Generell können in einem Workflow System unterschiedliche Typen von Workflows betrachtet bzw. ausgeführt werden. Diese unterscheiden sich je nach Umfang und Häufigkeit in Ihrer Anwendung. So gibt es beispielsweise Abläufe, die sehr häufig und stets im selben Verfahren angewendet werden (Beispiel: Banküberweisung). Auf der anderen Seite werden in einem Unternehmen auch Workflows durchgeführt,die je nach Situation eine sehr stark unterschiedliche Ablauflogik aufweisen (Beispiel: Projektmanagement). Es muss also bei der Betrachtung eines Workflowsystems auch der Einsatzzweck, also die Art des Workflows, berücksichtigt werden, um eine optimale Abbildung der Abläufe zu erreichen. Es lassen sich folgende Typen von Workflows unterscheiden:

Transaktions-Workflow (production workflow):

• Vollständig strukturierbar, repetitiv
• keine Freiheitsgrade in der Ausführung
• im Voraus definierbar

Fallbezogener, flexibler Workflow:

• Nicht vollständig strukturierbar
• teilweise repetitiv, einige Freiheitsgrade
• teilweise im Voraus definierbar

Ad hoc Workflow:

• Nicht strukturierbar, kaum repetitiv
• hohe Freiheitsgrade
• nicht im Voraus definierbar

Workflow Management Lösungen können unterschiedliche Schwerpunkte in ihrem Funktionsumfang setzen, um diese Arten von Workflow zu bearbeiten. Sie sind somit auf bestimmte Workflow Typen spezialisiert.

Anwendungsarten

Workflow Lösungen können technisch sehr unterschiedliche Ansätze verfolgen und damit auch unterschiedliche Anwendergruppen ansprechen. Die verschiedenen  Systeme und Lösungen sind häufig auf individuelle Anforderungen einer bestimmten Anwendergruppe ausgerichtet und optimiert. Bei der Betrachtung der Zielgruppen für eine Workflow Lösung lassen sich folgende Anwendergruppen unterscheiden.

• Der Softwareentwickler
  Workflowlösungen die Softwareentwickler ansprechen stellen meist Funktionen bereit, die eine einfachere Erstellung von Programmcode zum Ziel haben. Dabei werden BPM Ansätze dazu genutzt, um Geschäftslogik besser in Programmcode überführen zu können. Diese Lösungen stellen häufig auch Werkzeuge zur Modellierung bereit, mit welchem ein MDA (Model Driven Architecture) Ansatz bei der Softwareentwicklung unterstützt wird. Abläufe und Regeln müssen nicht codiert werden, sondern können graphisch modelliert und so in den Programmcode integriert werden. Diese Lösungen setzen ein fundiertes Wissen im Bereich der Softwareentwicklung und Programmierung voraus.
  Das Imixs Open Source Projekt stellt eine solche Lösungsplattform bereit, welche kostenlos genutzt werden kann. Die zur Verfügung gestellten verschiedenen Softwarekomponenten des Projektes vereinfachen die Entwicklung von Workflow Lösungen erheblich.
• Der Architekt / Systemintegrator
  Workflowlösungen für die Zielgruppe der Architekten und Systemintegratoren sind für eine Integration unterschiedlicher Softwarekomponenten optimiert. Diese Lösungen unterstützen den Systemarchitekten bei der Komposition unterschiedlicher technischer Systeme zu einem übergeordneten Geschäftsprozess. Dieser Prozess kann dann innerhalb einer Laufzeitumgebung ausgeführt und verwaltet werden. Im Umfeld einer Service orientierten Architektur (SOA) gewinnen diese Lösungen zunehmend an Bedeutung. Diese Art von WfMS Lösungen setzen ein umfangreiches Wissen über die im Unternehmen eingesetzte IT Infrastruktur sowie die verwendeten technischen Schnittstellen voraus. Workflow Komponenten stellen hierbei häufig Web Services bereit die eine einfache Integration erlauben. Das Imixs Workflow Projekt stellt mit den Imixs Web Services eine solche Service orientierte Architektur bereit.
• Der Anwender
  Reine Workflow Management Lösungen stellen den Anwender in den Mittelpunkt der Lösung. Sie bieten Funktionen an, die den Anwender bei der Ausführung von Geschäftsprozessen aktiv unterstützen. Diese Lösungen stellen meist eine benutzerfreundliche Web Anwendung bereit, mit der der Anwender Geschäftsprozesse starten und verwalten kann. Über zusätzliche Tools werden solche Lösungen meist um Funktionen für die Erstellung von Geschäftsprozessen durch einen Softwareentwickler oder Systemarchitekten erweitert. Vom Anwender werden dabei keine technischen Kenntnisse vorausgesetzt. Die Tools für die Modellierung sprechen häufig den Fachbereich mit technischem Hintergrund an. Eine typische Lösung für diese Art von Anwendungen stellt die Online Plattform ShareYourWork dar. ShareYourWork ist eine kostenlose Workflow Plattform mit der Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe in Teams und Projekten organisiert werden können.

Generell gilt also bei der Auswahl einer WfMS Lösung den Anwenderkreis zu identifizieren, der das System primär einsetzen bzw. benutzen soll. Je nach Ausrichtung der Lösung können so unterschiedliche Funktionen stärker oder schwächer ausgeprägt sein.