Imixs-DMS

Imixs-Office-Workflow bietet eine intelligente und professionelle DMS Lösung, um Dokumente schnell und sicher zu digitalisieren.

Imixs-Office-Workflow verbindet die Digitalisierung von Geschäftsprozesse mit Dokumenten. Geschäftsdokumente werden automatisch mit den Unternehmensabläufen verknüpft und intelligent im Unternehmen verteilt. Arbeitsabläufe, wie die Suche, Prüfung und die Freigabe von Dokumenten werden damit flexibler und einfacher.

Imixs-Office-Workflow ist ein modernes Dokumentenmanagement System (DMS), welches Ihre Digitalisierungsstrategie aktiv unterstützt und beschleunigt.

Die Vorteile von Dokumentenmanagement im Unternehmen

Information

Dokumente bilden die Basis für jeden Geschäftsprozess. Imixs-Office-Workflow verknüpft daher Dokumente mit Geschäfts­prozessen und stellt so alle Informationen im Unternehmen von Anfang bis Ende bereit.

Struktur

Dokumente werden schneller gefunden wenn diese in einer Unternehmensstruktur abgelegt sind die sich an Ihren Kernprozessen orientiert. Imixs-Office-Workflow verbindet die Vorteile von BPM und DMS in einem System.

Revisionssicherheit

Sämtliche Arbeitsschritte in Zusammenhang mit Geschäfts­prozessen werden automatisch lückenlos protokolliert. Damit wird die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse revisionssicher.

Archivierung

Imixs-Office-Workflow bietet verschiedene Möglichkeiten der Archivierung und stellt intelligente Lösungen einer Langzeit-Archivierung auf Basis offener Daten Formate bereit.

Flexible Import Schnitstellen

Imixs-Office-Workflow bietet eine flexible Schnittstelle für den Import von Dokumenten. Dabei können Standard Adaptoren genutzt werden um gängige Schnittstellen wie z.b. E-Mail oder FTP Server zu nutzen.

Durch die freie Definition von Workflow Modellen überführt Imixs-Office-Workflow neu importierte Dokumente automatisch in den passenden Unternehmensablauf. Aber auch individuelle Importschnittstellen lassen sich über die flexible Microkernel Architektur realisieren.

Information – Volltextsuche und OCR

Imixs-Office-Workflow speichert Dokumente automatisch zusammen mit den Geschäftsprozessen. Eine Verschlagwortung einzelner Dokumente ist daher nicht notwendig. Über die Volltextsuche können Dokumente und Prozessdaten schnell wiedergefunden werden.

Durch die integrierten OCR Funktion werden auch Inhalte von Dokumenten durchsucht, die beispielsweise über einen Office Scanner zuvor eingescannt wurden. Es werden dabei sämtliche Office Dateiformate unterstützt.

Dokumenterkennung mittels Künstlicher Intelligenz

Imixs-Office-Workflow bietet die Möglichkeit Dokumente und Prozesse mittels einer KI automatisiert zu verarbeiten und zu steuern. Über das Imixs Machine Learning Modul lassen sich sämtliche Arten von Geschäftsdokumenten dadurch schneller erfassen und im Unternehmen automatisiert verteilen.

Durch einen Selbst-Lernenden Algorithmus können auch nicht standardisierte Dokumenttypen erkannt und in einen individuellen Geschäftsprozess eingebunden werden.

Struktur – BPM und DMS

Imixs-Office-Workflow bietet eine einfache Möglichkeit den Prozess der Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten im Unternehmen abzubilden.

Über die moderne Web Oberfläche werden die Dokumente automatisch mit den Unternehmensprozessen verknüpft und je nach Arbeitsablauf im Unternehmen den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnet. Diese können über eine Aufgabenliste offene Vorgänge bearbeiten und haben direkten Zugriff auf die zugeordneten Dokumente.

Revisionssicherheit

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist heute ein wesentlicher Wettbewerbsvorteil für Unternehmen. Dabei geht es im Kern um die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der Geschäftsprozesse.

So müssen beispielsweise Rechnungsdokumente nicht nur ein dokumentiertes Prüfverfahren durchlaufen, sondern auch revisionssicher archiviert werden. Neben der Digitalisierung und Protokollierung muss auch eine ungewollte Manipulation vermieden werden.

Bei Imixs-Office-Workflow werden sämtliche Arbeitsschritte protokolliert und der Zugriff auf Dokumente anhand eines Prozessmodells festgelegt. Damit sind Dokumente vor unerlaubtem Zugriff geschützt und DSGVO konform abgelegt.

Langzeit-Archivierung

Der Gesetzgeber stellt an Unternehmen hohe Anforderungen bei der Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten. Dokumente müssen unveränderbar über lange Zeiträume gespeichert werden und die Lesbarkeit eines Dokumentes gewährleistet bleiben.

In Imxis-Office-Workflow können sämtliche Prozessinformationen, sowie die verknüpften Dokumente, automatisch in einem maschinenlesbaren Format in ein Archiv übertragen werden. Das Archiv ist XML basiert und auch für eine Langzeit-Archivierung ausgelegt. Da es sich bei Imixs-Office-Workflow um Open Source Software handelt, können die Archivdaten jeder Zeit auf verschiedene Medien und DV-Systeme übertragen werden.

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