Sämtliche Aufgaben und Geschäftsprozesse werden in Imixs Office Workflow über sogenannte Unternehmensbereiche verwaltet. Ein Unternehmensbereich ist eine einzelne Organisationseinheit innerhalb des Unternehmens. Zum Beispiel eine Abteilung, ein Fachbereich oder aber auch ein Projekt.
Unternehmensbereiche bilden dabei zum einen die organisatorische Struktur eines Unternehmens ab, zum anderen definieren sie aber auch welche Arten von Aufgaben in einem bestimmten Unternehmensbereich bearbeitet werden sollen. So können Sie beispielsweise Geschäftsprozesse vom Typ “Eingangsrechnung” und “Ausgangsrechnung” dem Bereich “Buchhaltung” zugewiesen. Den Bereichen “Produktion” oder “Entwicklung” aber ganz andere Geschäftsprozesse wie zum Beispiel “Bestellung” oder “Reklamation” zuordnen. Unternehmensbereiche definieren also nicht nur “wer” eine Aufgabe bearbeitet, sondern auch “welche” Aufgaben bearbeitet werden.
Wenn Sie als Administrator am System angemeldet sind, können Sie die Verwaltung der Untenehmensbereiche über den Punkt “Administration >> Unternehmensbereiche“ aufrufen.
Sie sehen dann eine Liste aller bereits angelegter Unternehmensbereiche. Über die Schaltfläche “neuen Bereich anlegen” können Sie einen weiteren Bereich hinzufügen. Oder durch anwählen eines bereits existierenden Bereichs diesen bearbeiten. Über die Aktionssymbole in der Spalte “Aktion” können Sie zusätzlich Bereich hierarchisch organisieren.
Unternehmensbereiche Bearbeiten
Wenn Sie einen Bereich neu erstellen oder einen bereits existierenden Bereich bearbeiten, sehen Sie den Reiter “Allgemein“.
Hie können Sie jedem Unternehmensbereich einen eindeutigen Namen zuweisen. Über das Feld “Beschreibung” können Sie eine Kurzbeschreibung hinzufügen. Diese wird Später beim Aufruf der offenen Aufgaben in einem Unterenehmensbereich angezeigt.
Mitarbeiter verwalten
Über den Reiter “Mitarbeiter” können Sie die einzelne Mitarbeiter zu einem Bereich hinzufügen. Dabei stehen Ihnen insgesamt vier verschiedene Funktionsbereiche zu Verfügung.
Verantwortliche
Die Verantwortlichen eines Unternehemnsbereichs können den Bereich bearbeiten und nehmen eine Art Management-Funktion für diesen Bereich war.
Generell gilt, dass die einzelnen Rollen später durch den jeweiligen Geschäftsprozess bestimmt werden und so die Funktionen in einem Bereich auf unterschiedliche Weise genutzt werden können.
Leitung
Der Funktionsbereich Leitung wird verwendet, um die Bereichsleiter zu bestimmen. Zum Beispiel können Aufgaben die einen kritischen Status erreicht haben vom Workflowsystem an die Mitarbeiter der Leitung gesendet werden.
Team
Den Funktionsbereich Team bilden Mitarbeiter die typischerweise Aufgaben in diesem Bereich bearbeiten. Zum Beispiel Sachbearbeiter, Teammitglieder oder Prozessverantwortliche.
Vertreter
Die Rolle Vertreter kann genutzt werden, um Mitarbeiter zu verwalten, die nur in bestimmten Situationen Geschäftsprozesse in diesem Bereich bearbeiten können. Beispielsweise kann dieser Funktionsbereich für Mitarbeiter in einer Vertreterregelung oder für Assistenzfunktionen genutzt werden.
Einen Mitarbeiter hinzufügen
Um einen Mitarbeiter in einen Funktionsbereich hinzuzufügen tragen Sie in das entsprechende Eingabefeld die Benutzerkennung des Anwenders ein und klicken auf die Schaltfläche “Hinzufügen”. Die Benutzerkennung ist der Name mit dem sich der Mitarbeiter später am System anmeldet.
Geschäftsprozesse verwalten
Über den Reiter “Geschäftsprozesse” können Sie einem Unternehmensbereich einzelne Geschäftsprozesse – also Workflows – zuweisen.
Sie sehen in der linken Liste alle verfügbaren Geschäftsprozesse. Diese können Sie über die Schalftlächen “copy” in den rechten Bereich verschieben und so dem Unternehmensbereich zuweisen.
Ein Geschäftsprozess, der einem Unternehmensbereich hinzugefügt wurde, kann von allen Mitarbeitern aus diesem Bereich später gestartet werden. Fügen Sie also beispielsweise den Geschäftsprozess “Rechnung” dem Unternehmensbereich “Buchhaltung” zu, können alle Mitarbeiter aus diesem Bereich später Geschäftsprozesse vom Typ “Rechnung” starten und bearbeiten.
Geschäftsprozesse können in Imixs Office Workflow auf sehr vielfältige Weise modelliert werden. So können Geschäftsprozesse auch während ihrer Bearbeitung von einem Unternehmensbereich in einen anderen überführt werden. Beispielsweise könnte der Geschäftsprozess “Material-Bestellung” vom Unternehmensbereich “Produktion” gestartet werden, dann aber in den Bereich “Einkauf” wechseln um dort abgeschlossen zu werden. Es können also auch Mitarbeiter aus verschiedenen Unternehmensbereichen ein und den selben Geschäftsprozess bearbeiten. Durch die Zuweisung des Geschäftsprozesses an einen Unternehmensbereich legen Sie also lediglich fest wo diese Art von Aufgabe beginnen soll.