ToDo Listen oder eine Liste offener Punkte (LOP) dient dazu, in einem Team, einem Projekt, einer Arbeitsgruppe oder einem Unternehmen einzelne Themen, die das aktuelle Vorhaben betreffen, zu dokumentieren und zu bearbeiten.
Es geht dabei darum allen Projektbeteiligten eine Möglichkeit zu bieten, neue sowie aktuelle Themen und Anforderungen frühzeitig mitzuteilen, um darauf entsprechend reagieren zu können. Im Gegensatz zu einem Protokoll wird eine Liste offener Punkte meist von allen Projektbeteiligten gepflegt. Durch die kontinuierliche Dokumentation aller kritischen Themen die von den Projektbeteiligten eingebracht werden, schafft die Liste offener Punkte eine Voraussetzung für eine aktive Zusammenarbeit innerhalb eines Projekts.
Ziele von ToDo Listen
Das Ziel einer Liste offener Punkte bzw. einer Open Issue List ist es also innerhalb eines Projektes alle kritischen Themen und offenen Fragen zu dokumentieren und so alle Teammitglieder gleichermaßen zu informieren.
Dadurch können einerseits unangenehme Überraschungen bzw. Konflikte, die sonst mit diesen Themen verbunden wären, vermieden werden, andererseits aber auch Chancen, die diese Themen mit sich bringen können, sinnvoll genutzt werden.
Eine Liste offener Punkte erfüllt damit folgende Ziele:
- Identifizierung, Beobachtung und Analyse technischer, organisatorischer und monetärer Themen, welche das Projekt beeinflussen können
- Beschreibung und Bewertung dieser Themen und möglicher Aktionen und Arbeitsschritte
- Entscheidungen über das weitere Vorgehen bezüglich einzelner Themen
Workflow Management Systeme wie ‚Imixs-Office-Workflow‚ werden häufig dafür eingesetzt diese Art von Arbeitsprozessen zu unterstützen. Hierzu kann ein WMFS nicht nur eine solche Liste verwalten und organisieren, sondern auch den Umgang mit den jeweiligen Themen formalisieren und so die Bearbeitung für alle Beteiligten vereinfachen oder sogar erst ermöglichen. Beispielsweise durch die gleichzeitige Pflege der Liste durch unterschiedliche Personen. Wird eine solche Liste mit Hilfe einer Tabellenkalkulation verwaltet, lässt sich dieses Ziel meist nur mit erheblichem Mehraufwand realisieren.
Über ein WFMS können alle Teammitglieder auf diese Liste zugreifen und einzelne Punkte bearbeiten. Die einzelnen Punkte können dabei durchaus unterschiedliche Geschäftsabläufe abbilden wodurch das System zu einem sehr flexiblen Werkzeug innerhalb der Projektarbeit wird.
Der Ablauf
Die Erfassung und Bearbeitung einzelner Punkte kann zeitgleich durch verschiedene Teammitglieder erfolgen. Der Ablauf der Erfassung eines einzelnen Punktes in einer solchen Liste lässt sich allgemein wie folgt darstellen:
Die Arbeitsergebnisse
Im Ergebnis weist eine Liste offener Punkte zu jedem Thema ein Dokument auf. Dabei können einzelne Punkte unterschiedliche Geschäftsprozesse – also Arbeitsabläufe – darstellen. Diese Arbeitsabläufe werden im Vorfeld vom Proejtkteam abgestimmt und sollen die Bearbeitung von unterschiedlichen Vorgängen abbilden. Nachstehend werden einige dieser Arbeitsabläufe kurz beschrieben:
Aktion
In der Regel werden in einer Liste offener Punkte zunächst einzelne Aktionen festgehalten, die zur Erreichung des Projektziels notwendig sind. Häufig werden die Aktionen zusätzlich kategorisiert, um sie einem bestimmten Bereich innerhalb des Projektes zuzuweisen. Eine Aktion kann von jedem der Projektbeteiligten eingebracht und bearbeitet werden. Es werden folgende Informationen festgehalten:
- Titel – Eine kurze Beschreibung der Aktion
- Beschreibung – Eine detaillierte Beschreibung der Aktion bzw. der Arbeitsschritte die durchgeführt werden müssen
- Termin – Ein optionaler Termin zu dem diese Aktion abgeschlossen sein muß.
