sogenannte Aufgabenlisten bereit. Eine Aufgabenliste enthält dabei stets alle Aufgaben, die für einen bestimmten Mitarbeiter zur Bearbeitung vorliegen. Im Gegensatz zur konventionellen Bearbeitung kann aber ein WFMS auch eine Aufgabe mehreren Anwender zeitgleich zur Verfügung stellen. Dies ist dort sinnvoll, wo beispielsweise mehrere Sachbearbeiter die gleiche Aufgabe durchführen können. Während der Bearbeitung wird die Aufgabe für die anderen Sachbearbeiter aus der gemeinsamen Aufgabenliste enfernt. Sobald einer der Anwender die Aufgabe abgeschlossen hat, holt er sich die nächste Aufgabe aus dem gemeinsamen Eingangskorb. Die Weiterleitung einer abgearbeiteten Aufgabe durch einen Anwender erfolgt automatisch durch das WFMS. Dabei entfernt das System die Aufgabe aus dem Eingangskorb des zuletzt betroffenen Anwenders und überträgt die Aufgabe in den Eingangskorb des nächsten Anwenders. Ist die Aufgabe vollständig abgeschlossen überträgt das WFMS den Vorgang in ein elektronisches Archiv.

Der Aufbau und die Darstellung einer Aufgabenliste ähnelt dem einer Posteingangsliste eines Email-Programms. Die Vorgänge werden mit einem Titel (Subject), dem Zeitpunkt der letzten Bearbeitung sowie einem im Geschäftsmodell festgelegten Status chronologisch angezeigt. Durch Anklicken einer Aufgabe öffnet der Mitarbeiter den Vorgang und kann dann in einem entsprechenden Dialog mit der Bearbeitung beginnen. Die Vorteile einer solchen Aufgabenliste sind:

• Automatische Weiterleitung anhand des definierten Geschäftsmodells
• Zusammenfassung aller relevanten Informationen zur Bearbeitung einer Aufgabe
• Direkte Kommunikation mit dem Anwender und den angeschlossenen Systemen
• Gleichzeitige Verwaltung von Aufgaben für mehrere Mitarbeiter

Anders als E-Mail Programme kann ein WFMS nicht nur Texte und Datei-Anhänge verwalten, sondern auch komplexe Objekte und Verbindungen zu anderen Applikationen herstellen. Ein WFMS kann so zum Beispiel dynamische Verknüpfungen generieren (Links, die den Bearbeiter direkt in eine zur Bearbeitung vorgesehenen Applikation leiten. Dadurch verbinden WFMS bestehende Systemlandschaften und erleichtern so dem Mitarbeiter das Bedienen komplexer Systeme, was letztendlich zu einer Kostenersparnis für das Unternehmen führt.

Im Gegensatz zur Aufgabenliste bietet eine Statusliste dem Anwender die Möglichkeit, selbst erstellte Vorgänge zu verfolgen. Jeder Geschäftsprozess, der von einem Anwender angestoßen wird, erzeugt automatisch einen Statuseintrag in der Statusliste des Anwenders. Dadurch ist der Anwender in der Lage, den Arbeitsfortschritt zu überwachen. Ein Beispiel hierfür ist ein Urlaubsantrag, welcher vom Anwender erstellt und vom WFMS an den Vorgesetzten weitergeleitet wird. Über die Statusliste kann der Anwender so sehen, ob der Antrag bereits bearbeitet wurde bzw. welche Abteilungen (z.B. Zeitverwaltung, Personalmanagement) dieser gerade durchläuft. Im Gegensatz zur Aufgabenliste können Vorgänge in der Statusliste nicht bearbeitet werden. Das WFMS steuert dies durch die explizite Vergabe von Lese- und Schreibrechten für jeden Vorgang. Die Definition bzw. die Regeln für die Schreib- und Leserechte werden innerhalb des Geschäftsmodells definiert.

Anwendungsintegration aus Sicht der Softwareentwicklung

Prinzipiell lassen sich beim Aufbau eines WFMS zwei unterschiedliche Integrationswege aufzeigen.

Zum einen kann ein WFMS in einem Unternehmen als zentrale Steuerungssoftware für eine Vielzahl von Geschäftsabläufen eingesetzt werden. D.h. es wird eine WFMS aufgebaut mit dem alle oder eine große Zahl von Geschäftsprozessen des Unternehmens zentral verwaltet werden. Man spricht dann von einem zentralen Workflow System.

Zum anderen können Workflowsysteme dazu verwendet werden, eine bestehende oder neu zu erstellende Applikation mit Funktionen eines Workflowsystems zu erweitern. In diesem Fall wird das WFMS in eine Anwendung eingebettet. Man bezeichnet dies als embedded workflow.

Zentrale Workflow Systeme

Ein zentrales Workflow System bietet verschiedene Vorteile beim Aufbau einer prozessorientierten IT-Landschaft.

• Alle Geschäftsabläufe werden einheitlich modelliert und dokumentiert
• Die Durchführung der Geschäftsabläufe erfolgt anhand einer zentralen Software
• Aufgaben und Vorgänge können unabhängig vom Geschäftsprozess einheitlich dargestellt werden.
• Eine zentrale Auswertung und Kontrolle aller Vorgänge innerhalb des Systems ist gewährleistet.

Zentrale Workflowsysteme lassen sich beim Aufbau einer Service orientierten Architektur sehr gut in eine modene IT-Landschaft integrieren, da diese die Prozess orientierte Sicht auf Services optimal unterstützen.

 

 

Embedded Workflowsystem

Der Aufbau eines zentralen Workflowsystems ist bei einer gewachsenen Systemlandschaft oft nur mit erheblichem Aufwand realisierbar. Zwar stellen Service orientierte Architekturen ein gutes Vorgehensmodell für den Aufbau solcher Lösungen bereit, doch lassen sich nicht immer alle Systeme nahtlos integrieren.

In Situationen in denen ein zentraler Ansatz nicht möglich ist oder der Aufwand den Nutzen übersteigt, bietet sich eine Integration eines Workflowsystems in eine bestehende oder neu zu entwickelnde Anwendung an.

In diesem Fall wird das Anwendungssystem um Funktionen eines WFMS erweitert.

Vorteile dieses Ansatzes sind

• Schnelle Integration von Workflow Funktionalität in eine Anwendung
• Bessere Konfigurierbarkeit der Abläufe einer Anwendung (Business Logik)
• Bessere Unterstützung der Benutzerführung durch Bereitstellung von Vorgangsmappen Aufgabenlisten und Statuslisten

Die Integration eines WFMS in eine Anwendung sollte möglichst ohne Veränderung der bestehenden Anwendungsarchitektur möglich sein. In diesem Fall sollte das WFMS über Funktionen bzw. Komponenten verfügen, die eine einfache Integration aus Sicht der Softwareentwicklung ermöglichen.

 

 

 

Dass das WFMS dabei fester Bestandteil einer Anwendung wird, besteht eine Abhängigkeit von der Architektur bzw. Technologie der Anwendung zum WFMS. Daher sollte das WFMS beim Einsatz als embedded Workflow auf derselben Technologie bzw. Architektur wie die Anwendung basieren (z.B.: .Net, Java, JEE)

Das WFMS stellt dann der Anwendung neue Funktionen bereit die für die Prozessverarbeitung nutzbar sind. Je nach Stärke der Integration kann das Anwendungssystem diese Funktionen direkt aufrufen (z:B.: EJB API) oder aber es nutzt eine von der jeweiligen Technologie unterstützte Schnittstelle. z.B.: Web Services