Mit zunehmender Komplexität im Wirtschaftsleben gewinnt eine zuverlässige Abwicklung von Beschaffungs- und Bestellprozessen permanent an Bedeutung. Imixs-Office-Workflow bietet Workflow Vorlagen für die schnelle Digitalisierung dieser Prozesse im Unternehmen.
Grundsätzlich kann beim Workflow Bestellung zwischen der Lieferantenbestellung (Wareneingang) und der Kundenbestellung (Auftragseingang) unterschieden werden. Beide Prozesse sind häufig eng miteinander verknüpft. Der Workflow unterstützt den Einkauf, die Produktion sowie die Buchhaltung und kann individuell erweitert werden.
Der Prozessablauf
Für beide Arten des Bestellprozesses bietet Imixs-Office-Workflow Vorlagen auf Basis des BPMN 2.0 Standards. Mit Hilfe von BPMN können Prozessabläufe sehr einfach an die individuelle Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden.
Während der Bearbeitung werden die einzelnen Vorgänge, welche entweder automatisiert oder durch den Mitarbeiter ausgelöst werden, automatisch im Unternehmen verteilt und in Form von Aufgabenlisten für die jeweiligen Mitarbeiter übersichtlich dargestellt.
Durch den modellbasierten modernen Workflow Ansatz können nicht nur die Eingabeformulare angepasst werden, sondern auch unterschiedliche Geschäftsdokumente in dem Prozess erfasst und bearbeitet werden. Sämtliche Arbeitsschritte werden lückenlos dokumentiert so dass eine hohe Transparenz und Nachvollziebarkeit für alle Beteiligen zu jedem Zeitpunkt gewährleistet ist.
Beschaffung & Einkauf
Der Kernprozess der Beschaffung besteht darin, Waren und Dienstleistungen in ausreichender Qualität, zum vereinbarten Zeitpunkt und zu akzeptablen Kosten zur Verfügung zu stellen. Durch die zunehmende Komplexität in unseren Wirtschaftssystemen werden diese Prüfprozesse meist von verschiedenen Experten begleitet.
Grundsätzlich kann ein Bedarf von jedem Mitarbeiter im Unternehmen gemeldet werden. Seien es nun Rohstoffe für die Produktion oder ein neues Notebook. Dazu kann der Mitarbeiter ein oder mehrere Angebote einholen. Die eigentliche Sachprüfung erfolgt dann in der Regel durch den Fachbereich, der die Einhaltung der Qualitätskriterien sicherstellt oder den aktuellen Warenbestand prüft um unnötige Bestellvorgänge zu vermeiden.
Danach kann optional eine Budgetprüfung erfolgen. Häufig greifen hier Geschäftsregeln die festlegen ab welcher Höhe eine Genehmigung erforderlich ist. Auch die Genehmigung nach dem 4-Augenprinzip kann hier zum Einsatz kommen.
Wiedervorlage und Eskalation
Sollte es während dem Prüf- und Genehmigungsverfahren zu Verzögerungen kommen, beispielsweise weil ein Mitarbeiter verhindert ist, erkennt dies das Workflow Management System automatisch und startet eine Eskalation – z.B. an den Vorgesetzten. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Vorgänge termingerecht abgeschlossen werden. Auch nach der Durchführung der Bestellung kann das Workflowsystem den Prozess aktiv unterstützen und die vereinbarten Liefertermine überwachen. Werden diese nicht eingehalten, erfolgt eine Wiedervorlage an den zuständigen Sachbearbeiter der dann weitere Maßnahmen einleiten kann.
Rechnungseingangsprüfung
Der Beschaffungsprozess endet in der Regel mit vollständiger Lieferung. Bei jedem Wareneingang folgt dann typischerweise die Rechnungseingangsprüfung die einen eigenen Prozess darstellt. Imixs-Office-Workflow verknüpft die Prozesse automatisch und erlaubt so eine Prozessübergreifende Navigation durch den Beschaffungsprozess. Siehe auch Rechnungseingangsprüfung.
Auftragseingang & Bestellung
Den umgekehrten Prozess bildet der Auftragseingang bzw. die Kundenbestellung ab. Auch dieser Prozess wird durch das Workflow Management System unterstützt. Der Kernprozess besteht darin, zu prüfen, ob ein Produkt oder eine Dienstleistungen in der geforderten Form und zu einem bestimmten Termin geliefert oder erbracht werden kann.
Auch hier kommt es im Unternehmen zu unterschiedlichen Prüfprozessen. So kann der Bestelleingang für eine Produkt direkt an die Produktion geleitet werden. Dort erfolgt die Prüfung der aktuellen Auslastung sowie eine Terminzusage.
Bei sehr großen Auftragseingängen kommt meist ein zusätzliches Genehmigungsverfahren zum Einsatz. Hier spielen sowohl die Bonitätsprüfung des Kunden als auch die interne Finanzierung eine wichtige Rolle. Imixs-Office-Workflow unterstützt diesen Prozess durch individuelle Freigabeverfahren und Laufwege.
Auftragsbestätigung und Vertragsdokumente
Durch die E-Mail Schnittstelle von Imixs-Office-Workflow kann das System automatisch eine Auftragsbestätigung an den Kunden versenden. Auch die Erstellung von Office Dokumenten, wie z.B. eine Auftragsbestätigung oder ein Vertragsdokument erfolgt direkt über Imixs-Office-Workflow. Hierzu werden die Auftragsdaten automatisch in die Dokumentvorlage übernommen und können sofort vom Sachbearbeiter weiter bearbeitet werden. Da auch diese Lösung auf Open Source basiert, entfallen hier unnötige Office Lizenzkosten.
Kommt es im Verlauf der Auftragsabwicklung zu Verzögerungen oder Engpässen, kann dies durch das Workflow Management System überwacht werden. Durch eine automatische Eskalation und Wiedervorlagen wird die sichere Abarbeitung der Kundenbestellung garantiert.
Rechnungsausgang
Auch der Auftragseingangs Prozess endet nicht mit dem Ausliefern der Ware. Hier schließt sich der Prozess der Rechnungslegung an. Imixs-Office-Workflow kann durch seine Office Integration entsprechende Rechnungsdokumente automatisch erstellen und den Rechnungsprozess anstoßen. Siehe auch Rechnungsausgangsprüfung.
Automatischer Import
Eine Kundenbestellung kann in der Regel über verschiedene Kanäle ausgelöst werden. So kann eine Bestellung beispielsweise per E-Mail oder auf dem Postweg das Unternehmen erreichen, oder aber direkt durch eine angeschlossene Shoplösung (z.B. Magento) ausgelöst werden. Imixs-Office-Workflow bietet auch hierfür eine Vielzahl an Schnittstellen.