- Verantwortliche – Personen die für eine Aktion bzw. die Durchführung der Arbeitsschritte verantwortlich sind.
Eine Aktion kann in ihrem Arbeitsablauf verschiedene Stati durchlaufen die beispielsweise die Bearbeitung oder den erfolgreichen Abschluß der Aktion abbilden.
Problem / Fehler
In einer Liste offener Punkte können auch festgestellte Probleme dokumentiert werden. Damit kann eine Liste offener Punkte auch als Bugreport Tool eingesetzt werden. Ein Problem oder Bug kann von jedem Projektmitglied erfasst werden. Ziel ist es sowohl das Verhalten als auch eine mögliche Ursache des Fehlers zu dokumentieren sowie einzelne Aktionen festgehalten die zur Beseitigung des Fehlers führen. Es werden folgende Informationen festgehalten:
- Titel – Eine kurze Beschreibung des Fehlers
- Beschreibung – Eine detaillierte Beschreibung des Fehler sowie einer Beschreibung wie der Fehler reprodiziert werden kann
- Termin – Ein optionaler Termin zu dem dieser Fehler behoben sein muß.
- Verantwortliche – Personen die für eine Behebung des Fehlers verantwortlich sind.
Ein Problem durchläuft bei der Abarbeitung verschiedene Stati wie z.B. Analyse, Test, Gelöst.
Änderung / Change
Eine Ãnderung bzw. ein Change oder Changrequest ist ein einzelner Punkt, der eine deutliche Ãnderung innerhalb des Projektes darstellt. In der Regel werden Changes durch einen Genehmigungsworkflow gesondert abgebildet. Innerhalb einer offenen Punkteliste dienen sie aber auch zur Dokumentation von Themen, die eine starke Ãnderung des Projektes zur Folge haben. Eine Ãnderung bzw. ein Change umfasst folgende Informationen
- Titel – Eine kurze Beschreibung der Ãnderung
- Beschreibung – Eine detaillierte Beschreibung der Ãnderung sowie der Auswirkungen auf das Projekt oder Teile des Projektes
- Termin – Ein optionaler Termin zu dem der Change durchgeführt oder über einen Changerequest Tool erfasst werden soll
Eine Ãnderung durchläuft dabei meist folgende Stati: Analyse, Freigabe, Bearbeitung, Abschluss.
Die Besonderheiten
Die Besonderheit einer Liste offener Punkte aus Sicht eines WFMS liegt in der Tatsache, dass die einzelnen Themen vom System in unterschiedlichen Geschäftsprozessen abgebildet werden können.
Eine Aktion beispielsweise wird von einem WFMS überwacht und die Erreichung des Zieltermins kontrolliert. Ein Change bzw. eine Ãnderung bedarf ggf. eines Genehmigungsverfahrens, welches dokumentiert wann diese Ãnderung von wem genehmigt wurde.
Es ist wichtig anzumerken, dass diese Art von Geschäftsprozess stets aus Sicht eines einzelnen Projektmitgliedes angestoßen und ggf. sogar abgearbeitet wird. Das primäre Ziel ist also die Dokumentation einzelner Punkte.
Damit steht dieser Geschäftsprozess in einem ganz anderen Fokus wie der Jour Fixe oder die Projekt Besprechung . Hier werden auch Beschlüsse unter Einbeziehung aller Projektebeteiligter gefasst. Dies kann und soll durch eine Liste offener Punkte nicht erfolgen. Sie dient vielmehr dazu die einzelnen abzuarbeitenden Themen aus Sicht der Projektbeteiligten zu dokumentieren.
Eine Projektbesprechung kann dabei durchaus der Auslöser für die Erfassung neuer offener Punkte sein. Aber auch ein einzelner von einem Projektmitglied erfasster offener Punkt kann als ein gesonderter Protokollpunkt in eine Projektbesprechung einfließen.